探討檔案鑑定標準中的保管費用因素研究意義
檔案鑑定標準是檔案鑑定工作的關鍵環節，而明確影響鑑定標準的因素是正確制定鑑定標準，作好鑑定工作的重要依據和出發點。長期以來，我國對影響檔案鑑定標準的因素研究頗深，例如：檔案的內容、檔案的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，並且隨著市場經濟的發展它在檔案鑑定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。
一、保管費用的含義及與管理效益之間的關係
眾所周知，保管檔案需要一定的物質條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如儲存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑑定，即檔案鑑定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以後保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建築庫房所需的費用;處理費用是指每立方英尺檔案對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑑定中的一個永恆的和決定性的因素;保護費用是指檔案在保護或修復過程中所需裝置和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經費來源與所儲存檔案未來的用途。儲存費用與研究價值的比較是鑑定人員鑑定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的資訊，則儲存體積較小的，它可以節省庫房面積。同時，若是一份或幾份檔案從宏觀或微觀上發揮作用的價值低於儲存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。
二、保管費用是確定檔案鑑定原則和鑑定標準的重要因素
鑑定標準是人們在鑑定活動中應用於物件的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結出來的歷史性結論。因此，它是隨著社會的發展而不斷完善的，它的內容是客觀的。長期以來，國內外檔案學者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，並對實際工作起到了指導和依據作用。隨著社會的發展，檔案數量的急劇增長，儲存檔案的物質條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑑定者們不得不在鑑定檔案時，考慮該檔案的利用價值與儲存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發揮作用所帶來的利益，超過因儲存檔案所付出的代價時，它才具有儲存價值。這就是近些年來國內外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現時期的檔案鑑定理論，這是對謝倫伯格鑑定思想的進一步發揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發揮作用，但是不可能把它們都儲存下來。社會用於保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑑定工作的一個必要條件。”②在國內，有許多檔案學者也提出了同樣的觀點。《檔案工作基本知識》、《檔案管理學基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據實際工作的經驗教訓提出了必須研究儲存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案儲存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案儲存的質量和數量。因此，在鑑定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得儲存，值得儲存多久。”③
由此看來，保管費用因素是確定檔案鑑定原則和標準的重要因素，它體現了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑑定的係數之一，會影響鑑定工作的客觀性，使鑑定標準受到經濟市場的影響。其實，鑑定本質上是解決檔案數量的無限增長性與人類有限的儲存能力之間的矛盾，這個矛盾的.最終解決體現的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經濟效益兩部分。其中，社會效益在鑑定標準中主要是在檔案內容屬性標準及主客體需要標準中體現。但是作為經濟效益方面在前兩者中無法體現，所以，要想完整地體現檔案管理的效益必須使用反映量化經濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑑定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發展中國家而言，用量化的標準確切地體現經濟效益不僅是一種社會發展的必然，而且具有很大的現實意義。認識到這一點，對檔案鑑定理論是一種豐富，同時，對目前經濟轉型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據作用。
三、重視費用因素將效益標準貫徹到檔案鑑定中的對策
1，轉變觀念，堅持經濟效益與社會效益的辯證統一。人們將檔案作為資訊儲存、保管和提供利用，這個過程本身就是為了追求某種效益，所存檔案若不能滿足社會的需求或者儲存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失，那麼保管檔案就變成了無效勞動。當然，這種效益中包括社會效益和經濟效益兩方面。所謂以最小的投入達到最大的產出，自然包含著那些可能是潛在的、間接的但又是非常重要的社會效益，同時，現實存在的保管檔案資訊所付出的人力、物力和財力是否具有合理性，也是一個不容忽視的問題，因為其論證結果既能向人們展示檔案管理活動對社會的貢獻，又可為檔案部門的投資提供依據。特別是在市場經濟發展的今天，在檔案部門財力有限，庫房內又存諸多無須儲存檔案的狀況下，更需轉變原有的只重視社會效益而忽視經濟效益的觀念和作法，從總體上考察檔案管理活動在經濟上的合理性，重視保管費用因素對效益的影響，切實將其貫徹到鑑定工作中去，這對目前檔案工作中最佳化館藏提高效益具有重要的意義。
2，加強檔案鑑定理論的研究，使其更有利於指導實踐。由於效益因素在檔案管理中的重要性和客觀性，它應該在檔案的鑑定依據——鑑定標準中體現出來，即鑑定檔案的標準除了檔案屬性標準、主客體需要標準，還應有效益標準，以此來作為鑑定檔案價值時衡量費用因素的理論依據。此外，檔案部門應注重研究一些操作性強的工作規範和工作標準，並在制訂細則時考慮到保管費用因素，如可修改現有保管期限表，將保管期限的劃分進一步細分為1個月、3個月、6個月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等，在確定該檔案究竟該儲存多久時，應將費用因素考慮進去，這樣在鑑定的具體工作標準中減少了人為因素的干擾，使其更具有科學性，更能體現效益因素。
3完善鑑定組織和方法，提高管理效益。解決大量過期檔案滯留在昂貴的庫房中造成管理困難的一個最有效的方法是建立起經常性的檔案專業鑑定秩序。即應在各級檔案機構中成立檔案鑑定機構，由檔案行政管理機關、檔案館的鑑定專家以及富有較多實際工作經驗的人員組成，專職負責檔案鑑定、存留與銷燬問題的研究及經常性的檔案銷燬鑑定工作，以保證檔案始終處於被選擇的狀態中，從而提高管理效益。另外，鑑定的方法也應採用定量方法與定性方法相結合。定性分析法是運用自身特定的概念系統、特定的理性和規律從抽象思維中概括出來，它有利於對檔案價值社會效益的評價。而定量分析法則是用數理方法或計量方法來體現成本/效益、功能/費用的關係，從而有利於檔案價值經濟效益的評價。當然，在採用定量方法中會遇到許多困難，它畢竟不同於質能系統，檔案作為資訊本身的統計也不同於物質和能量，有時資訊的投入與產出難以用確定的量來表達，這是由資訊和資訊活動帶有極大的不確定性和模糊性因而很難確定計量單位和評價標準造成的。④因此，建議兩種方法結合起來使用，例如對科技檔案或專門檔案的價值的評定用定量分析法比較準確，當評定文書檔案或黨政檔案時用定性分析法。在評價效益的過程中運用定性分析得出的結論可以指導定量分析，運用定量分析得出的數量指標可以為定性分析提供基礎和進一步的證明，以引起有關部門和檔案管理部門的重視，從而提高其效益意識，減少投入增加產出。
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