檔案管理基本要求
檔案管理的基本日常管理
一、 檔案資料的整理、分類、編號、保管、利用;
一) 、整理 檔案的整理，檔案整理工作，簡單的說就是對零散的或者是需要整理的檔案進 行分類，排列編目，使之系統化，為了管理需要和日後查詢方便，逐步條理化，這就 是檔案的整理工作。 檔案整理工作的步驟：
(1)、區分全宗 對我們來說就是區分是哪個公司或者是哪個部門所歸檔來的檔案等
(2)、全宗內檔案的分類 把全部的檔案，按照來源、時間、內容等方面的聯絡，進行分類、排列。
(3)初步立卷 立卷就是組卷的意思
(4)卷內檔案的整理編目 把卷內檔案排列順序確定下來
(5)類內案卷初步排列 同一類的案卷的排列。
(6)案卷的.加工整理 主要做備考表、填寫案卷封面等其他專案
(7)案卷調整與編號 確定每一盒檔案排列順序後，逐卷編上案卷號。
(8)編寫案卷目錄 將每一個案卷的標題、 保管期限、 卷內檔案起止時間和頁數等逐項登記， 形成為一冊。 以後，編寫頁號，填寫卷內目錄。
二) 、檔案的分類與編號
1、檔案的分原則;是要以重慶 XX 公司實業(集團)有限公司的全部檔案為以象， 結合檔案內容及其形成特徵，保持檔的有機聯絡，便於科學管理與開發利用。簡單地 說檔案的分類就是把全部的檔案，按照來源、時間、內容等方面的聯絡，進行分類排 列。
2、檔案的分類與設定
2.1 檔案有一級分類與二級分類，這裡主要講一下一級分類 檔案的一級分類主要分為：黨群工作類、行政工作類、經營管一類、生產技 術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、裝置儀器類、會計檔案類、幹部 職工類等 10 個大類。 XX 公司集團檔案分類表 序號 分類名稱 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 黨群工作類 行政工作類 經營管理類 生產技術管理類 產品類 科學技術研究類 基本建設類 裝置儀器類 會計檔案類 幹部職工檔案類 代號 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 我們公司的檔案基本就上面 10 種分類，其實每種分類詳細包括那些檔案資料就根據 各部門所有全部檔案資料進行區分。
2.2 分類過程中要按全宗內檔案的實際狀況和方便管理的現實需要出發
2.3 分類方法及其分類結果應反應全部檔案的客觀現狀，維護檔案的歷史本來面貌
2.4 分類方法及其分類結果應具有邏輯性，以便於管理和實際操作。
3、檔案的編號 3.1、公司檔案分類編號主要採用純編號劃分，即檔案分類類目代號全部採用阿拉 伯數字，一、二、三級類目採用“十進位制”編號號，即各大類代號分別為 0、1、2、 3、4、5、6、7、8、9 四級類目採用自然順充號。 也就是說檔案案卷內的編號全部使用簡單明瞭的阿拉伯數字流水號編制，
三) 、檔案的保管與利用 檔案的保管工作
1、檔案保管的基本物質條件 檔案庫房的選址或存放檔案地點
2、檔案包裝材料---卷皮
3、檔案的安全檢查包括對庫藏檔案的檢查和對借閱後歸還的檢查。
檔案的利用工作
1、利用工作的意義
(1)檔案利用工作體現檔案工作的根本目的
(2)檔案利用工作是衡量檔案部門成績大小的主要標誌
(3)檔案利用工作是對檔案與檔案工作最有效的宣傳。
2、如何才能做好利用工作
(1)明確服務方向，堅定服務思想
(2)要熟悉自己的檔案資料，瞭解客觀需要，
(3)研究利用工作的特點和規律
(4)正確處理利用和保密的關係
(5)正確處理利用工作與基礎工作的關係。
前面介紹紙質版本檔案資料的管理下面就說電子檔案的基本管理的方法 電子檔案 電子檔案即公司各類資料材料以光碟、錄影等各種載體儲存的檔案 三方面：載體的物理保護、資訊保安維護與電子檔案的利用
一、載體的物理保護
1、嚴格控制溫溼度：儲存電子檔案的庫房溼度為 15℃-25 ℃，相對溼度控制在 40%-60%.最佳環境溫度為 18 ℃,相對溼度為 40%。
2、淨化外部環境：減少空氣中的灰塵含量及有害氣體，並保護良好 的通風性：防止強光照射，特別是紫外線的直接照射，適時清除所用裝置上的積塵。
3、防磁防震：電子檔案在儲存和使用時，一定要遠離磁場，磁性載體與磁源之間距 離不得少 於 76 毫米。
4、正確排放與使用，減少機械損傷。 ①載體應直接排放，避免擠壓、摺疊或彎曲 ②嚴禁隨意擦拭或清洗碟片，如有必要可用乾淨藥綿蘸高純度酒精擦洗裸露部門 ③不可用筆在軟盤保護套上直接
5、標記，如需標記可使用標籤貼在封套上 ④不能用手直接觸控光碟資訊部位、讀寫視窗等 ⑤使用過程中嚴格操作，避免因操作失誤造成載體的資訊的破壞。
6、定期進行檢測和複製
二、資訊的安全維護
①採用備份和映象技術，防止檔案資訊的丟失。
②訪問控制
③防治病毒
④安裝補丁程式，用以彌補程式缺陷
(6)電子檔案的利用
三、利用方法：
A.提供物質載體的複製
B.利用網路傳輸電子檔案
C.透過計算機直接提供利用等。
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