計算機技術在電子檔案的管理作用
摘要：檔案是機關單位和企業為了更好地對員工和自身的經營情況進行管理，從而將相關資料進行記錄的一種資料，企業將其合理歸類，並儲存好，方便以後工作需要。傳統的的檔案是以紙質載體進行相關資料的記錄，但是由於紙自身的特性，易損壞，造成資料的流失會或破壞。隨著我國資訊科技的發展，電子檔案的形式越來越普遍地被企業或機關單位應用於檔案的記錄和管理上，這對於保護檔案的真實性和價值性有著重大的意義。文章透過對計算機技術運用於電子檔案管理進行分析，提出了一些建議。
關鍵詞：計算機技術；電子檔案；分析檔案
對於企業來說，是其發展歷程的記錄者、是其發展經驗的總結者，對企業未來的發展有著重大的意義。企業可以根據檔案資訊制定更好的市場策略，從而獲取更多的經濟效益。傳統的紙質檔案不僅容易造成資料的損壞，還不利於企業的查閱。隨著我國資訊科技的發展，電子檔案的形式越來越普遍地被企業或機關單位應用於檔案的記錄和管理上，這對於保護檔案的真實性和價值性有著重大的意義。電子檔案的出現，企業不僅可以更好地對檔案資訊進行管理，而且還可以確保檔案資訊的準確性，大大減少了工作人員的工作量，提高了工作效率，從而促進企業更好地發展。本文透過對計算機技術運用於電子檔案管理進行分析，提出了一些建議。
1電子檔案的含義
電子檔案與紙質檔案的載體不同，紙質檔案是透過紙張進行檔案資訊的記錄和儲存，而電子檔案是透過計算機磁碟進行資料整合及儲存的一種電子影象及文字的聚合。電子檔案也可以看作是虛擬檔案，它並不是將檔案資訊完全原封不動地轉移到計算機中，而是透過特殊的符號和程式碼進行記錄，這些程式碼就對應著那些檔案資訊中的文字圖片。對於電子檔案，一般需要特定的軟體才能將程式碼轉換成文字圖片，否則就看不到真實的內容。電子檔案一般用磁碟或者光碟進行資料儲存，目前也可以用雲端儲存方式進行儲存。
2電子檔案的優勢
2.1實體的虛擬化
實體檔案一般是用紙張或者光碟進行資訊的記錄，這樣的檔案管理方式很容易受到客觀原因的影響，例如工作人員的失誤等原因，這些都容易造成檔案資訊的損壞，從而大大降低檔案資訊的真實性和價值性。電子檔案是透過計算機進行儲存，而計算機又有開放性和互聯性的特徵，所以電子檔案是無形的，而且對檔案資訊而言，更具有安全性。電子檔案資訊的儲存具體位置並不明確，而且並不集中統一，所以電子檔案資訊不易遭到損壞。
2.2管理的數字化
傳統的檔案管理都是人工手動操作，所以不僅耗時耗力，還可能因為一時的失誤造成更大的影響，從而加大工作量。數字化的檔案管理工作完全透過計算機來進行，工作人員透過網路將各種資訊合理歸類，也可以將收集到的其它資訊進行數字化處理。數字化的檔案資訊不僅可以集文字、圖片、影片等多種檔案形式為一體，而且工作人員還可以透過超連結等手段將已有內容更好地進行延展，還可以根據喜好選擇背景顏色等個性化的東西，從而讓檔案資訊變得更加豐富具體。
2.3週期性短
檔案資訊由於內容的豐富性和複雜性，在進行管理時，必定會消耗大量的人力、物力和財力。工作人員用傳統的紙張記錄方式進行檔案資訊的整理時，不僅要對資訊進行合理的分類，還要進行整合、分析，所以耗時耗力，還容易出現問題。對於電子檔案的管理，工作人員只需在計算機上進行一些程式碼的運算，便可以將檔案資訊進行很好的歸類和整合，不僅減少了大量的工作時間，還提高了工作效率，保證了工作的質量，從而縮短了檔案管理的週期性，而且確保了檔案資訊的真實性和價值性。
2.4互動性
由於計算機的互聯性，使用者與電子檔案資訊的提供者可以實時進行溝通，以此更好地滿足使用者的需求，也方便資訊提供者的修改和更新。由於電子檔案資訊是線上資訊，所以使用者在使用這些資訊時，可以不用去檔案管理處親自檢視，直接透過網路查詢，便能得到自己所需要的資訊，既省時，又達到了自己的目的，所以對於使用者的方便使用具有重大的意義。電子檔案的互動性不僅讓電子檔案管理者更加輕鬆，也讓使用者更加滿意，而且時效性也比較高。
2.5成本低
電子檔案管理的全部過程都是在網路上完成的，工作人員不用耗費更多的財力對電子檔案進行加工、影印和裝訂，而且資訊的使用過程也方便快捷，這大大降低了電子檔案的成本。由於網路技術的快速發展，電子檔案資訊的管理所消耗的成本與傳統的紙質檔案相比，要低許多，因為減少了許多的收費環節，這對於檔案資訊的更好管理產生了很大的影響。
2.6加工標準化、檢索智慧化
為了方便電子檔案的更好管理，電子檔案在進行資源加工時，會有統一的執行標準，例如統一的瀏覽格式、統一的瀏覽平臺等，這對於工作人員的資訊整合以及使用者的使用需求都提供了極大的幫助。由於網路資訊的豐富，工作人員在進行電子檔案資訊的分類整合時，可以將網路上相關的有效資訊進行收集，然後補充到電子檔案中，進行更好的完善。使用者在對電子檔案資訊進行檢索時，可以透過輸入關鍵詞很快找到自己所需要的資訊，還能同時找到相似的資訊，這對於使用者來說，更好地滿足了其需求。
2.7服務性強
電子檔案由於資訊的全面性較強，可以為人們帶來更好的服務，滿足人們多樣化的需求。人們在對檔案資訊進行使用時，也不需要去檔案管理處親自檢視，只需要在網路上進行查詢就可以找到自己所需要的資訊，對於使用者來說，更為方便快捷。電子檔案的設計以及編寫方式都是為了更好地滿足社會和人們的需求，為其提供更好的服務，所以，電子檔案具有較強的服務性，對於提高檔案資訊的利用率來說，具有重大的意義。
3計算機技術在電子檔案管理中的'運用
隨著我國網路資訊科技的迅速發展，電子檔案越來越變得普遍，各種企業都已經將傳統的紙質檔案替換成電子檔案了。電子檔案的出現不僅讓企業的檔案管理工作迅速發展，而且還給企業的工作帶來了極大的便利。電子檔案大大減少了工作人員的工作量，提高了其工作效率，而且還降低了工作中的錯誤率，這對於企業的發展具有重大的意義，也讓企業的經濟效益大大提高。電子檔案的管理方式是新時代的發展潮流，企業必須加快電子檔案體系建設的步伐，使重新修改和整合過後的資訊更好地滿足人們的需求、滿足社會的需求，從而方便企業更好地對檔案資訊進行管理。
（1）儲存。傳統的紙質檔案在進行儲存時，隨著數量的不斷增加，也會導致佔用的地方越來越大。隨著資訊內容的不斷豐富，企業需要用更多的儲存室來對這些檔案進行儲存，這不僅增加了企業的負擔，還會導致檔案資訊的冗雜，對於以後的工作來說，都極為不便。電子檔案是透過計算機進行儲存，一臺計算機便可以儲存幾間儲存室的紙質檔案資訊，而且所佔用的空間也比較小，對於企業以後的工作來說，也更為便利。
（2）查詢。工作人員在進行工作時，常常需要用到檔案中的資訊，在對傳統的紙質檔案進行查詢時，不僅要花大量的時間，而且可能所需要的資料較為分散，這不僅給工作人員的查詢工作造成了極大的影響，還大大降低了工作人員的工作效率，長期以往，最終會影響到整個企業的發展。電子檔案出現後，工作人員只需在相應的瀏覽平臺上輸入關鍵詞便能獲取到自己所需要的資訊，這不僅提高了工作人員的工作效率，還保證了工作的質量，對於企業的發展具有重大的意義。
（3）監測。傳統的紙質檔案在安全性上有很大的問題，由於紙質檔案自身的特性，存放起來比較佔位置，所以不好建立保護措施，這導致檔案資訊的安全性較低，一旦由於某些客觀原因造成檔案資訊的丟失，就會對企業造成重大的影響。電子檔案在資訊的保密上則能達到很好的效果，由於電子檔案儲存在計算機中，而計算機可以設定密碼，或者設定自動監測功能，這樣不僅讓檔案資訊的安全性得到了很好的保障，還可以對檔案資訊進行更好的管理，這對資訊的真實性和價值性來說，有著重大的意義。電子檔案的出現給企業和社會都帶來了極大的便利，其不僅替代了傳統的紙質檔案管理方式，還減少了企業工作人員的工作量，提高了工作人員的工作效率，也更好地滿足了使用者多樣化的需求，對於企業和社會的發展，電子檔案的出現有著重大的意義。
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