淺談文書檔案資訊化管理策略
一、文件一體化的實施依據
文件一體化管理，包括文件實體的生成、文件資訊的利用、文件的規範管理等方面。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發揮各項理論依據的長處，藉助資訊化手段，順應並提高文書檔案工作的規律與效率。
1.大檔案與大檔案：數字檔案館與電子檔案中心的虛擬整合。傳統檔案學認為，檔案具有現行的效用，檔案是辦理完畢的檔案，檔案與檔案是同一事物在不同發展階段的兩個不同名稱。大檔案思想不僅肯定檔案是檔案的前身，而且認為檔案也是檔案，檔案包括檔案的範疇，歸檔只是檔案運動的某個階段。現代資訊科技的發展使電子檔案大量產生，構成豐富的檔案資訊資源。當檔案在生命週期中起步，潛在的檔案資源已經形成，而檔案之“大”並不單單指數量，還包括不同檔案門類之間的聯絡之廣和文件處理環節的多樣化。“大檔案”不僅拓寬了檔案的概念，也使得檔案的外延隨之擴充套件，一些檔案的儲存價值凸顯，檔案工作呈現出社會化、多元化、開放性等特點。“大檔案”和“大檔案”相互交叉，使檔案與檔案的聯絡更為緊密，文件管理必須體現檔案運動的整體性和連續性特點。文件一體，統籌管理，不僅集中了技術力量，而且推進了文書檔案工作的專業化，切實提高了文件管理水平。在資訊化程序中，數字化大檔案將檔案資訊資源推向虛擬，擴大配套檔案的收集範圍和資源共享，能夠促進檔案檔案的大聯通。數字檔案館是實現新環境下文件一體化的重要手段，其中就包括電子檔案中心這個子系統。電子政務的建設，如公文流轉、網上審批、政務公開等都在電子檔案中心完成，儲存即歸檔，成為數字檔案的子目錄。電子檔案中心是數字檔案館的重要組成部分，能實現不同業務系統、不同型別電子檔案的有效傳輸、交換和儲存。為避免重複建設，應當運用相容技術，做好系統的設計、形成與維護，理順文件一體化的體制與流程，實現真正的文件一體的銜接。
2.檔案生命週期理論：全程管控與前端控制的協調統一。檔案生命週期理論是文件一體化的理論基礎之一，而且從實踐的角度，也對文件的管理具有較好的指導意義。根據檔案運動的規律，檔案從生成、流轉到歸檔、永久儲存或銷燬，是一個完整的生命過程，是一個自然流動、難以割裂的過程。為此，要以文件一體化為手段，把檔案管理和檔案管理作為一個整體，對檔案運動的各個階段進行全程掌控。而檔案在歸檔以前，嚴格意義上說還處於文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保檔案歸檔的質量，就必須從文書階段抓起。在文件一體化的全程管控過程中，文書管理便是檔案管理的前端控制。由於存檔的電子檔案具有易流失、易更改等特點，因此確保前端控制是保證各電子檔案真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略。只有把保障措施施加於檔案形成過程，從源頭上防止一些錯誤和隱患，才能確保歸檔檔案的質量。“電子檔案管理系統只有事先設定採集檔案元資料的功能，才能支援檔案的'證據性、真實性和可靠性；只有事先確定檔案的歸檔範圍、採集時間和方式，才能保證歸檔檔案的完整性；只有事先控制檔案的利用許可權，才能確保電子檔案的資訊保安；只有事先考慮檔案的儲存格式、軟硬體環境以及相關引數，才能確保檔案長期的順利讀取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要轉變觀念、統籌綜治、前後照應，才能保障電子檔案整個生命過程的全面、有效管控，保障檔案內容的完整性和元資料結構的一致性，保障檔案從文書部門到檔案部門的資料流安全、暢通。文件一體化不僅符合檔案生命週期規律，而且是促進文書與檔案工作標準化、規範化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。
3.檔案連續體理論：以目的為導向的系統連貫一致。連續體是一種以目的為導向的系統方法，注重檔案從形成到作為檔案存用的管理全過程的連貫一致，倡導檔案形成、儲存與長久利用的一體化管理。其中，利用是檔案和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內部和社會提供檔案服務，這突出了檔案資訊化的實用優勢，也為電子檔案的最佳化管理提出了更高要求。連續體理論認為，檔案的運動不是從出生到消亡的單向運轉，文件處置的順序沒有必然的先後之分，處於後階段的電子檔案具有向前階段轉化的可能。檔案的生命過程與物理實體畢竟有所不同，人在使用過程中是靈活的。檔案生命週期理論指出了檔案運動的普遍規律，而檔案連續體理論則更適用於資訊時代電子檔案的運動特點。這種文件處置的靈活性，更有助於確保電子檔案的確實生成、合理運轉、安全保管和有效利用，使得文件一體化更能達到系統最佳化的效果。檔案生命週期和連續體理論分別從文件整體性與連續性的角度，為文件一體化的有效實施奠定了堅實的理論基礎。檔案生命週期理論強調文件管理的前後照應和統籌綜治，體現整體效應；檔案連續體理論則突出了檔案各個運動階段的連續性，以便於利用為導向，對檔案進行立體的處理，使檔案的運轉成為一個系統靈活的過程。前端控制將對檔案的控制與管理提前到檔案設計與形成的階段，把好源頭關；在此基礎上，運用檔案連續體理論，將一體化管理作為過程和手段，擴充套件檔案經營服務範圍，保持系統連貫一致，建立統一標準，實現資訊共建共享。文件一體化運用現代資訊系統，兼顧兩大理論優勢，體現了全域性觀與系統最佳化的辯證統一。
二、文件一體化的策略手段
文件一體化有利於文件資訊的共建共享，有利於保持檔案之間的有機聯絡，有利於保持電子檔案、元資料、背景資訊三者系統周全。為延伸相關部門職能，融合管理體系，同時簡化工作程式，使文件一體化整個流程更加科學、合理，在資訊化大背景下，應從本單位辦公自動化和資訊管理工作的大局出發，做好責任延伸與理念培養、組織建設與質量監控、標準制訂與功能設計、流轉適用與系統更替等方面工作，構建文件一體化高效運轉的組織模式。
1.責任延伸與理念培養。工作人員對檔案的重視程度決定了檔案工作的質量。在文書與檔案業務分立的情況下，不管是前端控制，還是後端保管，都是一種責任延伸。目前，許多單位對檔案的重視程度不夠，對於資訊時代出現的新特點、新變化認識不夠，對於文件一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對“文件一體化”持以不同的觀點，對於檔案和檔案的關係以及一體化的合理性存在爭議，使得文件一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態度和水平，領導的重視程度也影響了相關先進理念的落實。在單位內部，檔案與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業務分工來看，還是有很大的區別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級檔案部門的業務指導，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協同共進的意識。為此，在文件一體化專案實施之前，將是長期的理念培養的階段。首先，要促進相互瞭解，增加業務往來。文書工作人員要逐漸關注檔案的要求、動態，檔案工作人員要關注文書工作的要求、動態。只有對對方的工作有清晰瞭解，才能明確檔案與檔案物理形態的同一性，以及雙方工作的內在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴充套件業務素養，延伸責任範圍。文書人員要有延伸管理的意識和能力，檔案人員要有超前控制的意識和能力。文書人員要學習檔案規範以前瞻，檔案人員要學習檔案規範以把關。透過培訓，開闊部門視野，增強責任意識，提高服務於文件全域性的本領。再次，由部門領導牽頭，組織一體化的大討論。文件一體化不僅要在專家層面徵求意見，而且要在單位內部結合具體實際，探討是否適合施行、從哪個方面入手等，在討論中促進溝通，培養理念。甚至可以申報為課題專案，作為課題來研究，讓學術先行，來指導實踐。理念培養，既要培養雙方工作人員的學習意識、合作意識、責任意識，確立新型的廣義的文件管理理念，又要培養對於文件一體化的工作進取心和正確認識，進而掌握文件一體化的方式方法乃至技術手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規範。
2.組織建設與質量監控。組織建設就是要加強頂層設計和統籌協調，透過統一規劃、統一標準、統一管理，更好地推動文件一體化的實施。兩大理論分別從整體性和連續性的角度，證明了文件一體化的合理性，而組織建設是整體與連續的重要保障。透過上層領導、部門協調、成員自覺，抓好文件全域性，做好過程對接，監控執行質量，才能確保文件一體化的切實有效。組織建設在於集中人員力量，發揮文件一體化的優勢，避免文件分治的不足。比如在檔案資訊錄入過程中，檔案辦理者最為清楚地掌握檔案入檔資訊。為避免檔案資訊採集失誤，由檔案辦理者負責將檔案或案卷的有關資訊錄入管理系統，更能確保錄入資訊的完整、規範和準確。同時，檔案保管者也不再是被動等待，在檔案形成後才管理檔案，而是針對傳統歸檔時間滯後、檔案資料不全的弊病，主動、超前地同文件辦理者一起，共同確定機構活動需要保管的檔案，然後納入事務活動體系進行管理。組織建設也在於集中技術優勢，將數字檔案館與電子檔案中心的建設納入正軌。電子檔案中心才是文件一體化的核心機構，數字檔案館為電子檔案中心提供檔案環境和技術支援。電子檔案中心是新型的文件管理專業化、服務綜合化的管理實體，維護檔案效力，管理檔案資訊，保障檔案安全，統一實行國家檔案與檔案管理業務標準和規範，同時也對文件一體化進行質量監控。檔案中心在檔案運動過程中，相應地進行全過程蹤跡保全，便於工作人員對檔案質量進行鑑定和處置，確保長久儲存價值，從而真正顧及數字時代的檔案管理需求。電子檔案中心的建設是質量監控的重要途徑，↑蘭臺世界LANTAIWORLD“不是檔案機構或檔案機構的改良，而是政務流程再造後，在新的文件管理體制下催生的新型文件一體化管理機構，它在電子檔案全程管理中起著核心機構的作用”[2]。質量監控必須藉助人力物力，良好的組織建設是質量監控的前提條件。再配合以標準制訂與功能設計、流轉適用與系統更替等手段，可逐步構建符合標準規範的質量保障體系。
3.標準制訂與功能設計。文件一體化在實際操作過程中要有章可循，檔案與檔案管理要有一套統一的業務標準和規範，要有相應的法律法規。建國以來，尤其是黨的十一屆三中全會以來，檔案的法制建設已見成效，法律規範相對完善。然而要推進文件一體化管理，就必須在文、檔各自國家標準的基礎上，建立一套統一的制度和標準。為此，要構建文件一體化嚴密的論證體系，使補充修訂後的文件一體化不僅有一套完整的理論架構，而且具有行之有效的實踐指南，成為文件工作人員的學習檔案，成為檔案資訊化建設的重要藍本。除了針對“文件一體化”本身的論述，還要明確人員與技術的標準。在人員方面，要明確文書人員與檔案人員新的職責和工作範圍。要協調歸檔前後，有清晰的組織業務的劃分，尤其是需要密切合作的專案內容，促進積極有效的配合。要明確相關職責的法律規範，使人員不僅分配到位，而且責任落實到位。在技術方面，要明確文件一體化背景下作業系統應具備的複雜功能。為研發出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的相容性作業系統，提高檔案覆蓋範圍和管理系統的利用水平，系統的功能設計是標準制訂最重要的環節要素。制訂出的技術標準既要符合一體化的流程設計，涵蓋資料庫技術、資訊儲存技術、網路技術等全過程需要的技術，又要在安全性、通用性、智慧性、溝通性上把好關。功能設計是技術標準的具體內容和前提條件，也是標準制訂的難點所在。目前，文件一體化通用的管理軟體主要是半自動或全自動化的電子檔案管理軟體，具有良好的使用者介面。半自動化模擬手工操作，“在一定意義上能實現檔案的自動編目、自動儲存、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢、檢索簡單明瞭。全自動化的一體化管理系統，“主要包括檔案管理、歸卷管理、檔案管理、維護四個子系統，一般具有收文處理、發文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。
4.流轉適用與系統更替。文件管理系統的廣泛應用，使檔案製作與處理進入傳統紙質所無可比擬的時代。即便是在“雙套制”管理中，電子檔案也體現出紙質檔案所不可替代的優勢。然而系統最大的問題還是在於相容性，不僅在於不同檔案格式的相容，而且在於不同子系統之間相互傳導的相容性。傳輸、儲存、檢索、複製，不管在檔案處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統必備的功能。不相容不僅導致文件一體化受阻，而且存在功能重複建設的問題。為便於公文流轉和檔案存用，就必須透過並聯、串聯、互聯等方式，提高文件管理的適用性與系統更替，滿足一對多的使用者資訊需求，建立整體運作體系。公文流轉系統即OA系統，與檔案系統、文件一體化管理系統存在遞進關係。公文流轉系統與檔案系統都是辦公自動化的子系統，而文件一體化的設計就是要將兩大系統整合起來，做到過程統一和體制合一。為此，文件一體化系統首先要具備OA系統的功能，即在資訊釋出和流轉上起到檔案管理應有的作用。檔案管理不只侷限於檔案的製作與生成，在資訊時代，還包括線上傳輸和檢索，具有動態化、靈活性等特點。根據連續體理論，電子檔案的流轉不僅發生在文書管理階段，乃至在檔案形成之後，檔案服務與利用的過程中，同樣存在流轉的可能需求。流轉適用應貫徹文件一體化始終，在其任意一個子系統中都是必須具備的功能。文件一體化管理系統軟體繁多，其核心是利用資料庫技術，將反映檔案與檔案內容與形式特徵的資訊，以“記錄”的方式寫進資料庫中，完成檔案管理與檔案管理的銜接。
“隨著實踐發展，適用於文件管理的系統，呈現從單點功能到整體功能、從單機到網路、從專用到通用的發展趨勢。另外，透過這些系統的開發與運用，檔案部門不斷擴大其合作領域，越來越融於社會。”[4]未來新型文件一體化管理機構應當在整合當前傳統檔案館、數字檔案館、資訊中心和電子檔案中心等機構基礎之上完善功能，兼具管理、技術與服務功能於一體，建立統一、嚴密、高效的運轉體系。在數字化時代中，檔案與檔案、電子檔案與電子檔案的界限不再顯而易見，文書人員與檔案人員的界限也不再涇渭分明，全程管理的電子檔案管理理念得到了充分顯現。文件一體化打破了文件分散的管理格局，將電子檔案從形成起就納入檔案管理視野，把電子檔案形部、檔案機構之間、檔案與檔案機構之間，電子檔案的及時流動與管理。透過檔案管理的責任延伸和檔案部門的超前控制，實現整個文件生命週期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協作的工作方式，保障了電子檔案的真實性、完整性和有效性。
參考文獻
[1]黃霄羽.檔案生命週期理論對機關文件管理的啟示[J].檔案學通訊，2003（05）.
[2]趙屹.數字時代的檔案與檔案管理[M].上海：世界圖書出版公司，2013.
[3]李靜.“文件一體化”的理論與實踐探索[D].蘇州大學碩士學位論文，2013.
[4]王育東，高松峻.文件管理的適用性與系統更替———論OA系統、文件一體化管理系統與電子檔案管理系統的遞進關係[J].浙江檔案，2006（01）.
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