【推薦】Office辦公文秘使用技巧
數字格式批次轉換
在完成一篇報告後，才發現其中最有說服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設定一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查詢和替換對話方塊，將游標定位在“查詢內容”框中，然後單擊“高階”展開對話方塊，再單擊“特殊字元”並選擇“任意數 字”，這時“查詢內容”中會自動顯示為“^#”。將游標定位在“替換為”框中，然後在“特殊字元”中選擇“查詢內容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數字設定一些特殊格式，比如字型加大、文字加粗以及特殊顏色等。最後單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文件中的所有數字都改變的。
查詢對話方塊中的快捷鍵
執行“編輯-查詢”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查詢對話方塊，會發現對話方塊中的許多專案之後都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查詢下一處，按“Alt+M”是開啟高階選項，按Alt+D/P/G，是在查詢、替換、定位 這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話方塊)。
另外，在office20xx中進行查詢/替換時，我們經常會在不關閉查詢/替換對話方塊的情況下，切換到正文中進行修改，然後再回到查詢/替換對話方塊中繼續操作，一般都是透過滑鼠點選進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。
在最後一次搜尋結果中快速瀏覽
當你搜索完畢，退出查詢對話方塊後，如果想回過頭看看剛才的搜尋結果，這時不用再開啟查詢對話方塊，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜尋結果中快速瀏覽了。
高亮顯示所有搜尋出來的結果
為了讓搜尋出來的結果更醒目，可以讓搜尋的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查詢對話方塊中選中“突出顯示所有在該範圍找出的專案”就可以了。
替換時巧妙保留書籤
假設在word中有這麼一段文字：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書籤，括號是為了讓大家看的清楚，真實文字中並沒有出現。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那麼書籤 也會隨之丟失。大家在定義書籤時，將人名前後的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用圖片替換文字
有時我們可能想用圖片來替換某些文字，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文件中的所有公司名稱，可透過下面的步驟來實現：
第一步：圖片插入到文件中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪下把它放到系統的剪貼簿中。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話方塊，在“查詢內容”中輸入要替換的文字，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。
第三步：可以單擊“查詢下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文件中的.被替換的文字，就都會成圖片了。
快速找出word中的域
為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了。可以透過查詢功能，快速瀏覽這些域程式碼。
第一步：確定域程式碼為開啟狀態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。
第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查詢對話方塊，在“查詢內容”中輸入“^d”或者“^19”，然後連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文件中的域了。
巧用替換批次設定文件格式
在一些文章中，尤其是一些學術論文，會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞，如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統一的格式，不用一個一個設定，用替換功能很快就能完成。
第一步：找到要設定格式的第一個術語或關鍵詞(如：“虛擬現實”)，設定它的大小、字型、顏色等格式。選中設定好的術語，按“Ctrl+C”鍵將它複製到剪下板上。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話方塊，在“查詢內容”中輸入“虛擬現實”，在“替換為”中輸入“^c”，然後單擊“全部替換”按鈕。文件中所有的“虛擬現實”一詞，就被設定成統一的格式了。
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