有效規避免HR各工作流程中的法律風險
我們在日常工作中該如何去規避這些法律風險呢?
我們都知道，當出現勞動糾紛並進行到法律訴訟階段時，法庭或訴訟庭是要用證據說話的，到了那個時候，不能僅僅用道德來約束雙方的行為了。例如：當一個員工3天沒有上班，公司主張說我們已經通知該員工過來上班了，可是員工沒有過來，所以依據公司規定，我們與其解除了勞動合同。可是員工只要一口否認你通知過他，那麼如果你沒有相關的證據，你就必敗無疑。其實，像這樣的日常感覺沒有什麼，或感覺不是什麼大問題的小細節，在法律上則是事關成敗的重點。那麼，我們在日常工作中該如何去規避這些法律風險呢？
一、我們從一個新員工入職開始，就要準備所有有關資訊。例如，大部分公司在新員工入職時，都會讓員工填寫一張記錄員工基本資訊的表格，而在設計表格的時候，很多HR會認為，填寫內容只要具備其基本個人資訊，比如姓名、年齡、學歷、婚否、籍貫、身份證等即可，有些具備法律風險意識的企業為了避免學歷等資訊造假，會在表格上註明以上資訊真實有效，如有虛構、虛假資訊等本人願意承擔法律責任並簽名。首先要說的是，以上這句話是非常重要的，因為這是員工本人對錶格內所有資訊的書面確認，如有必要，能按上手印是最好的。但是，此份表格中，我還是建議大家別怕麻煩，多增加一些資訊，例如，家庭住址、現住址、確保能收到郵件的郵政地址、郵政編碼、個人電子郵箱、緊急聯絡人、父母夫妻等近親聯絡方式、郵政地址等。
這樣，當我們需要給員工發出書面檔案的.時候，我們就有了員工本人親自確認的聯絡方式，即使我們發出的書面資料無法送達，這也會成為非公司過錯的一個重要證據。而我們同時在公司制度裡一定要註明：員工以上資訊以及所提交的所有包括工資銀行卡、身份證影印件、戶口簿影印件等在內的個人資料如有任何變動必須以書面的形式立刻通知公司，並製作員工資訊變更確認表。另外，強調一點，如需透過郵政傳送書面檔案的時候，最好選擇特快專遞，不要為了這一點點成本而選擇所謂的掛號信等其他方式，因為特快專遞有幾個好處，1、是特快專遞是直接送達到收件人的郵政方式；2、特快專遞封皮上我們可以明確寫明我們送達的內容，避免員工否認不知道寄送的是什麼，以為是廣告而拒收的理由；3、特快專遞可進行郵寄過程追蹤；4、特快特快專遞有回執單可以作為直接證據使用。
二、對於所有與員工有關的工作流程節點，HR都必須製作相應的表格並由員工書面進行確認，如無法做到親自確認也需要想辦法保留最有利的證據。例如，對於員工的入、轉、升、離、薪資變動、假期申請、外出、離崗、績效考核結果等等都需要表格和員工親筆簽名的確認，嚴禁代簽等現象。而對於一些特殊情況，例如，當需要解聘一個員工的時候，我們應事先選擇一個具備攝像、錄音條件的場所，一旦員工拒絕在解聘通知上進行簽字，錄影錄音也可以作為直接通知到本人的一個很好證據。
三、對於公司規章制度的確認。這是很多HR會忽略的一個地方。我們知道根據高院《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條的規定，可以作為人民法院審理依據的規章制度必須同時具備以下三個條件（一）、透過民主程式制度（二）、內容合法（三）、已向勞動者公示。如果員工在法庭上據此提出公司的規章制度沒有經過民主程式、沒有向員工公示，那麼很可能造成公司所依據的企業規章制度全部違法進而做出的任何決定都違法的尷尬情況。所以，對於所有涉及員工的規章制度，公司首先應向員工提前說明併發放意見收集表格，收集員工是否同意的意見（注意，不是對條款的意見而是對整個制度是否同意，是或者否），並要求員工同意，如果超過三分之二員工簽名同意，該制度即可算做經過民主程式，但要關注一點，如企業有公會，也要同時徵詢公會意見。而後，在制度正式實施時，應在公司顯著位置予以懸掛，並拍照留存，同時，給所有員工發放制度書面文字，併發放確認書要求員工簽字（同時寫上自己的名字和身份證號碼）認可，認可內容為本人已經完全瞭解制度內容，並將嚴格遵守。另外強調一點，在企業規章制度裡面，一定要寫明什麼樣的行為將導致什麼樣的處罰後果，否則，不明瞭的規章制度是很難站得住腳的。
四、對於員工日常工作中的所有違紀行為均需要有書面資料並由員工簽字。這樣做是為了一旦需要，這就是員工不勝任工作的證據之一。同時，對於員工所提交的例如醫院證明等，如有必要（例如該醫院一向證明管理鬆散，或者聽說該員工沒有生病，或病假期間在外遊玩）可以對證明進行核對，並要求醫院對於作假醫療證明予以確認。
五、建立重要工作預警機制。例如合同到期提醒、身份證到期換證提醒等，避免因證件合同等到期而造成風險。
六、HR應與當地法院、仲裁、勞動監察、社保等部門建立良好關係，平時多去了解一些政策變化情況，或者瞭解當地法院或仲裁庭對於一些案例的審判方式和習慣。有案子時也可以提前瞭解並提前準備。
七、養成良好的證據意識。不要輕信任何員工口頭承諾和保證，也不要怕麻煩，一切要嚴格按照法律法規執行。例如，員工因公受傷，可能是很小的傷，員工當時說沒事，這個不用公司承擔工傷責任，自己解決即可。但是如果日後員工矢口否認要求享受工傷待遇，你就麻煩了。所以，工傷再小也要報。再例如：員工因個人原因無法在入職後立刻將自己的社保轉入企業，此時，HR應要求員工以書面的形式予以確認因其本人原因無法為其按時交納社保，並保證在什麼時候將社保轉入公司，如逾期願意自行離職等等。
總之，HR要保證自己對相關法律法規清晰準確的瞭解基礎上，不斷完善公司的制度漏洞，並養成良好法律意識和習慣，這才能做到有備無患。
以上是自己在工作中的一點總結，可能還有遺漏和不足的地方，希望與大家探討、完善。
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