資訊科技在物資審計中應用

資訊科技在物資審計中應用

　　資訊科技在物資審計中的應用

　　利用資訊科技並結合公司倉庫管理系統中物資資訊相關資料分析得出倉庫物資已出現積壓。利用往年累計的物資採購資料測算出各類物資新的經濟儲備數量定額，並與原有的進行差異比較，進一步對物資採購計劃中計劃數量進行合理有效的約束，擠掉數量中的“水分”，使物資採購計劃數量儘可能與生產需要相適應。

　　公司計劃嚴格實行物資儲 備數量定額管理，即便於審計對計劃編制部門的工作質量進行監督與評價，又能有效促進企業相關部門改進工作，不斷提高採購物資計劃編制的水平與質量，避免因不適當的採購行為而造成物資的積壓與浪費，實質性的為公司節約資金成本，增強企業市場競爭力。

　　一、公司倉庫物資已出現大量積壓 透過對物資資料資訊進一步整理發現，倉庫物資目前存在著大量庫存積壓，庫存資金逐漸上漲，增加公司生產成本，消弱企業盈利能力和市場競爭力。經分析，主要因以下三方面原因引起：

　　二、利用倉儲系統物資資料計算新儲備定額透過上文的描述，我們認為必須要從源頭抓起，即首先完善原有的物資庫存上下限設定，對其進行重新計算，使之能更科學、更經濟、更有效地服務於企業生產。通讀曹慧明著《採購比價審計》一書，我們聯絡公司實際現狀而得到啟發，其中所提到的理論完全可利用現有資訊科技手段來分析我公司目前倉儲系統所擁有資料。

　　（一）儲備物資定額理論計算物資儲備定額，是指企業為保證生產順利進行並使企業經營管理取得最佳經濟效益而制定的物資儲備品種結構及數量標準，其是編制物資供應計劃數量的重要依據之一。而企業的物資儲備定額又有兩種情形，一種稱為經常儲備定額，這種儲備是動態的，在一定採購供應間隔期內，儲備量由高到低，由低到高，週而復始。另一種則是保險儲備定額，是指企業為防止物資供應發生中斷，保證生產連續執行而建立的安全儲備。而我們接下來所要計算的儲備定額上限即為上述兩種情形得出的結果相加之和，下限則為保險儲備定額。經常儲備定額計算：經常儲備定額=平均每日需用量×（供應間隔天數+檢驗入庫天數+使用前準備天數）。上式中各因式，匹配到我公司倉儲現有資料則分別是：a、平均每日需用量=某物資年度入庫總量÷365天。b、供應間隔天數=上期實際供應間隔天數的加權平均數。通俗理解則為同物資相鄰兩個訂貨單之間的入庫時間間隔天數×訂貨單上物資數量的加權平均數。轉換成公式即為：c、使用前準備天數=採購物資入庫後需要多長時間被領用完結。保險儲備定額計算：保險儲備定額（庫存下限）=平均每日需用量×保險儲備天數上式中各因式，匹配到我公司倉儲現有資料分別是：a、平均每日需用量=年度物資入庫總量÷365天。b、保險儲備天數=（訂單物資到貨時間-物資訂單發出時間）- 物資採購週期。其中（訂單驗審時間-訂單生成時間）取所取時間段內的平均值；如果【平均值-採購週期≤0】，則保險儲備天數為0天，可理解為採購員能保證在規定的採購週期內將相應物資買回，不會影響生產。如果【平均值-採購週期>0】，則按上述公式進行計算保險儲備定額。最高儲備定額的計算：物資最高儲備定額=物資經常儲備定額 + 物資保險儲備定額

　　（二）原物資庫存定額與新定額之間的差異 若以原來定額限制對資料進行分析，我公司倉庫有945項物資當前庫存值超出定額上限，多佔用庫存資金合計約244.91萬元（見圖3）。 不難看出，新的儲備定額能更科學、更敏感地分析體現倉庫物資所處的.狀態，更為有效的從另一層面去完善公司內部管理制度，同時也實質性的可為公司發掘節約生產成本的潛力，提升市場競爭力。

　　三、利用資訊化技術複核物資計劃申報的正確性公司在不久的將來嚴格實行物資數量儲備定額管理後，應有效利用資訊化的平臺進一步對物資計劃進行約束管理，具體做法是將相關部門所提交的物資計劃中的計劃數量與倉庫結存數量並結合物資定額上限進行統籌控制，及時對計劃數量進行調整，具體操作見下表：上表中思想透過資訊化平臺實現後，一方面可對倉庫庫存物資最大化的進行調配利用，另一方面透過定額上限的控制，可有效的約束和規範物資計劃申報的隨意性，實現擠掉數量中的“水分”，有針對性的對申報超限的物資進行分析，查詢原因。

　　四、結論利用資訊化技術對公司倉庫物資進行管理，其優點可從以下四個方面進行總結：增強採購計劃申報的合理性、有效性和可行性，為領導或相關職能部門審批採購計劃提供依據。一定程度的為公司籌措資金提供依據。經過稽核後的物資計劃，更加接近生產的實際需求，財務部門可據以更準確的分析公司的資金狀態，為公司決策提供幫助。對參與採購計劃編制部門的工作質量進行監督與評價，促進有關部門改進工作，不斷提高採購計劃編制的水平。利用資訊化平臺對物資計劃進行審計，不僅能減輕審計的工作強度，也有利於審計部門針對性的進一步關注和收集物資計劃申報的合理性，完善相關管理漏洞。

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