議邀請函的結構與寫法
(一)會議邀請的含義
會議邀請是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。
邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，傳送物件不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由物件自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽淡會、產品釋出會產等，以發邀請函為宜。而會議通知則用於具有縱向關係（即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作的管理關係）性質的會議，或者與會者本身檢有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的物件來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，面邀請非團本成員參加則應當用邀請函。
（二）會議邀請函的基本內容
會議邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議背景、目的和名稱；主辦單位和組織機構；會議內容和形式；參加物件；會議的時間和地點、聯絡方式以及他需要說明的事項。
（三）會議邀請函的`結構與寫法
1．標題。由會議名稱和“邀請函（書）”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，如：《亞太城市資訊化高階論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜折開寫成“關於邀請出席**會議的函”。
2．稱呼。邀請函的傳送物件有三類情況：
（1）傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。
（2）邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，字尾“先生”、“女士”、“同志”等。
（3）網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”z統稱。
3．正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席（列席）”照應稱呼，再用渡句轉入下文；主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項；最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。結尾也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4．落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋單。
5．成文時間。寫明具體的年、月、日
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