改善高校檔案資訊服務
摘 要：本文立足於高校檔案資訊服務的現狀，具體分析了改善檔案資訊服務的必要性與現實存在的問題，並針對問題提出了應對措施，以便更好地推動高校檔案資訊服務工作的有序開展。
關鍵詞：高校檔案；資訊資源；應對措施
檔案資訊是資訊資源的重要組成部分，其作用不可替代。隨著資訊科技的發展，人們逐漸認識到檔案資訊的重要作用並給予重視。資訊時代與市場經濟的發展，為高校檔案管理工作帶來了新的挑戰與機遇，檔案工作應與時俱進，積極創新管理模式和執行機制，將傳統的、封閉的、靜態的檔案資訊逐步開發成現代的、開放的、動態的資訊資源，為高校和社會提供更好的資訊服務。
1 改善高校檔案資訊服務的必要性
1.1 檔案資訊特點是改善高校檔案資訊服務的基礎條件。高校檔案資訊是一種特殊的資訊資源，總體而言，具有以下幾個特點：
（1）價值性。檔案資訊兼具價值和使用價值，服務於教育、生產、生活和其他事業，滿足人們需求是檔案資訊實現自身價值的重要途徑。
（2）時效性。檔案從形成到永久儲存或銷燬是一個完整的過程，檔案資訊是有時效的。其時效性主要與其利用價值相聯絡，“而利用價值與提供利用時間的長短、利用的頻次的多少密切相關。一般情況下，它的使用價值與其所提供的時間成反比，與利用頻次成正比”。[1]
（3）擴散性與共享性。檔案資訊的此種特性不會造成資訊源的丟失和資訊內容的改變，使得檔案資訊能夠被充分利用，實現其價值，成為全社會的共同財富。
1.2 檔案工作發展是改善高校檔案資訊服務的主要動力。高校的規模化與資訊化發展，加大了對檔案館軟硬體設施的建設力度，增添了計算機、印表機、掃描器等先進裝置，開發了檔案管理系統，但是目前檔案利用工作很大程度上仍以手工借還方式為主。近年來，數字化校園建設的加速發展使數字化檔案得到長足發展。隨著高校數字檔案館的逐步建成，檔案資訊組織形式也發生改變，紙質檔案成為資訊的一個分支，“館藏以網路資源為依託，形式多樣化，檔案資訊的傳播和利用方式將隨著網際網路和計算機的普遍使用發生很大的變化，遠端服務、聯機檢索將成為檔案資訊傳播和利用的重要形式”。[2]就目前的情況看，高校檔案現有的服務方式及手段與檔案資訊發展狀況不相適應，要促進高校檔案工作的發展，急需重視改善檔案資訊服務機制。
1.3 高等教育變革是改善高校檔案資訊服務的重要推力。現階段，高等教育呈現出大眾化發展，教育變革也如火如荼地進行，教育和管理現代化步伐加快。高等教育發展變革對高校檔案工作提出了新的要求和挑戰，針對檔案部門的崗位化管理、網路化服務、服務定位與資源共享等職能提出了具體要求。隨著“網際網路+”時代的到來，要求建立先進的資訊化平臺，實現教育和科技資訊資源共享，高校檔案部門應圍繞高等教育和學校的.改革，“將檔案資訊服務納入高校教育資源和公共服務體系中，改進服務機制，不斷提升資訊服務內涵，把服務深入到學校教學、科研、產業工作中，從根本上適應高等教育變革發展的需要”。
2 當前高校檔案資訊服務存在的主要問題
2.1 編研工作滯後，高校檔案資訊開發利用率低。從整體上分析，現階段高校檔案編研工作水平參差不齊，存在一定的問題和侷限。實際工作中，高校檔案編研工作還很大程度上停留於淺層次的資訊加工，而深加工的資訊材料所佔比重小，“編研材料存在著重文書輕科研、重歷史輕經濟的現象，編研成果檔次低，適應形勢發展的成果少，還不能完全滿足高校教學科研發展的需要，不能完全滿足黨政管理和決策參考的需要”。[4]相比於殷實的館藏，高校檔案編研工作顯得滯後，編研成果相對有限。檔案資訊資源的開發利用相對於基礎業務略顯薄弱。
2.2 資訊化建設進展緩慢，現代化服務水平偏低。目前，高校檔案館已逐步開展資訊化建設，但從整體上看，資訊化建設仍處於較低水平，F代化資訊服務尚未普遍展開。透過對現狀分析，主要原因可以歸納為以下幾點：首先，缺乏宏觀的規劃管理。資訊化建設是一個循序漸進的過程，應有長遠的規劃作為指導。其次，缺乏有力的資金支援。部分高校對檔案資訊化建設的重視不夠，沒有給予足夠的資金支援，致使檔案資訊化建設經濟基礎薄弱，發展滯後。再次，缺乏素質過硬的人才隊伍。現階段，高校檔案館缺乏專業的資訊人才，現有人員的資訊素養及資訊敏感度仍需大幅提升。最後，缺乏先進的技術保障。在運用現代資訊科技等高新技術方面仍較為落後，實質性的服務功能有待進一步加強。
2.3 服務機制滯後，高校檔案資訊價值難以實現。高校檔案資訊主要是服務於教學和科研，但在實際工作中，它卻並未為學校主體人員――師生，學校主流工作――教學、科研提供應有的服務和發揮應有的價值。高校檔案資訊出現“供―需”不能有效配合的尷尬局面。出現上述問題，應從利用者和檔案管理者兩個層面進行分析：首先，利用者檔案意識不強，缺乏主動利用的想法，師生對檔案和檔案工作缺乏應有的瞭解，除非有特殊需要，難以想到主動去利用。其次，檔案管理工作人員缺乏主動服務的意識。檔案管理工作者的自身素質、管理水平、服務意識、專業素養等因素，均會對檔案資訊利用者的需求產生影響。
3 改善高校檔案資訊服務的相關措施
3.1 深層次加工高校檔案資訊，提升利用率。為最大限度地實現檔案資訊的價值，需對高校檔案資訊進行深層次加工，按專題、類別對檔案資訊資源進行二次以至於三次的加工、提煉和深度開發。資訊時代，人們對資訊的需求越來越大，對資訊質量的重視程度也越來越高。因此，高校檔案的資訊服務應注重質量，以滿足利用者的需求。
（1）要注重資訊的真實性。真實性是對資訊的首要要求，只有真實的資訊才具有實際價值，才能準確反映事物的本來面貌，虛假資訊不僅會造成資訊的失真，也可能導致對事物的錯誤決斷，影響服務質量。
（2）注重資訊的系統性。利用者利用檔案資訊除需要原始資訊資料外，對加工過的深度資訊也存在不同程度的需求。所以，高校檔案館在提供傳統的檔案資訊服務外，應加強對檔案資訊的深度加工，力求在眾多資訊機構中凸顯優勢。
3.2 多途徑推進高校檔案資訊化程序，提供現代化服務。針對影響高校檔案資訊化程序的相關因素，可以從以下幾個主要方面著手：
（1）明確高校檔案資訊服務發展方向。從宏觀上確定高校檔案資訊服務的基本目標，適應資訊社會及高等教育改革的需求，構建一個兼具開放性、整體化、現代化的高校檔案資訊服務體系。
（2）強化檔案工作的軟、硬體設施建設。高校檔案資訊化建設離不開相關設施的有效保障。在資訊化程序中，高校檔案部門應積極爭取學校領導給予各種資源的支援，以便為檔案資訊服務提供有力支撐。
（3）組建素質過硬的專業人才隊伍。專業人才是影響檔案資訊服務質量的重要因素，因此，應注重兩個方面的工作：首先，在引進人才時應注重其資訊素養及專業素養，最大限度地引進專業技術與管理兼備的人才。其次，“加大對檔案工作人員的培訓力度，要求具有掌握外語及運用資訊工具的能力，檔案資訊的獲取能力，檔案資訊的鑑定及評估能力，檔案資訊的加工和提煉能力，檔案資訊的交流及傳播能力等資訊服務素養”。[5]
3.3 完善檔案資訊服務機制，有效實現檔案資訊價值。高校檔案資訊價值要得到充分體現，可以從三個方面開展工作：首先，拓寬高校檔案服務範圍。提供檔案資訊檢索和查詢服務，將價值高、利用率高的檔案進行數字化處理，透過共享平臺，與其他高校開展合作，共享珍貴檔案資訊資源。其次，發揮高校檔案資訊服務的決策功能。“經過開發加工的高校檔案資訊及時傳遞給學校領導和各二級單位，可以為學校在管理體制和執行機制等重大問題的決策和實施提供科學依據：促進教學質量和科研水平的提高；促進科技成果的轉化、推廣、應用。”[6]最後，w現高校檔案資訊服務於學術、科研的作用。科研是高校發展的重要推動力，隨著檔案數字化建設的不斷髮展，高校檔案工作的重心也轉移了，高校檔案資訊深入到學科建設、科學研究等方面，充分發揮高校檔案資訊服務的巨大作用。
參考文獻：
[1]張菊蘭.淺論高校檔案資訊服務的創新[J].鹽城師範學院學報，2004（4）.
[2][3]戴秀文.高校檔案資訊服務改進探析[J].內江科技，2012（11）.
[4]方彤.高校檔案資訊服務機制創新探討[J].蘭臺世界，2007（12）.
[5]燕慧.高校檔案資訊服務的發展戰略研究[J].蘭臺世界，2005（5）.
[6]鄒潔.高校檔案資訊服務探討[J].重慶職業技術學院學報，2007（5）.
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