檔案保密工作資訊科技處理應用論文
摘要:進入二十一世紀以來，我國的科學技術不斷髮展，同時電子資訊科技也逐漸發展到了較高的水平。電子資訊科技的應用也越來越廣泛，幾乎融入到各行各業之中，其中就包括檔案保密工作行業。檔案的保密始終是檔案管理工作的重中之重，傳統的檔案保密方式顯然不再適應資訊時代的檔案管理。因此，利用電子資訊科技來進行檔案的保密工作已是大勢所趨，本文將對電子資訊科技下檔案的保密工作進行思考和研究，以期為提高檔案保密人員的工作質量和效率提供一些建議和理論參考。
關鍵詞:電子資訊科技;檔案保密;思考應用
1緒論
隨著電子資訊科技應用的越來越廣泛，傳統的紙質檔案保密方式已經顯然不再適用。然而如何再電子資訊科技的條件下做好檔案保密工作並非易事，需要每一位有關檔案管理人員給予充分的重視。鑑於此，本文將先對傳統檔案保密工作的主要特點進行闡述，再對利用電子資訊科技對檔案進行保密的優勢和不足進行深入分析，進而提出提高電子資訊科技下檔案保密工作質量的策略和建議。
2傳統檔案保密工作的主要特點
雖然傳統的檔案保密工作在資訊時代效率不高而且質量低下，很難再被廣泛應用，但是其也擁有自己的特點。下文將從檔案人員的職業教育、檔案的存放地點和檔案的分級管理三個方面對傳統檔案保密工作的主要特點進行闡述和分析。
(1)注重檔案管理人員的職業教育。
檔案管理人員必須要擁有相關的資格證書才能夠真正上崗，相關企業單位和事業單位在聘用檔案管理人員時必須要保證其擁有高質量的職業素養。
(2)注重檔案的存放地點。
由於傳統的檔案多為紙質版，所以十分注重檔案的存放地點。一般保密性檔案都會集中的放在檔案保密處，保密處管理嚴格，二十四小時有人值守，層層監控。一般情況下嚴禁無關人員出入和接近，工作人員進入時須得到相關領導的通知才可進入。這種做法極大程度上保護了檔案的安全性和保密性。
(3)注重檔案的分級管理。
在我國傳統的檔案保密工作中，對不同的秘密檔案有著嚴格的等級劃分。一般情況下不同等級的秘密檔案加密方式和保密方式都有較大的區別，檔案的重要性和秘密性不同，其加密的複雜程度和加密成本也不同，同樣解密方式和複雜程度也由較大的區別。除此之外，一般不同等級的檔案都存放於不同的檔案管理處，同樣其監控力度和保護力度也不同。如此便極大限度的保護了不同等級檔案的秘密性。
3利用電子資訊科技對檔案進行保密的優勢和不足
現如今利用電子資訊科技對檔案進行保密已經應用十分廣泛，因此為了更好地發揮其優勢，彌補其弊端，必須要對其進行一定的認識和了解。下文將對利用電子資訊科技對檔案進行保密的優勢和不足進行研究和分析。
(1)利用電子資訊科技對檔案進行保密的優勢。
首先，利用電子資訊科技對檔案進行保密可以更便捷的實現檔案的上傳和下載，在檔案的上傳和呼叫方面十分便捷。其次，利用電子資訊科技對檔案進行保密相比傳統的紙質版檔案保密方式而言，極大地節省了儲存空間，在現如今的大資料時代，將檔案進行資訊化處理，可以實現超大容量的檔案資訊儲存。除此之外，利用電子資訊科技對檔案進行保密，可以使檔案管理人員隨時隨地對檔案進行呼叫，使檔案為企業或社會服務的能力得到很大程度的提高。
(2)利用電子資訊科技對檔案進行保密的不足。
利用電子資訊科技對檔案進行保密的缺陷十分嚴重。一旦安全網路發生故障，由於網路秘密檔案庫的傳播速度很快，而且資訊種類豐富，資訊量很大，一旦發生資訊洩露，不但對企業單位、事業單位和社會經濟會造成很大的損失，而且很難在短時間內完成彌補工作。
4提高電子資訊科技下檔案保密工作的質量
由於利用電子資訊科技進行檔案的保密工作有著比較嚴重的缺陷，因此提高電子資訊科技下檔案保密工作的質量已經成為了各企業單位和事業單位檔案管理人員工作的重中之重。鑑於此，下文將從樹立檔案管理和保密工作的服務意識、完善電子檔案的查詢使用制度和加強單位內部的資訊保安管理三個方面進行研究和分析。
(1)樹立檔案管理和保密工作的服務意識。
一切的檔案管理和檔案保密的最終目的都是服務社會，為社會發展提供所需的資料性參考檔案。因此在電子資訊科技下的檔案保密工作中要樹立服務意識，以服務社會作為核心的理念和目標。
(2)完善電子檔案的查詢使用制度。
為了提高電子檔案的安全性，必須要完善電子檔案的查詢使用制度。對不同等級的秘密檔案建立不同的稽核程式，嚴格監控檔案的查詢者和呼叫者，避免一切秘密檔案洩露。
(3)加強單位內部的資訊保安管理。
最容易導致檔案洩露的便是計算機病毒，不法駭客利用計算機病毒侵入各大網路的事件屢見不鮮，因此電子資訊科技下的檔案保密工作對單位計算機病毒的防禦不容忽視。①拒絕盜版軟體。為了確保秘密性檔案的安全性，檔案管理人員在選擇管理軟體的'時候一定要避免因貪圖便宜而使用盜版軟體，不法分子極有可能透過盜版軟體來傳播計算機病毒。②小心留意軟盤。除了存放在網路上外，軟盤和光碟也是秘密檔案的主要載體，然而正因如此，更要留意軟盤的安全性，對經常存放秘密檔案的軟盤進行嚴格的控制和管理，絕不允許無關人員隨意接觸。③不能隨意下載檔案和軟體。檔案管理人員在瀏覽網頁資源時對網頁上的檔案和軟體要格外的注意，更不能隨意下載。在不能確保安全的情況下，不要隨意使用網頁上的檔案或者軟體，其很有可能攜帶計算機病毒。④對電子郵件提高警惕。檔案管理人員遇到陌生電子郵件時不能隨意開啟，即使是熟人也有可能被盜用IP或者使用者名稱，因此對所有的電子郵件都要仔細檢查後再瀏覽。⑤選用防毒軟體。防毒軟體是比較有效的抵禦計算機病毒的一種方式，在選用防毒軟體時要經過層層測試，選用正版的、最有效的防毒軟體。⑥及時做好檔案備份。秘密檔案一旦洩露，其造成的損失很難在短時間內彌補。因此，為了維持保密檔案的緊急呼叫，必須要在保證安全的情況下做好備份，並且嚴格加密，非緊急情況下嚴禁呼叫備份檔案。
5結語
本文對電子資訊科技條件下檔案的保密工作進行了深入的分析和研究。然而將電子資訊科技充分應用於檔案的保密工作依然任重而道遠，其存在的問題也不容忽視。檔案管理人員要在實際中發現電子資訊科技所存在的不足，從而對其進行研究和分析，進而有針對性的提出改進措施。這樣，電子資訊科技將在檔案的保密工作中得到更加安全有效的應用。
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