OA系統的應用實施探究畢業論文
導語：本文針對OA系統應用實施中存在的常見問題，提出了OA系統建設實施中應該採取的相關措施。以下是小編整理OA系統的應用實施探究畢業論文的資料，歡迎閱讀參考。
關鍵詞：OA系統;資料遷移;人性化設計;人員培訓
所謂OA，即辦公自動化(Office Automation)，是辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業務活動逐步由各種裝置、各種人機資訊系統來協助完成，達到充分利用資訊，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。然而很多企事業單位的OA系統開發建設完成後，沒有有效的措施保障系統的推行，引發使用者的牴觸，或者只重視系統軟硬體建設，忽視資訊化本身對於資訊資料的需求，忽視了資訊的收集、整理與利用，對資料、文件等資料的`數字化轉化沒有引起足夠的重視，使OA系統成為空殼，無法順利應用實施。針對以上種種問題，本文擬從制度、資料、人員等方面對OA系統的實施提出一些建議。
1 建立健全規章制度，單位領導牽頭推廣，各部門協調配合
OA系統往往涉及單位各個部門及人員，涉及面較廣，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統的作業習慣，在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度上、人員上加以保證。首先，透過將OA系統的實施制度化，制定OA系統執行的規定及一整套實施細則，明文要求系統的使用，尤其要切斷非必要的傳統紙質資訊流轉形式;同時，在人員方面，單位領導要帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關鍵的審批環節，而各部門之間也要充分協調配合，利用OA的資訊共享平臺，把行政管理和業務實施在OA平臺上開展起來，以促進系統迅速、切實地應用起來。
2 重視資料遷移與資料共享
資訊系統建設中有一句老話，“三分技術、七分管理、十二分資料”。如今的OA系統建設的核心，就是要打破傳統的資訊孤島現象，對資料資源進行統一規劃，並制定統一的資料標準和建立整個OA系統共享的中心資料庫。在OA實施推進的過程中，需要整合舊系統遺留的歷史資料，存在結構複雜或不規範、資料量浩大、資料不全或者有誤等多種情況，如果不能對這些已有資料進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA系統成為空殼，無法支援業務的順利開展。而整理資料的工作量往往耗時費力，為此，建議成立專門的資料專案組、單獨立項、專業實施。
同時，針對企事業單位存在的一個業務部門要同時管理多套資訊系統進行資訊上報的情況，OA系統作為日常辦公的基本業務平臺，允許使用者方便地自定義各種業務流程和表單，和其他系統進行資料整合，生成各種統計報表;預留良好的介面，方便資訊資料的匯入匯出，從而能最大限度地減少使用者的重複勞動。
3 充分運用人性化的設計與管理
OA系統本身設計上要增加一些人性化的東西，比如領導工作繁忙，可將一些非關鍵的流程交由其他崗位掌握進度，在審批的介面可以設定一些常用的審批語言，以供簡單點選選擇，從而可以儘量簡化審批流程;比如對於有些使用者在電腦操作上不是很在行，可以配合使用手寫板;在內部簡訊、郵件功能上可以設定自定義群組，實現簡訊、郵件有針對性的群發。
而隨著3G行動網路的部署，移動OA系統可將原有OA系統上的公文、通訊錄、日程、檔案管理、通知公告等功能遷移到手機，讓使用者可以隨時隨地進行掌上辦公。這些人性化的設計能讓使用者體會到資訊化帶來的便利，從而更樂於接受系統。
可以透過分佈實施系統進行人性化的管理，從易到難啟動各個功能模組。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能，如資訊釋出等。而一些複雜的流程及輔助辦公性質的如車輛管理、會議管理、資產管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模組，可以在系統應用良好的情況下再逐步地開放給使用者，弱化使用者對新系統的牴觸情緒，以確保實施和推廣的效率。
4 要進行全面的使用者培訓
網路化的OA系統使得幾乎人人都可能成為OA系統的使用者，對使用者的培訓決定了OA軟體的使用程度，使用者培訓是成功實施OA系統的重要因素。培訓可採用授課和現場培訓的方式進行，針對不同的管理層級(高層管理人員、中層骨幹管理者和普通使用者)，不同的使用者許可權(系統管理、業務管理、行政管理)制定相應的培訓方案。
透過對OA理論、OA軟體系統功能、使用操作、資料採集等方面的內容進行不同層次的培訓，使使用者明確OA原理、相關管理理論和具體的OA實施方法，從而提高人員的技術水平和素質。最重要的是，要透過培訓提高全員對實施OA專案根本意義的認識，提高積極性和主動參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能儘快地進入角色。
5 結束語
OA系統實施時需要重點關注的有制度的保證、資料的支援，並輔以一些人性化的設計與管理，實施全面的人員培訓，讓OA系統能真正融入企事業單位日常工作中，達到提高內部工作效率、節約運營成本、規範企業管理、提高單位競爭力，加強員工凝聚力的作用。
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