計算機資訊處理技術在檔案資訊化程序中的應用
摘要：科技在飛速發展，計算機資訊處理技術已被應用在眾多領域中，在檔案資訊化程序中應用計算機資訊處理技術，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，縮短了整體的工作時間，讓檔案管理工作能夠迅速、有效進行，還提高了檔案的利用率。基於此，筆者對計算機資訊處理技術在檔案資訊化程序中的應用展開研究。
關鍵詞：計算機資訊處理技術；檔案資訊化；檔案管理
從21世紀開始，資訊化的步伐正在不斷加快，計算機資訊處理技術已得到了廣泛的應用，如今的社會中，計算機資訊處理技術已成為了大眾所使用的工具了。在檔案資訊化程序中也離不開計算機資訊處理技術的應用，其讓原本十分繁雜的檔案管理工作變得更加高效且簡單化。
1、檔案資訊化建設的意義
檔案資訊化建設是適應現代化科技水平的必要手段，是檔案管理部門對內部資訊進行科學化管理的重要方式，因此，要加快檔案資訊化的建設程序，從而更好地為檔案形成單位提供有效的保障。在檔案資訊化建設過程中，檔案管理人員、檔案管理部門以及檔案形成單位都是檔案資訊化建設過程中必不可少的因素。
1.1減少檔案管理人員的工作量
對檔案管理人員來說，檔案資訊化建設能夠從根本上減少檔案管理人員的工作量，檔案管理人員運用計算機資訊處理技術來收集、查詢檔案資訊，大大提升了工作效率，避免浪費不必要的時間，提升檔案管理工作的效率[1]。1.2簡化部門服務流程檔案資訊化建設能夠幫助檔案管理部門有力調整整體的組織結構以及管理模式，從而將部門服務流程簡單化，提升部門對檔案資訊的管理水平，同時能夠為部門領導決策提供資訊參考[2]。
1.3幫助檔案形成單位建立檔案網路
檔案形資訊化的建設，能夠幫助檔案形成單位建立行之有效、規範完整的檔案網路，更好對檔案形成單位的資訊進行有效的管理，透過檔案網路，單位的領導還可以瞭解網路的現狀以及檔案的管理情況，成為確定單位發展方向及動力的重要依據。
2、檔案資訊化程序中存在的安全隱患
2.1物理隱患
檔案資訊系統需要以計算機作為媒介來操作，由於檔案資訊系統需要長時間的運作，因此，會存在一些安全隱患，同時，例如事故、自然災害等都會給檔案資訊系統帶來不可挽回的損失，日常的工作當中，計算機硬體裝置的故障、損毀等問題，都會影響檔案資訊化程序[3]。
2.2傳輸介質的隱患
檔案資訊化系統在傳輸資料時，以網路作為傳輸介質進行傳輸，然而網路具有開放性，易受到他人入侵以及受到植入病毒或木馬等的攻擊，導致資訊資源被竊取、洩露以及丟失。
2.3計算機作業系統的隱患
檔案資訊系統是在計算機系統下執行的，由於計算機作業系統開發商設計系統時會存在漏洞的問題，許多不法人員會針對計算機作業系統的漏洞以植入病毒等方式進行攻擊。一旦攻擊成功，將會給檔案資訊系統帶來非常嚴重的損失。
2.4管理工作的隱患
除了以上的安全隱患，最根本的安全隱患是在檔案管理工作過程中的隱患。對工作人員的安全教育力度不足，導致管理工作人員行為散漫、工作經常出現紕漏，缺乏安全意識，同時，檔案管理部門的規章制度不完善且落實不到位，導致了檔案資訊系統經常出現安全隱患。
3、計算機資訊處理技術概述
3.1計算機資訊處理技術的定義
計算機資訊處理技術是將資料資訊傳輸、處理以及分析等技術結合應用，從而實現對資料資源的高效管理，在辦公自動化以及企業管理等領域應用極為廣泛[4]。在當今社會的企業管理過程中，辦公自動化已得到了普遍使用，將人、硬體以及軟體三者進行有機的結合，大大提升了工作效率，為開展日常的工作節省了很多時間。計算機資訊處理技術必不可少的兩個因素為資料庫與計算機。產生資料後，利用資料處理系統，能夠改變傳統的工作模式。
3.2計算機資訊處理技術的機遇與挑戰
3.2.1創造並挖掘產業價值
隨著資訊化時代的來臨，困擾企業的問題就是資料量較大，不利於管理，只是透過資料庫管理資訊，往往作用很小。若資料量較大，資料庫的相應操作就會變慢，嚴重影響了工作效率，且常規的資料庫只能適應大多數的資料型別及特徵，而計算機資訊處理技術能夠適應所有的資料特徵，施行不同解決方案，滿足不同的使用者需求。
3.2.2資訊保安要求更高
如今是科技高度發達的時代，網路已深入人們的生活，資訊保安問題不斷出現。由於網路環境十分複雜，人們判斷網路資訊的真假需要具有較強的鑑別意識，樹立良好的資訊保安意識，掌握更多的計算機資訊科技，從而為企業和個人的資訊保安提供保障。
3.2.3專門人才培養需求
在當前時代下，技術型人才非常炙手可熱，然而，市場環境下技術型人才的需求量較大，但實際人才量卻與需求量不成正比，因此，培養技術型人才成為了企業不斷考慮的事情。然而，人才的培養需要週期，特別是新興產業更是出現人才嚴重短缺的情況。
3.2.4資料價值分析更重要
資料的真正價值是在詳細的分析後產生的。人們分析資料的主要目的是透過分析幫助企業或個人在現實的生產與生活當中進行有效的決策、管理等，在分析的同時也鑑別那些虛假的資訊。因此，在整個資訊化高度發達的時代，利用計算機資訊處理技術進行資料價值的分析是一個非常巨大的工程，需要一定時間才能夠完成。在當前時代，挖掘大量資料的'價值也是一種挑戰。
4、計算機資訊處理技術在檔案資訊化程序中的應用
4.1檔案資訊化系統的運用
在資訊化時代中，每天都會產生大量資料，隨著資料量的逐日增加，檔案管理工作變得特別繁重，除了必要的檔案資訊外，還需要對一些文字、影象、音訊及影片等相關檔案進行整理歸檔，致使檔案資訊的收錄範圍不斷髮生變化，長此以往，透過人工的方式來進行檔案管理是無法滿足當下發展需要的。使用檔案資訊化系統能夠從根本上幫助檔案管理工作人員提升管理工作效率，降低工作時間，減輕檔案管理人員工作壓力的同時，也能夠將更多的資訊資源充分地利用起來，實現資訊資源的共享，從而提高了資訊資源的利用率。
4.2專網專用，專人管理
檔案管理部門進行日常管理工作中，同一單位所使用的管理軟體必須一致，統一檔案的錄入、查詢以及資料的錄入格式，便於與其他部門進行交流與共享。也要儘量減少資料不能正確讀取、修改以及查詢檢索等問題的出現。對檔案管理部門的員工進行不定期的培訓，使他們各司其職、盡其所能。針對於不同的檔案類別採取建立不同管理系統的方式，例如對黨政機關、媒體影響、會計等不同類別，建立不同類別的管理與歸檔制度，並由專門的人員負責管理，對於不同系統中的訪問許可權、操作口令、資料備份等方面的內容要進行統一化管理，保證在審閱資料庫時能夠暢通，不同類別的檔案系統之間可以有效的相互呼叫。
4.3為檔案資訊化系統提供資料完整性保護
在檔案資訊化工作中，資訊之間並非獨立，而是存在相應的邏輯關係，當資料錄入到計算機後，就會進入資料庫中，形成資料庫與資料庫、資料表、資料欄位之間的管理，透過利用檔案資訊化系統程式能夠將這些邏輯關係迅速調動起來，因此，檔案管理人員要了解資料的不同邏輯關係，以便於在軟體出現問題時，及時檢查並處理問題。由於計算機軟體也存在漏洞，因此，當計算機病毒、木馬等破壞性程式攻擊軟體時，往往會導致檔案資訊化系統的處理過程發生中斷，出現數據不完整或偏移的情況，如果檔案管理人員不瞭解軟體設計結構與資料庫間的關係，無法對軟體進行有效的維護並及時處理故障。
4.4對資料進行定期防護與監控，避免重大事故產生
由於網路具有開放性，因此，面對紛繁複雜的網路環境，資訊資料非常脆弱，在眾多外界不法分子的攻擊和破壞之下，要定期對當前資料採取保護措施，並對檔案資訊化系統進行實時的監控。定期的資料保護可以透過對檔案資訊化系統的資料進行及時的複製、備份等操作，並且透過檔案資訊化系統來定時備份，保證檔案資訊化系統的資料能夠及時得到儲存，或透過磁碟、隨身碟或者是雲盤等方式將備份好的資料上傳以備不時之需。另外，也可以在日常的檔案資訊管理工作過程當中，利用計算機資訊處理技術監控檔案資訊化系統的執行狀態，保證檔案資訊化系統正常執行，例如定期修改加密密碼、設定防毒軟體、防火牆等方式。
5、結語
檔案資訊化程序中離不開計算機資訊處理技術的應用，它能夠推動檔案管理工作現代化，為檔案資訊化系統提供了更深層次的保障，同時也能夠促進並提高檔案管理員的職業素養以及歸檔電子檔案的意識，推動檔案資訊化程序。
作者:許勇 單位:六合區衛計局
參考文獻
[1]陳震燕.計算機資訊處理技術在檔案資訊化程序中的應用[J].科技展望,2015(16):13.
[2]李明.實現檔案資訊化程序的問題及對策[J].城建檔案,2015(8):17-18.
[3]崔玉禮.計算機應用技術對企業資訊化程序及資訊保安的影響[J].網路安全技術與應用,2016(4):104.
[4]王曉燕.新媒體技術在推動檔案管理資訊化程序中的應用分析[J].中國培訓,2016(18).
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