外貿業務員工作內容
外貿業務員工作內容
外貿工作千頭萬緒，做為主心骨的業務人員，只有清晰地瞭解自己的工作內容，認識工作職責，才能更好地完成工作。針對外貿業務人員日常工作，總結出以下十四個方面。
一、業務人員在國外採購商的詢價，做出產品報價前，應瞭解客戶基本資訊，包括是否終端客戶、年採購能力、消費區域，以及產品的用途、規格及質量要求，我公司是否能夠生產等。這項工作，隨著外貿管理軟體的研發應用，資訊化工具的不斷完善，已經能夠自動化統計顯示。在富通天下、暢想等外貿管理軟體中，都具備這樣的功能，相對富通天下在這個功能挖掘得更深一些，做得更成熟一些。
二、對於外商的郵件、傳真，原則上在24小時內答覆;特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋及大概需要的時間。外貿業務員工作繁雜，詢盤郵件眾多，難免有遺忘的時候。但是隨著富通天下等外貿管理軟體功能不斷完善，系統能自動提醒業務人員：哪些郵件未回覆?哪些郵件已經多時未跟蹤?這很好地起到了一個提示的作用。
三、對於外商的產品報價，原則上按照公司財務部門經核算後的價格表(外銷)執行;公司財務部門根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，對產品價格進行調整。
四、對於定單數量較大，外商所能接受的價格低於我公司公佈的價格的，業務人員應先上報部門經理批准實施;部門經理不能批覆的，報總經理批准後實施。
五、對於C&F及CIF報價，需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業務人員應事先聯絡相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業務熟練、服務效率高及收費合理。
六、對於外商的寄樣要求，原則上要求到付;對於樣品數額較大，原則上對方承擔成本費用。在正式定單後，可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況，如關係比較好的老客戶，我方可以預付並免收樣品，報部門經理批准後執行。費用較大的，可報總經理批准後執行。
七、對於外商需要打樣的，業務人員應和生產部門協調，確保樣品的質量及規格符合要求;樣品需要部門經理稽核後寄出;外商對於產品有包裝或嘜頭要求的，正式包裝或印刷前需經外商確認。
八、付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩餘見提單傳真件付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業務員負責對信用證做形式和內容的檢查，發現差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤後，報部門經理複核。
九、原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經複核無誤後，開始安排生產計劃，組織貨源，進行生產。
十、在定單生產階段，業務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行監督、檢查，發現問題及時解決;或由部門經理協調解決，或部門經理上報總經理解決。嚴格把握產品的規格、質量、包裝、生產時間符合同外商的約定。
十一、對於C&F、CIF價格條款的，業務人員應在生產結束前一週，安排好貨代，確定定艙事宜;一般在船期前二日，安排裝櫃、運輸。
十二、需要委託中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業務人員應及時準備相關資料交中介機構辦理;辦理過程中，業務人員可以協助。
十三、收匯方式為信用證的，業務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到安全收匯。
十四、 全部收匯後，業務人員請對相關資料進行整理，將相關單據較財務部門及時外匯局、稅務局辦理核銷、退稅。並注意對外商的售後服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作伙伴關係。
外貿業務員工作職責
一.外貿業務工作流程：
1. 整理報價：
針對不同客戶詢盤，提供相關報價資料。其中，對於出口產品的報價主要包括：產品的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來，並由經理簽字存檔。
2. 處理樣品：
製作詳細樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之後，應核對樣品尺寸，質量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以按照其生產。另，針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。並針對寄樣費用，同客戶協商，協商不了的情況下，彙報上級，達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件資訊，以便及時追蹤和後查。
3. 訂貨(簽約)：
貿易雙方就報價達成意向後，買方企業正式訂貨並就一些相關事項與賣方企業進行協商，雙方協商認可後，需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談，並將商談後達成的協議寫入《購貨合同》。合同需由業務和經理審批，填入“出口合同稽核表(訂單跟蹤表)”，儘可能將各種預計費用都列明。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各儲存一份。
4. 收取訂金或信用證：
4.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
4.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。
5. 下國內生產定單：
在收到信用證或預付款的前提下，開始進行備貨。根據訂單制定生產計劃單，經過審批後，下達到生產部進行生產。如需要，應同時下條碼貼紙的生產單給工廠，此類印刷品應要求工廠提供倍品，並確保掃讀OK，以免影響出貨。
6. 追蹤和驗貨：
在備貨過程中，生產部同步進行生產進度彙報，對生產完的產品進行入庫登記，以便業務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一週，通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩週前與驗貨人聯絡，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
注：每次新產品出貨，需有大貨樣品留底。
7. 租船訂艙：
7.1.在備貨的同時，如果本票業務不為客戶指定貨代，則向貨運代理公司詢
價，確定本次出運的貨代公司。
7.2、在貨物全部生產、包裝完畢後，生產部製作裝箱單，業務人員根據報來的.裝箱單，結合合同及信用證貨物明細描述，開列出倉通知單。通常在開船
一週前可拿到定倉紙。
7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單。
7.4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙，確認配船和費用後，準備全套報關單據(出口貨物明細單、報關委託書、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單、出口收匯核銷單等)寄到貨代公司用於報關、出運;
7.5、在貨代公司確認配船和費用後，收到貨代公司送貨通知單(要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫)。
8. 報檢：
國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經檢驗合格，附報檢委託書、外銷合同、信用證影印件、商業發票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用於報關。
9. 申領核銷單：
單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。
10. 出口報關：
在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。
10.1單證部門拿到核銷單後，將貨代公司報關所需的報關委託書、出口貨物報關單、出口收匯核銷單、商業發票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯絡並確認貨代公司收到上述單據。
10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。
10.3公司根據貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過後，貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。
11. 收款：
11.1.準備檔案：督促船公司儘快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。並同時準備其他相關檔案(商業發票/一般原產地證/裝箱單等)。
11.2. 交單：
採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
採用T/T收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其它檔案寄給客人。
12.核銷退稅：
一般在報關之日起90天核心銷，核銷後公司方可到稅務局申報退稅。
13.業務登記/存檔：
每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。
14.售後問題的處理：
因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的，業務人員應及時處理。
注：以上業務處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，並應同單證報關人員緊密配合工作，處理好相關交接工作，以免產生問題。
二.現有客戶維護和新客戶開發：
1.現有客戶關係維護
1)處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協調與客戶之間的關係
2)適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策，並提供一定程度的廣宣支援，塑造良好的企業和品牌形象。
3)在國外的重要節假日裡，需傳送電子賀卡以示問候。
4)及時向客戶提供我司最新產品資訊和產品目錄。
2.新客戶開發
透過展會、網路、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。
三.其他相關職責：
1.外事接待
2.建立客戶檔案，產品檔案，質量資訊反饋表和制定出口貨物統計臺帳。並對每筆定單的技術狀態表、形式發票、銷售合同及附件進行備份，以備查用。
3.留意市場動態並收集相關產品和市場資訊，統計、整理、歸檔。
4.提交月/季度報表和年度總結。
5.注意不斷提高業務員自身知識和素養。
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