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工作中進行時間管理的方法

工作中進行時間管理的方法

  現在是晚上10點,我腦子裡依然滿滿的都是工作——想著我要怎麼改文章,以及反思以往的文章有什麼不妥。

  雖然,老公和我坐在同一個房間裡,但我的思緒卻飄在半公里以外——類似的情況已經持續數月。細數起來,在過去的每一份工作裡,我都是如此:無法在工作時間完成全部工作。是的,我是個工作狂,喜歡大腦能量迸發,並在一天內吸納儘可能多的資訊。我天真地認為,這樣的工作節奏會讓我變得更出色、更加與眾不同,但是我錯了。

  有多少人也是這樣:不停地工作,直到身心俱疲,壓力無以復加。而且堅信,這一切都是理所應當的,只有這樣才是通往成功的唯一途徑。

  我的工作一直都在身邊,在觸手可及的手機和電腦裡。對於工作相關事情,我總是保持第一時間回覆。因為我總在想:如果別人有急事找我,而我恰好沒帶手機,於是被誤解為不想幹活,那他們就再也不會找我了。所以,為了不被炒魷魚,我就必須以最快速度回覆。

  這個邏輯看起來滴水不漏,但如果往深裡一想,就會發現破綻。老闆真的會因為我在非工作時間回覆不及時,而炒我魷魚麼?答案是否定的。相比於我們每天24小時待命,隨時處理郵件的熱血情結,老闆們清楚地知道連軸轉對誰都沒有好處。

  為了幫助員工提高效率,Google進行了一項長達10年的研究。調查發現,只有31%的員工能在工作時間內完成任務,也就意味著有69%的人會帶著工作回家。實際上,真實數字應該遠不止69%,許多人都無法分清工作與生活的界限。Google都柏林分部實行一項名為“Google  Goes  Dark”的策略:所有員工都必須將工作裝置留在公司,並且保持關閉狀態。該做法的目的是,敦促員工劃清工作與生活的界限。

  透支不是一個好方法

  你從不請病假,沒有假期,隨時待命。你每週工作70個小時,並堅信一切努力都會有回報。然而,工作時間與生產力成正比,只是一場錯覺。

  《經濟學人》雜誌曾報道過一份來自OECD的資料,表明越是高效率的員工,在辦公室呆的時間越短。同時,Life hacker做了進一步的分析,發現最有效率的工作時長為30小時。

  美國人好像從不休假,每年平均每位員工浪費的假期約9.2天,這一數字在2011年還只有6.2天。OECD的Better Life指數顯示:OECD的員工平均工作時長為每年1776小時,每天62%的時間(大約15小時)用於私人生活(吃飯睡覺)和休閒(聚會、陪家人、玩遊戲、看電視)。如果除去8小時睡眠,大約有7小時用於個人休閒娛樂,其中還要包含一些沒有報酬的勞動,比如,做清潔,通勤等等。一句話,時間還真是不怎麼夠用。

  公私不分的壞處

  身體需要不斷修復再生,我們每天都需要時間來工作—休息—重新整理。

  正如《紐約時報》所說,人們每天從警覺狀態切換到精疲力盡的迴圈為90分鐘。而我們卻試圖跟自己開玩笑,用咖啡提神或者單純忽略身體發出的疲憊訊號。但最終,出來混總是要還的,疲憊感會追上你,對工作和生活產生極壞的影響。換句話說,每當自我欺騙的時候,其實是在增加透支的可能性。

  工作生活的交叉

  工作生活的交叉,指的是你身邊的人總會因你的生理和心理狀態而受到間接的影響。如果你帶著工作回家,將對家庭生活產生負面影響。相反,良好的家庭生活會對工作產生積極的影響。

  與家人、愛人共度的美好時光會讓我們重新充滿力量。不僅會給家人帶來好心情,你也將收穫更多能量,從而再度釋放到工作中。就像一劑“愛的良藥”。但由於各種各樣的原因(丟掉工作的恐懼、擔心被誤以為在偷懶),很多人沒有享受這份福利。

  記住:適當的求助是必要的,每個人都有脆弱的時候。充分利用公司的福利,能讓你在家庭中投入更多精力。但是,把工作留在公司,聽起來簡單,要如何執行呢?

  做一個簡單的第二天日程規劃

  如果你把工作帶回家,你可能會思考更多。比如,如何處理未發出的郵件,以及規劃明天之後的行程。所以,當你離開工作前,先清理一下桌面。一個乾淨的桌面(或者電腦、郵箱)都能更好地幫你清理大腦。正如我同事MikaelCho所說,物理上的雜亂會混淆注意力。因為大腦的容量有限,而雜亂造成的干擾會降低工作效率。

  我在結束工作的半小時前就開始清理桌面,物理和數字化的整理過程可以幫我實現心理上的淨化。整理的既是桌子,也是心情。因為我在家上班,所以整理工作場地對我尤為重要。否則,我就永遠擺脫不了工作的`影子。

  結束一天的另一個好方法是:寫下第二天的to do list。有了清晰的明日計劃後,你將更加明確要做的事情,不會因為太多事情堆在面前,而陷入不知所措。

  寫下自己的成就

  在工作的時候,很容易只關注還有多少事沒做,而忽略了已經做過了什麼。你付出了這麼多時間和精力,為什麼不讓自己驕傲一下?在一天的結尾,重新審視一下to do list,看看完成的任務,心情也會隨之好起來。下圖便是我昨天的清單:

  很多人都不懂得替自己的成就而自豪。起初,這種做法會顯得有點愚蠢,可它會幫你建立自信,並更好地投入到第二天的工作中。

  嚴格控制時間

  如果你花時間制定了一個日程表,一定要小心翼翼得留出一段時間,分給家人或者某項特定的工作,從而,將日程加以嚴格的控制。這就好像設立了一個提醒,跟時間許下一個承諾——告訴你何時開始、何時結束。

  此外,同短途旅行和貼著“工作”標籤的旅行說再見。如果你已經打算好休息一段時間,就一定要讓同事知道,他們在這段時間內無法聯絡到你。忠於自己對時間的承諾,慢慢享受一段假期。除了旅行,這份承諾同樣適用於“下班”。真心跟同事們告別,表明今天的事情結束了。物理上的告別可以幫你把思路解放出來。因此,建立清晰的時間表,並且嚴格遵守,如果無法完成,就想辦法重新制定一個。

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