淺談銀行檔案工作發展方向
科學技術的飛速發展，銀行業務檔案數量的激增以及保管成本的上升促使金融企業對未來檔案工作發展方向的規劃設計提出了更高的要求。筆者所在的中國銀行根據多年檔案工作的經驗積累，尤其是實行垂直領導後十餘年的檔案工作實踐，在探索檔案科學管理新模式的同時，提出了全覆蓋、精細化、集約化、可持續發展四專案標。
一、全覆蓋是前提與基礎
全覆蓋是在梳理明確了銀行現有檔案門類與各門類的歸檔範圍後，理順移交歸檔流程，做到應收盡收，應歸必歸，並保障檔案實體的完整與安全。簡言之就是要收全。
我行透過總結多年檔案管理的經驗，將管理範疇劃分成十餘個檔案門類。在檔案門類上既要做到全覆蓋，又要可掌控，不盲目設門類，增設門類需經檔案主管部門論證與審批，分類儘量科學合理。國家檔案局下發了《企業檔案材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》(即10號令)後，我行及時進行了宣貫佈置，要求各部門分別梳理管理類檔案的歸檔範圍與保管期限表，我們在此基礎上整合形成全行的總表，有利於指導全行的歸檔工作。在當前精簡紅標頭檔案的形勢下，應加強內容重要的合同協議、電子郵件、便函等起替代作用的白標頭檔案的歸檔。
當今的銀行檔案管理早已不再侷限於文書與常規的幾類專門檔案範疇，而是逐漸向各業務領域延伸擴充套件。檔案工作需順應業務發展，與時俱進，加強各門類業務檔案條線的協調溝通，儘量緊跟、貼近業務發展，力求透過調研摸底與業務部門共同建立管理制度，及時涵蓋新的業務檔案管理需求，實行動態化管理。
在機構調整、流程整合過程中，要及時跟蹤機構或部門職能的變化。每年進行年度歸檔前要提前佈置，充分關注臨時機構、撤併機構或新設機構的檔案是否已納入歸檔範圍，制定專門的分類方案，做到應歸盡歸;從檔案監管範圍上，因受手段和報告路徑的限制，目前只覆蓋到國內檔案管理網路，將來應儘可能擴充套件到附屬機構和各境(海)外機構。
此外，還應注意藉助舉辦特定的大型活動，如百年行慶活動的契機，動員全轄機構和廣大員工充分發掘提供史料線索，以移交或捐贈等形式豐富檔案室藏。
二、精細化是質量保障
俗話說細節決定成敗，在前期收全的基礎上還要做到井井有條地管好，將各項工作做實做細，這也是檔案工作的專業性、權威性的體現。
首先，各類檔案規章制度必須細緻嚴謹，適時修訂，並及時彙編成《檔案工作手冊》以備查考，使各級檔案人員工作中做到有據可依，有章可循;還要注意制度在總、分行層級的傳導上會存在一定損耗，特別是二級以下機構在理解和執行上漏洞較多，所以檔案管理部門必須履行好分級培訓與監督、指導的職育。
其次，檔案資訊化管理系統與制度緊密相關，系統是制度的工具化。所以要想查全、查準，準確提取檔案中的各項資料、影像，規範與提升檔案管理系統中的資料質量，剔除垃圾資料是十分必要的。這就要求制定配套的系統錄入指引，各門類卡片錄入專案需統一、細化要求，嚴格規範系統著錄方式。如在錄入指引中對檔案日期應明確是形成日期還是移交日期;照片的標題也應明確表述結構，應包含照片檔案的六要素;錄入時應避免邏輯錯誤，全、半形符號混用等;公文運轉過程中一些與歸檔無關的字樣如更正、重發等要剔除。還要建立錄入與複核兩級機制，錄入資料與影像掃描需經準確性、完備性複核，只有在測試環境中檢驗無誤的資料才可匯入到正式庫;使用許可權設定標準上也應該規範統一，以確保各類使用者透過不同許可權訪問不同級別內容，避免擴大知悉範圍而造成檔案資訊的失、洩密。
再次，庫房內檔案實體的管理也要細化，確保檔案實體與系統內的資料一一對應，接收移出有記錄、排架有序，及時完善檔案的存址程式碼標識(即為在各庫房中準確檢索到檔案存址所編寫的一組程式碼)，並做到年終盤點，對缺失、損毀檔案的資料進行記錄、處理等。如果採用倉儲式大庫房，可以利用現代化的管理工具如條形碼、無線射頻技術(RFID)等有效提高管理效率。
三、集約化是價值取向
檔案工作是銀行一項重要的基礎工作，檔案部門同時也是中後臺成本中心。應對銀行檔案的海量增幅，如何去成本化已經成為銀行檔案管理工作科學轉型的發展要點。高效、節能的檔案管理模式才是適應銀行檔案長足發展的綠色生命線。要想實現可持續發展，就要依託前瞻性的理念，從服務大局出發，提倡檔案的集中統一管理，包括檔案實體的物理集中與資料的邏輯集中，適度整合資源，節約管理成本。
2007年銀監會與國家檔案局聯合下發的《關於加強銀行檔案工作的意見》明確闡述，要避免銀行內部機構檔案管理各自為政、分散管理的現象，做到檔案工作統籌協調，檔案實體相對集中保管，檔案資訊高度集中管理，統一標準、統一制度、統一監督指導。要科學整合銀行內部各類檔案資訊資源，實現檔案資訊資源的.集中統一管理，以充分發揮檔案資訊資源整體優勢。
我行經過20XX年近一年的周密調研，出臺了《檔案集約化管理指導意見》，其中所倡導的集約化包含三層含義:一是檔案管理範疇應覆蓋我行各項業務所有具有儲存價值的檔案材料;二是檔案工作組織架構應健全、高效，檔案管理流程應合理、順暢;三是對檔案的集中統一管理，既體現在對檔案實體物理意義上的集中管理，也包含了對檔案資訊資料邏輯意義上的集中管理。我行的集約化管理模式可歸納為三、二、一，即:實行總行至一、二級分行三級管理架構;檔案資訊資料實行總行、一級分行二級集中;在一、二級分行各建立一個檔案中心。
檔案實體的物理集中主要是引導各行規劃建設滿足各類檔案集中存放條件的高標準、集約化庫房，暫無條件的也可採取檔案外包託管或租賃庫房等形式;檔案資料資訊則分兩步實現全轄邏輯集中與資訊共享，這樣既可避免系統伺服器的重複設定，又降低了運維成本，還可在資料集中後實現全轄檔案資料資訊的共享。
四、可持續發展是不竭動力
如何在現有基礎上保持可持續發展的態勢是檔案工作面臨的挑戰。檔案工作要想實現可持續發展，必須建立在理順工作流程、加大創新力度的基礎上。
一是進一步加強檔案資訊化建設。我行將檔案資訊化建設作為提升管理效能的抓手，每年對現有檔案資訊化管理系統及WEB查詢系統進行最佳化改造，並要求對存量檔案進行數字化加工，在檔案資訊化系統中開發了檔案統計模組，將常規的年度統計工作透過系統自動加總完成，上報規模覆蓋了全轄的檔案資料，以體現檔案垂直管理的成效。
二是將檔案考評機制常態化。我行2003年起開始實行對分行四年一度的檔案工作目標管理綜合考評機制，近兩年又增加了年度歸檔網上考評，透過統一系統平臺遠端登入各級分行檔案管理系統，對其年度歸檔情況進行網上檢查評分，使原有的檔案考評機制進一步科學化、常態化。
三是加強檔案人員隊伍建設，提高人員素質。檔案人員普遍兼職多，年齡偏大，素質不高，職級、薪酬長期偏低，因此影響了檔案人員積極性的發揮。檔案工作要留住人才，人員數量應與本行業務規模及所保管的檔案數量相適應，應足額併力爭實現年齡階梯化的配置，加強檔案人員的培訓交流，提高人員綜合素質及待遇水平，保持隊伍的穩定與可持續發展。
四是摒棄傳統思維方式，大膽進行改革創新。如青島銀行自主研發了倉儲與條碼的檔案管理模式，實現了對檔案實時定位的無序存放，有序管理。滿足安全可控條件下的檔案外包託管，引入第三方中介進行檔案整理、數字化加工與保管等方式也逐漸為更多單位所接受與青睞。
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