公司秘書做好時間管理
摘要：因此，秘書應該努力掌握時間管理的藝術，懂得時間管理的原則和方法及一些小竅門，切實提高工作效率和工作質量。秘書的時間管理主要分為兩個部分：第一部分要替上級掌控時間，也就是要時時提醒領導“時間到了”；第二部分是要規劃好自己的時間，以免時間分配不均。
談時間管理，首先要弄明白時間是一個什麼東西。時鐘的發明，使時間有了一個具體地表達和傳遞，人類也似乎抓住和掌握了時間。但事實上，時間在時間中流逝，時鐘的發明只是讓我們更加真切地感受到時間斗轉星移，卻始終無法阻止時間無可奈何花落去的流逝。時光穿梭機只是一種美好的想象，時間總是不經意間在我們手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留。“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”時間是物質運動的順序性和持續性，具有供給毫無彈性、無法積蓄、無法取代和無法失而復得等四個特性，就像一個神秘的精靈，來無影去無蹤，不可回溯、無法暫停，不能買賣也無法替代,是一項重要的無法再生的特殊資源。時間管理就是讓時間發揮到最高價值。“時間就是生命”，是我們每個人公平擁有的資產。研究表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上，成功人士的共同點之一就是善於高效的運用時間，因此，任何人想成功，都必須懂得時間管理。我們永遠無法抓住時間，也不能左右時間前進的步伐，但我們可以合理地支配時間。時間管理並不是去管理時間，而是在有限的時間內，緊密圍繞目標，高效、有序地執行計劃，圓滿地完成任務，在有限的精力與時間下，做出最大的產出，獲得最滿意的工作成果，其本質是人生的自我管理，其意義在於計劃時間、做好確定目標、自我管理的工作，減少浪費時間的因素，使時間經濟效益發揮到最大。好的時間管理，可以有效地發揮所長，更節省人力成本，可減輕工作壓力，事半功倍，提早完成工作。
秘書作為自然人，與從事其他工作的人一樣，要做好工作必須加強時間管理，明確目標任務、分清輕重緩急，科學合理地分配時間，有計劃有組織地工作，
重要事情包括會影響群體利益的事情、上級關注的事情、會影響績效考核的事情。秘書要想做有效的時間管理，必須把自己當天要做的事記錄下來，把時間優先順序安排好，參照“四象限”時間管理法，對時間進行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然後再安排不重要的事，最後才安排不急的事，做好輕重緩急，合理安排時間，才能提高工作效益，實現時間增值。
同時秘書作為社會人，其獨特的工作性質使其時間管理具有特殊性。秘書自己本身的時間安排往往是被動的、從屬的，必須隨時根據所服務領導（上司、僱主）的時間進行調整。秘書沒有自己的時間，領導下班沒有走，秘書就不應該走，領導週末加班，秘書就要跟著加班。所以，秘書的時間管理除了要進行自我的時間管理之外，更重要的是要協同領導，科學合理的安排好領導的活動等，確保領導公務活動順利地運轉。
秘書時間管理必須計劃先行。凡事“豫則立、不豫則壞”，這強調了計劃的重要性。對於秘書來說，做好計劃顯得尤為重要。一般來說，計劃按照實施時間的長短和遠近可分為日計劃、周計劃、月計劃，甚至是季度、年度計劃、五年規劃等。秘書必須對領導一週、每一天的活動及時進行安排，列好活動計劃表，以防止活動時間發生衝突或重要活動疏漏。每週週末，秘書要將下一週領導要召開的會議、參加的活動、找什麼人談話，列出一個時間表來，及時交由領導審定，然後按照領導審定的計劃表去落實，如果遇到特殊情況需要進行必要的更改和變動時，要及時向領導反饋並徵得領導的同意。除了一週安排表，很多秘書還應該有一個每天安排表。像我每天都會在晚上一個相對固定的'時間，把第二天工作的具體時間、地點以及注意事項（包括參加的會是否需要領導講話、參加的活動是否需要穿正裝等），透過手機簡訊的方式報給領導，這樣既可以提醒領導，也可以跟領導溝通一下會不會有什麼新的變化。同時我還把簡訊發給領導的司機，讓司機也掌握情況，必要的時候司機也能提醒領導。
當然，在制定計劃表時，一定要安排得適時和得當，做到疏密結合，勞逸結合，這樣才能保證工作的質量和效率。就像農業上常用的“間作套種”的科學種田方法，實踐證明，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也像土地一樣，必須每隔一段時間就變換不同的工作內容，做到勞逸結合，張弛有度，例如有時候上午已經安排了一個大會，那麼下午就儘可能別再安排開會了，可能安排得輕鬆一些，讓領導處理一下公務，理一理思緒，會議可以安排在第二天，這樣人的腦力和體力才可以得到有效的調劑和放鬆，從而確保領導工作計劃的落實執行。
秘書時間管理必須抓住重點。時間管理的重點不在於管理時間，而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。特別是領導，每天都有大大小小的會要開，有各種各樣的活動要參加，但領導的精力和時間畢竟有限，這就要求秘書在進行時間管理，為領導安排活動時一定要抓住重點，合理地安排最主要的工作和最關鍵的問題，讓領導把主要的精力重點放在處理重要事務上，這樣就會像機器的主軸帶動整個機器運轉那樣，促使其他的事情按時完成。
一般來說，什麼人要見領導，各單位邀請領導參加活動，首先都要與秘書聯絡，這就要求秘書一定要幫領導把關，對領導的活動什麼必須安排、什麼不應安排，什麼活動可以多安排一些，什麼活動應該少安排一些，秘書自己也要從領導的身份地位和社會影響方面去考慮，為領導提出意見和建議，切實為領導減輕負擔。一般情況下，像一些涉及國計民生，涉及群眾利益的會議和活動，如慰問幫扶困難群眾、植樹造林等，能安排的應該儘量安排，領導參加這些活動能夠收到正面的、積極的社會效果和示範帶頭作用。而一些商業性質的活動、一般的普通應酬、無關緊要的會議等，如一個小小的聯誼會，一個普通商業性專案的落成，秘書應該能擋駕的就幫領導擋駕，能推掉的就主動幫領導推辭。
秘書時間管理必須統籌兼顧。在現實工作中，領導平時的活動都是非常繁忙，很多時候領導的時間安排，往往不是一個領導自己的事，而是經常會涉及到多個領導的時間相互協調，既包括協調領導的時間，還包括協調活動（會議）的時間。例如一位副市長已經安排好時間召開XX會議，但由於市長也剛好同一時間召開另一個與該副市長有關的會議，需要該副市長參加，這時候秘書就要及時地將情況報告該副市長，一般情況下該副市長就要調整自己的時間以適應市長的時間。有時候還經常碰到這樣的情況，就是兩個活動或接待等同時進行而且同樣重要都需要領導參加，這時候秘書就要及時將問題提出來並協調，一方面看看有沒有可能其中一個活動改期，如果不行則協調另一領導代表參加，如果時間無法更改也協調不了其他領導參加，則需要秘書進一步協調，統籌兼顧，把兩個活動的地方儘可能安排得近一些並儘可能地錯開一些時間，以便領導兩頭跑，兩邊都兼顧一下。
秘書時間管理必須留出時間。秘書在為領導安排時間時要注意為領導留出機動時間，避免用各種活動把一天的時間排滿。如果把每天的時間都排滿而沒有留出一點“機動時間”，出現意外情況，領導就不得不放棄計劃中的工作，來處理突發事件，而今日未完成的工作，就必須加進明日的工作表中，這樣就打亂了計劃，使後面的工作壓力不斷加大。每天為領導留些“機動時間”，即使沒有發生突發事件，領導也可利用“機動時間”處理一些較次要的問題；或與下屬聯絡一下感情；也可休息一會，考慮一天工作中的得失等。這樣，領導就可緊張而又不失輕鬆地完成一天的工作，從容地面對明天。
一、秘書時間管理中存在的問題
1、工作目標不明確，如果不清楚自己的行為目標，那麼，要想有效地管理時間是十分困難的。除了一些日常工作，秘書還有很多臨時性的事務要處理，如果沒有明確的工作目標，就好比無頭蒼蠅，整天忙得團團轉，還不知道自己在幹些什麼，到頭來一些重要的工作或是應該在某個時段完成的工作沒有完成，影響了下一步工作的開展。
2、工作計劃性不強，有些秘書的工作計劃性不強，或者說沒有計劃，整天忙於應付，工作起來手忙腳亂，經常被日常工作搞得暈頭轉向，工作效率大打折扣，自己覺得很忙很累，其實不然。
3、工作任務的延期現代社會是一個高速發展的社會，辦公室秘書工作不再是以前人們說的那樣：一杯茶，一張報紙打發時間，而應該高速有效地運轉，注重效能。由於秘書工作任務繁重，有些秘書做事總是拖拖拉拉，把應該馬上做的事情一貫地往後拖，而每天又會有新的工作任務，新舊任務交織在一起，就可能導致工作雜亂無章，丟三落四。
二、秘書時間管理的原則
1、管理時間就是管理你的生命。人生最寶貴的資源就是時間，管理時間，就是管理你的生
命。時間管理要區分戰略和戰術兩個層次。首先做好戰略管理，包括時間要實現的整體目標與價值，經常做方向性的調整，用戰略來指導戰術管理。要涉及長遠和近期兩個尺度，近期時間安排要服務於長遠規劃。時間的利用要使工作價值最大化，要透過管理使時間富裕化。要敢於打破常規，以創新方式利用時間。比如，利用走路時思考，帶問題入睡，啟動潛意識創新，讓空閒時間成為寧靜的享受。
2、減少不必要的時間浪費。首先，要改變無意義的思考及行動的習慣。曾經引起“水
平思考”風潮的思考心理學者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘———決定目標及課題，次兩分鐘———思考的擴張及探求，最後兩分鐘———應整理思緒，定出結論。如此嚴格地限制時間，反而能使精神集中，更有助於解決問題。另外，秘書還應消除工作中浪費時間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時間等等。
3、掌握時間的有序性。所謂有序性就是先做什麼後做什麼，要有條理，不能窮於應付。這種有序性要體現在時間的計劃安排之中。工作時間的順序確定一般說來要注重將來而不是注重過去，要著重於機會而非著重於困難，要選擇認定的方向而不輕易地受環境影響，要以
創造性為先，而不僅僅追求穩當和易辦。
4、注意事情的輕重緩急。秘書在擬定時間計劃表的時候，必須區分重要事情和一般事情。首先應把要做的事依據重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關鍵性的工作，同時還要注意用最佳的時間安排最重要的工作。根據自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時
間處理最重要的工作。
三、秘書時間管理的方法
1、目標計劃管理法。目標是秘書時間運用的基礎，工作目標不明確就會迷失方向。秘書要有較強的把握工作目標的能力，並能事先作好周密的工作計劃，事先作好周密的計劃是節省時間最好的辦法。如果在工作開始前多花幾分鐘思考，可能會為下一步工作的開展節省幾個小時的時間。如每年年末制定下一年度工作計劃，每季季末制定下季度工作計劃，每月月末制定下月工作計劃，每週週末制定下週工作計劃。同時要養成記錄自己實際耗用時間的習慣，一般是當時作出記錄，不得已的情況下可事後回憶補記，儘量做到事前控制；或準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率手冊，以事本上標註當天或預定工，電子記事本設定發
聲裝置以便及時提醒。
2、工作分類法。將工作按輕重緩急分為：(（緊急、重要）、)（次要）、*（一般）三類，以便於安排各項工作的優先順序，粗略估計各項工作時間和佔用百分比。在工作中記載實際耗用時間，對比每日計劃時間與實際耗用時間，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。將日常工作與非日常工作區分開來，先將日常工作的時間大體固定下來，然後再合理地安排其他事務，以避免不必要的混亂和相互干擾。如果發現有一些事情反覆或有規律地出現，就採用“批處理”的方式進行操作，將大大提高工作安排上的科學性。
3、將工作內容交錯安排。為了高效地利用時間，切實提高工作效率，秘書人員應把一
天的工作內容交錯安排，以提高效率。這是因為長時間持續同一個活動內容，大腦細胞長時間授受一種資訊刺激，會導致工作效率降低。如果穿插進行其他內容的活動，人體原有的興奮區產生抑制點，在其他部位出現新的興奮區，就會提高工作效率。
四、秘書時間管理的竅門
1、提高說話效率。言簡意賅的表達不但節約自己的時間，更能夠節約他人的時間。任何場合的羅嗦、離題和無休止的爭執都是大忌。
2、下班前幾分鐘，整理好你的辦公桌，清清爽爽地回家。辦公桌、電腦都很容易成為堆積過量資料的地方，每天只要用下班前幾分鐘時間進行簡單整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能為第二天工作的開展做好準備，便於在第一時間裡，搜尋到自己隨時所需的物品，省卻在關鍵時刻帶來的麻煩，提高工作效率和工作質量。
3、為處理突發事務預留時間。如果將所有的時間都排得滿滿的，那麼一旦出現意外或臨時性的工作，整個原定計劃就會被打亂，從而使整個工作都不能順利進行。所以，在時間管理的過程中，還需為處理意外的不確定性事件預留時間。
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