物業檔案員崗位職責

物業檔案員崗位職責

　　物業檔案資料管理具有動態性，因此必須建立動態管理機制凡是管理程式的各個環節，有關人員都要進行及時性、經常性、完備性的動態記錄。下面是小編整理的物業檔案員崗位職責，希望對大家有幫助！

　　一、負責公司檔案資料的歸檔、保管、借閱等檔案管理工作。

　　二、負責對有儲存價值的各種檔案、音像製品、圖表等檔案、資料，進行編目、立卷等工作。

　　三、正確掌握檔案管理的方針、政策，熟悉公司檔案管理業務，能擔任公司檔案管理專業的業務指導，解決業務工作中的一般問題。

　　四、對庫存檔案有系統的瞭解，能根據承辦人提供的線索，及時查詢所需的檔案。定期清點檔案資料，對於借出檔案及時催還歸卷。

　　五、對於未按期上繳的檔案資料，及時與有關部門聯絡催要。

　　六、妥善保管檔案，確保檔案安全，防止檔案失散受損。按檔案管理期限，對於過期檔案資料，按規定手續注消或封存。

　　拓展：物業管理檔案的概念與分類

　　（一）檔案的定義

　　檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。簡單地說，檔案是清晰、確定的原始記錄性資訊。

　　（二）物業管理檔案的含義

　　物業管理檔案是指在物業的開發和管理活動中形成的作為原始記錄儲存起來以備查考的'文字、影象、聲音以及其他各種形式和載體的檔案。

　　此定義包括兩層含義：一是經過歸檔儲存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的資訊內容。如在工程竣工驗收之前，施工圖紙是正在使用的檔案，既非原始記錄，也非檔案。工程竣工驗收後，經過歸檔儲存後的施工圖紙，以及其所記載的設計內容就是該專案的歷史原始記錄，即檔案。

　　（三）物業管理檔案的內容

　　物業權屬資料、技術資料和驗收檔案

　　業主、物業使用人的權屬檔案資料、個人資料

　　物業執行記錄資料、物業維修記錄、物業服務記錄

　　物業服務企業行政管理

　　物業管理相關合同資料等。

　　（四）物業管理檔案的分類方法

　　1．年度分類法

　　年度分類法：根據形成和處理檔案的年度，將全宗內檔案分成各個類別。

　　特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯絡，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發展的變化情況，便於按年度查閱利用檔案。

　　2．組織機構分類法

　　組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。

　　特點：能保持全宗內檔案在來源方面的聯絡，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便於按一定專業查閱檔案。

　　3．事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點：能較好地保持檔案在內容方面的聯絡，使內容相同或相近的檔案集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便於按專業系統全面地查閱利用檔案。

　　4．流程分類法

　　流程分類法：依據立檔單位設立的流程進行分類，把檔案按階段性進行歸集整理。

　　特點：能夠系統地反映立檔單位的檔案資料，保持立檔單位檔案資料全過程的連續性和全面性。有利於立檔單位按設立流程系統全面查閱利用檔案。

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