對企業數字檔案集中管理的分析論文
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【摘要】人事檔案管理作為醫院管理工作的基礎構成，有推動醫院良性運轉的作用。人事檔案作為各類事業單位有效開展人事管理工作的基礎性內容，涵蓋管理物件的個人身份、工作經歷及學歷等內容，是個人成長與發展的準確、實時記錄者，另在社會保障及職稱評定等方面，同樣發揮著舉足輕重的作用。在當前社會經濟及數字資訊化技術深層次、全面化發展的大背景下，人事檔案工作發生了實質性改變，數字資訊化已成其必然趨勢。本文針對新形勢下的醫院人事檔案管理工作，就其數字資訊化建設與應用路徑作一探討。
【關鍵詞】醫院；人事檔案管理；數字資訊化；運用
當前，在我院各級醫院的人事組織與管理工作當中，人事檔案管理憑藉其基礎地位與作用，在其中發揮著十分重要的促進作用與影響，無論是在醫院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評定工作中，均提供了能夠較好滿足實際需求與要求的資訊支援。所謂人事檔案，實際就是在一定時期內，對檔案擁有者的各方面經歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實、流程化、系統化反應，針對醫院人事組織部門來講，其透過對各項所需人事檔案內容的調閱，能夠從整體上、全域性層面，對本部門旗下各工作人員的既往經歷以及當前工作實況等內容，有一深刻、細緻的瞭解，因而能夠根據當前實況與需要，更好的開展各項能夠較好滿足當前需求的人事管理工作，推動人力資源工作的規範化、合理化，實現人事檔案管理的科學配置，最大程度提升醫院管理水平，提高各業務層面的實踐操作能力。伴隨我國當前醫療機構體制改革的持續深入，此背景下的醫院人事檔案管理與數字資訊化技術整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現實意義與基礎作用。針對各級醫院來講，應結合自身實況及未來發展需要，切實採取各項有效措施，對數字資訊化資源進行持續、深入、全面性挖掘，最大化發揮其功效，為醫院發展及人事檔案管理提供更好、更加優質的服務。
1.醫院人事檔案數字資訊化的基本內涵
1.1人事檔案數字資訊化的基本定義
所謂人事檔案數字資訊化，從本質上來講，即以當前計算機科學技術為基礎與軸心，秉持資料庫技術發展趨向，並在資訊網路技術不斷增強的綜合大背景下，透過系統的多元、深層整合而逐漸發展成熟的一種新興的能夠較好滿足今後需要的檔案管理模式。在實際執行中，基於人事檔案管理需要，透過將相關數字資訊內容進行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內容，以一種更為先進、更加高效的數字資訊化的形式，不斷記錄下來，並予以儲存，然後，用資料庫所具有的龐大功能體系，對這些數字化檔案內容，進行集中化、規範化、系統化管理，此外，在得到相關授權的基本情況下，利用內建的網路介面，在網路平臺上，能夠對所需內容，進行實時、準確、細緻化查閱，還能根據實際需要進行呼叫，因而具有較高的資源共享水平，較強大的人事檔案管理效率。
1.2醫院人事檔案管理數字資訊化的基本內涵
（1）在醫院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎內容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數字資訊化技術，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案資訊資源所具有的內外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現出來。
（2）醫院人事檔案管理過程中，透過數字資訊化管理方式、方法、模式的系統化運用，能夠充分發揮醫院當前各方面優勢，依託自身軟、硬體資源，將有關人事管理的各方面內容，高效化、深層次、準確的完成，比如資料資源錄入、資料儲存、資訊查詢及檔案呼叫等，而透過將檔案信資源進行規範化歸類與整合，所構建完善的、先進的、實用的人事管理系統，能夠實現人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事資訊，因此，透過數字資訊化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。
（3）呈資訊數字化狀態的醫院人事檔案資源，不僅便於查閱與調取，而且還方便儲存與運輸，對於既往紙質檔案資訊資源所存在的諸如呼叫投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，透過數字資訊化管理，能透過多種方式維持檔案資料內容的完整性與保密性，如授權訪問、系統加密等。所以，在醫院人事檔案管理中運用數字資訊化技術，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。
（4）無紙化辦公是當前企事業單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數字資訊化技術應用於醫院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如雲儲存等工具，能夠實現各類資源的可重複利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。
2.醫院人事檔案資料資訊化管理中的突出問題及原因
2.1缺乏長遠發展規劃
針對發展規劃來講，實際就是為了能夠達成人事檔案資料資訊化管理目標，而制定的中長期任務目標。對於醫院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學、長遠的發展規劃，或在實際運營中與之相背離，那麼醫院在此領域實際管理建設當中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調動醫院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發展規劃，那麼隨之向對應的資訊化管理意識、制度等內容，也就無法真正意義上做到與時俱進，長此以往，現實需求越發難以得到滿足。當前，在全部開展人事檔案資料資訊化建設的醫院當中，指定有全面資訊化規劃的佔比為41.23%，制定有發展規劃但不全面佔比為34.56%，從整體層面來講，其在規劃佔比方面還是相對較高的。但透過現實調查發現，那些制定有相對較全面規劃醫院，以大型化、高水平的綜合性醫院居多，這些醫院具有許多先天優勢，比如軟硬體水平，再比如資金投入，可謂優勢顯著，此外，這些醫院無論是在資料資訊化技術上，還是在醫院現有管理與醫護工作之間的相關銜接與整合方面，均已經形成規範、體系，已發展成熟；另外，需指出的是，這些醫院在資訊化建設基礎方面，均已經較早完成，現今，已經有著比較快的'、高效化的發展速度與規模。而針對那些與之相反，在發展規劃雖然已經制定，但是卻未能收到較小效果的醫院來講，多為資訊化建設整體水平偏低，甚至處於停滯狀態，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫院。對於這些醫院而言，他們非常需要藉助於資料資訊化技術，來推動自身的建設與深層發展，來提升自身的當前的管理質量與水平。但從本質上來講，這些醫院在推動自身資訊化建設方面，未能結合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的資訊化建設工作，無論是在執行方案方面，還是在總體發展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的資訊化水平。所制定的規劃好似空中樓閣。
2.2資金投入不足，重視程度不高
針對人事檔案資料資訊化而言，其乃是近年來快速發展且已趨向成熟的一種較新型的技術方法，同時還是一種比較先進的管理理念。在實際資料資訊化檔案管理過程中，要想使其變得質量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落後管理意識、觀念的改變作為出發點與著眼點，能夠切實認識到檔案管理的內在價值與意義，認識到開展此工作的必要性與迫切性，然後積極將之拓展，對醫院現有的各項資訊資源與技術進行深化擴充套件與更新，基於此，開展全面、系統化的資料資訊化建設。經相關調查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴重不足，這些已經成為對醫院更好發展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案資訊化工作的高效、健康開展。醫院資料資訊化建設必備條件，即為資訊終端軟、硬體的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網路構建等的資金、技術投入。而在實際開展管理工作中，其與醫院日常醫護工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫院不重視資訊化建設，將原本用於此領域建設的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫院的傳統部門或環節中，如醫藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設的資金，可謂少之又少，所以，許多醫院的人事檔案資訊化建設，僅為口頭支票，並未實質性進展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫院管理者還存在片面、落伍的建設理念與思維，比如一些管理者認為，只要將網路、相關軟硬體等內容搞好，便已經算實現了檔案資訊化，其並沒有真正意識到，在相關維護工作未能跟進或比較缺乏的情況下，既有軟硬體也無法將其作用發揮出來，甚至還會由此而引發嚴重的檔案資訊保安隱患。
2.3人員素質偏低，缺乏複合型人才
在醫院人事檔案資料資訊化建設過程中，僅完成軟硬體投入是遠遠不夠的，若離開人員的支援與支撐，那麼工作便無法持續進行，工作質量也難以得到有效保證。經相關調查顯示，在許多醫院尤其是基層醫院中，其內部設定的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出於各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設定方面，沒有進行深入、系統化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟體或系統，難以將其真實效能，最大化發揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案資料資訊化認識不深，行動力不足，學習與應用檔案資訊化系統效率較低。此外，這部分人員存在並不合理的檔案資訊管理知識結構，通常並非專業、系統化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或後勤部門中以轉崗方式來負責管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠專業，也缺乏精準性，因此，面對當前日益發展與更新的人事檔案管理工作，會出現無法適應的情況。
3.醫院人事檔案資料資訊化建設與應用對策
3.1完善管理制度建設，始終秉持資料資訊化人事檔案管理意識與理念
在建設醫院檔案管理資料資訊化過程中，各項工作的前提內容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認識度、重視度與理解度，始終秉持正確的資訊化管理理念，制定與醫院實需相符的資訊化建設制度。所以，針對醫院管理部門而言，需積極與既有資訊化建設資源相結合，與政策資金相融合，制定合理、規範、科學的短、中、長期發展規劃，真正落實醫院人事檔案管理資料資訊化建設工作。此外，在執行中，醫院需要對醫療改革未來發展趨向進行深入研究，對醫院當前人事管理工作基本要點、宗旨、特徵等，開展全面、系統化分析，針對檔案資訊管理查閱、呼叫及轉入等環節，制定滿足當前與今後發展要求，更為科學、詳盡的管理規範，切實規避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，透過構建規範化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。
3.2適當性增加資金投入，提升資訊化人事檔案綜合利用率
首先，對於醫院而言，需以《全國檔案系統資訊化建設實施綱要》為基礎，遵照其中所給出的相關規定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業機房，為數字資訊化檔案管理工作的高效性、專業性，提供切實保障。醫院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進的檔案管理軟硬體裝置，比如檔案管理系統、速印機、電腦登，為醫院更好發展人事檔案資料資訊化管理提供充足、基本的物質基礎。其次，人事檔案利用上，需確保各項內容的完整性與真實性，還需保證其動態性與全面性，把醫院人員各方面資訊均詳細記錄下來，如業務能力、思想道德及個人經歷等，利用醫院區域網，將人事檔案與醫德醫風考核檔案、生技術考核檔案連線在一起，在制式統一的數字化檔案當中，有目的性的劃歸人事檔案資訊，提升人事檔案實用性，增強其準確性，強化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準確、更加細緻的記錄幹部資訊，為組織培養工作的更好開展，為優秀幹部的選拔，提供切實性便利。
3.3增強人員素質，切實落實人事檔案資訊化工作
當前，在數字資訊化技術大發展的社會背景下，在醫院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細緻的推動此方面的建設，提升其質量與水平，首先須從管理者做起，積極引導他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數字資訊科技。首先，對於人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態，來提升自身的理論知識水平，與強化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全域性上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視並善於運用各種先進的數字軟體，在人事檔案管理實踐當中，全面、深入掌握各種先進的、能切實滿足使用需求的資訊管理技能。醫院可根據當前實況，積極組織相關人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關人事檔案管理知識學習、技能掌握的培訓活動，增強相關人員的業務水平與操作技能。
4.結語
綜上，在醫院人事檔案管理中，透過數字資訊化管理的運用，能使整個醫院人事檔案管理工作，變得更加準確、更具效率，這與時代發展要求也相適應。將數字資訊化應用於醫院人事檔案管理中，除了可以實現醫院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫院工作人員的工作質量與效率，乃是一種有效且與當前管理要求相符、相適應的管理方式。將數字資訊化技術運用於醫院人事檔案工作當中，能將傳統檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫院人事檔案管理的實效性，促進醫院發展。
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