合同資訊化現代企業管理論文論文
〔摘要〕以國內某設計公司為例，詳細介紹了該公司在合同管理中的資訊化手段，重點闡述對合同評審、合同查詢、合同執行等過程監督和控制的規範性、有效性，以及合同資訊化管理制度建立、專業隊伍培養的必要性。
〔關鍵詞〕合同管理;資訊化;企業管理
在現代企業經營生產管理活動中，每個環節都與合同息息相關。合同管理模式的規範化、標準化和精細化，是企業經濟效益和風險管控的保障。如今，隨著IT技術的發展，對合同管理提出了較高的要求，資訊化的管控手段是提高現代企業管理水平的有效保障。本文以國內某知名設計公司為例，分別從合同評審、合同查詢、合同執行過程監督及合同管理隊伍等方面來闡述其合同資訊化管理模式。
1合同評審
專案合同擬草後，需要企業相關部門進行評審。早期，是由經辦人將合同草稿影印多份，逐一分發給評審人。這種傳統的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導致評審週期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業資訊化管理系統，合同管理模組是該系統的核心之一，這充分體現了該公司對合同管理的重視。在該系統中，合同評審流程如下：申請人發起評審→公司相關部門（專家）評審→彙總評審意見→修改合同草稿→確定合同最終版→準備合同簽訂。整個合同評審過程實行線上操作，各評審部門（專家）在線上接到評審通知，並且評審意見全部出現在申請人的流程介面上。這種新的合同評審模式節省資訊傳遞週期，降低了人工成本。同時，透過線上評審加強了各部門對合同的瞭解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審透明度，提高合同評審效率。
2合同查詢
企業在運營過程中，需要隨時查詢合同資訊。查詢紙質版合同需要到檔案歸檔部門，依靠人工翻閱查詢，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱後，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的許可權無法設定，合同安全性差。企業資訊化管理系統為每份合同分配了具有統一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統時，相關管理人員根據合同號登入系統，將合同關鍵要素錄入合同模組，並將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢許可權的員工不管何時何地，只要在符合條件的網路環境裡，登入資訊化管理系統，輸入合同的系統編號，該合同的主要資料便會立刻呈現在查詢者的介面，而且資訊準確、無誤。若想檢視完整的合同內容，可進行下一步操作，進入檢視合同掃描件環節。這種在統一平臺“秒查”的方式，實現了移動辦公，海量資訊共享，資料統計便捷，體現了高效的合同管理模式。
3合同執行過程監管
合同從談判、評審、簽訂，到執行、索賠、關閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質量控制等整個過程中出現的各種不確定因素，會給合同執行帶來眾多風險。如果僅靠人工溝通，這必將導致資訊不對稱、問題處理滯後等結果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應現代化企業的發展需求。在合同執行過程中，經常有合同金額變更情況（尤其是EPC專案），結算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統管理模式中，一般只有專案經理瞭解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產一線人員掌握的資訊和資料與管理部門不一致，對資料的採集、應用和分析、比對都有很大的誤導，對各類統計報表資料的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至會影響管理層的判斷。如果1份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業務活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業的競爭力。為了解決這類問題，合同資訊化管控優勢需體現在精細化管理中：1)專案經理在資訊化系統中發起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據，流程審批辦結後，相關崗位人員在資訊化系統中更改合同金額。同時，系統會第一時間推送變更合同金額的通知至專案經理部成員和公司各相關職能部門，避免了各部門在合同執行過程因資訊傳遞不及時或傳遞環節過多等而造成的誤導、誤判，保證了合同金額資料的唯一性、準確性。2)透過對系統中不同資料的積累、監管，以及對各類指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規範合同執行過程出現的偏差，真正實現動態、精細化管理。這也是合同資訊化管理帶來的便捷和高效。
4建立、健全合同資訊化管理制度
資訊化系統是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關鍵在於基礎資料做的怎麼樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理資訊化是一項系統工程，週期長，其涉及多方面、多部門，資料龐大。從調研、方案研討、實施、上線測試和上線後相關資料的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協調和配合。在此過程中，不同模組存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業能輕鬆搞定的。因此，要推動企業資訊化建設，並使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業高層的'重視，對其大力扶持，協調和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同資訊化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同資訊化管理平臺發揮應有的作用，達到提高和完善企業現代化管理水平的目的。
5打造高素質的合同管理隊伍
建立優質的合同管理團隊是合同資訊化管理實施的關鍵所在。要加強管理人員的資訊化意識、熟知管理制度，並且熟練掌握電子資訊化系統的操作[2]。在資訊化管理前，企業中的合同管理人員不懂資訊化相關知識，IT工程師對合同管理工作不是很瞭解，兩個部門在業務領域沒有太多交集。如果企業建立了資訊化管理平臺，這樣的工作狀態會大大改變：在資訊化推進初期，合同管理部門（人員）和資訊化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、資料來源等，梳理多重邏輯關係後，運用不同技術手段將程式碼寫至資訊化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸瞭解自己的工作在合同管理模組中的職責、角色、許可權、工作流程等，並能熟練掌握各種操作。經歷一段時間的磨合，參與人員對不同範圍的工作從瞭解到深入，再通過後期的各類培訓學習，使各自的合同管理水平及職業綜合素質都有了大幅提高。因此，在資訊化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養的員工隊伍，合同管理資訊化系統建設是難以達到預期目標的。
6結束語
當今社會是一個知識時代，越來越多的企業為了跟上社會發展的程序，保障企業在市場中的核心競爭力，引進了“資訊化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創新理念，依據資訊化平臺，提高合同管理的規範性和有效性。雖然合同資訊化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統企業帶來新活力，也是現代化企業實現高階產業鏈創新、飛躍發展的必然趨勢。
參考文獻
[1]陳志.集團企業合同風險管控資訊化初探[J].法制與社會,2013,5(上)：209－211.
[2]孫維娜.淺談合同的電子資訊化管理[J].當代化工研究,2017(3)：161－162.
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