高校辦公室文秘人員應具備的素質與能力探討論文
摘要:高校辦公室文秘人員必須具備較高的政治素質和理論修養、吃苦耐勞的精神、較強的文字能力和文藝修養等,新時期對高校辦公室文秘人員的素質要求越來越高,希望高校辦公室文秘人員努力提高自身各方面的素質,為學校發展作出更大的貢獻。
關鍵詞: 高校辦公室 文秘人員素質 探討
當今中國,高等教育的發展步伐越來越快,形勢不斷變化。高校辦公室的功能與作用也隨著高等教育的發展變化不斷地發展變化,其主要功能之一——為領導起草、撰寫各種文字材料,如報告、總結、講話稿等也不斷在加強和發展,而對撰寫這些文字材料的主要工作人員——高校辦公室文秘人員的素質要求也越來越高。綜合而言,當今高校辦公室文秘人員應具備以下幾方面的素質:
一、 及時、準確瞭解黨和國家的方針政策,具備較強的政治素質和較高的理論修養
高校辦公室文秘人員政治素質和理論修養的高低決定其所寫文字材料政治高度和理論高度的高低。高校是國家的教育機構,承擔為國家培養中、高階人才的重要任務。高校培養出來的學生應當是具備相當政治素質和理論修養、瞭解黨和國家的方針政策、能為社會主義建設貢獻力量的有用人才。這就要求高校管理者首先要具備這方面的素質。高校管理者、特別是領導層向學生宣傳黨和國家的方針政策的方式主要是滲透在其所做的報告、講話中等。而承擔起草這些文字材料任務的辦公室文秘人員就必須及時、準確瞭解黨和國家的方針政策,具備較強的政治素質和較高的理論修養,才能為領導起草合格的文字材料。因此,高校辦公室文秘人員必須關心國家大事,常閱讀各種與時政、教育有關的報刊雜誌,思想上同上級部門及領導保持一致,不斷提高自身的政治素質和理論修養,才能適應辦公室文秘的工作崗位。
二、吃苦耐勞,腳踏實地,做好基礎資料的收集工作
高校辦公室的文字材料大多數不同於詩歌、散文等文學作品,而是需要一些基礎資料和基本材料來支撐的應用型文字材料。辦公室文秘人員在起草文字材料之前,必須先收集各種與這些文字材料有關的基礎資料,如撰寫學校年度工作總結,文秘人員必須先到各個部門收集材料,如全年學校共發展多少黨員、申請到幾門新專業,科研立項多少。那怕寫一篇開學典禮講話稿,也要事先弄清楚學校發展歷史、辦學規模、已取得的成績、今後發展方向等。這是基礎性的工作,如果這項工作做不好,寫出來的材料就成無米之炊,沒有多少實質性內容,缺乏可信性和真實性。要做好這項工作,高校辦公室文秘人員就必須具備吃苦耐勞、腳踏實地的精神,把應收集的材料收集齊全。
三、具備較強的文字能力,語言表達能力優良
這是所有文字工作者必須具備的基本能力。高校辦公室文字材料雖然不是文學創作作品,仍然要求語言通順,表達準確、到位、規範。那怕是一篇總結、一個計劃、一篇講話稿都要求準確、到位、規範地反映和表達領導所要表達的內容,要使材料的閱讀者或聽眾能看明白、聽清楚材料所表達的內容和主要精神,要層次分明、結構合理、主次清楚,具有一定的可讀性。
四、具備把握全域性的能力,能認清當前教育發展的形勢,善於與領導溝通,能為領導建言獻策
辦公室的主要功能之一是當好領導的參謀和助手,而“學校領導工作面廣、事多、性質複雜,不能僅靠校長一人,必須建設一個高素質的領導群體才能負起全面的領導責任”[1](p483)。高校辦公室文秘人員撰寫的`許多材料屬於綜合性材料,是學校整個領導班子集體智慧的結晶,所以,辦公室文秘人員要善於與每一位領導溝通,善於把握和綜合提煉領導的意見,同時認清當今教育發展的形勢,把握全域性,在撰寫出優秀的材料的同時,為領導建言獻策。
五、具備較高的文藝修養,熟悉各種文體的寫作
高校辦公室屬於綜合服務部門,辦公室文秘人員是綜合性工作人員,必須具備較強的綜合能力,文藝修養是其應當具備的素質。傳統素質理論提出“天才的領導者應具備以下七項天生的素質:善言辭;外表英俊瀟灑;智慧過人;具有自信心;心理健康;有支配他人的傾向;外向而敏感”[2](p249),這其中隱含著文藝修養。高校辦公室文秘人員雖然不是領導者,卻是領導身邊的工作人員,除了一些常規性的工作外,有時還得幫助領導做好接待工作,甚至在下班時間陪領導唱唱歌、跳跳舞,以讓領導在緊張的工作後能放鬆身心,這就要求文秘人員具備較高的文藝修養。而且文秘工作本身就需要工作人員具備相當文學修養才能把工作做好。此外,高校辦公室文秘人員還必須熟悉各種文體的寫作,因為辦公室的材料雖然主要是應用文,但各種文體都可能遇到,如許多場合領導的講話稿往往更傾向於散文文體。
綜上所述,高校辦公室文秘人員必須具備較高的政治素質和理論修養、吃苦耐勞的精神、較強的文字能力和文藝修養等,屬於一種複合型人才和綜合性工作人員。新時期對高校辦公室文秘人員的素質要求越來越高,希望高校辦公室文秘人員努力提高自身各方面的素質,為學校發展作出更大的貢獻。
參考文獻
[1] 陳孝彬主編.教育管理學(修訂版)[M].北京師範大學出版社,1999年5月第2版,483.
[2] 熊川武著.學校管理心理學[M].華東師範大學出版社,1996年8月第一版,249.
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