電子檔案對檔案工作的影響及對策的檔案管理論文精選
電子檔案對檔案工作的影響及對策
一、電子檔案定義及其特點綜述
所謂電子檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質檔案比較，電子檔案有以下幾個特點：
1. 電子檔案不再是直觀的紙質檔案，它需要藉助現代辦公裝置才能閱讀利用;
2. 電子檔案可以直接由計算機等現代辦公裝置迅速地處理和傳遞;
3 .電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;
4.電子檔案的儲存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對儲存場地的面積要求不高，而對環境的溫溼度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子檔案對檔案業務管理工作的影響
1.傳統的檔案工作以紙質檔案材料為工作物件，而應用計算機後，電子檔案取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公資訊資料中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得檔案與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如檔案的立卷歸檔制度。檔案的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，檔案形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子檔案隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有儲存價值”的檔案，還應包括該檔案的讀取軟體甚至作業系統。
2.由於電子檔案資訊與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯絡，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子檔案的環境中，檔案的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子檔案可以透過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質檔案那樣的分類整理。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類。
3.由於電子檔案的儲存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析範圍也將擴大，要分析電子檔案的讀取軟體甚至作業系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，檔案應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子檔案一方面由於製作方便，將產生比以往更多的檔案，另一方面由於使用者的需要，資訊和資料不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的.保管期限，況且目前電子檔案的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子檔案資訊載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質檔案有許多不同之處。
三、電子檔案對檔案學理論的影響
1.對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它資訊，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便於修改、便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在。電子檔案是計算機文字處理系統中的最後一個文字，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至檔案與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地複製電子檔案，這樣檔案是檔案的前身，檔案是由檔案有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子檔案的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子檔案能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子檔案能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2.對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子檔案的產生，後者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源於來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在檔案形成者或資訊提供者的組織機構及其檔案的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案檔案。而電子檔案在形成過程中，不再嚴格對應於現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對檔案資訊複製、修改和重新組合、打亂或破壞檔案的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅侷限於尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與檔案系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯絡，瞭解在整個生命週期中檔案組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3.對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究物件所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要物件，電子檔案出現以後，檔案工作的物件發生了變化，其理論研究的物件自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子檔案來開展。如電子檔案的整理排序技術、資訊保安保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應採取的對策
1.做好歸檔電子檔案的技術處理工作，實施電子檔案管理戰略。新型檔案材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行檔案工作領域，對產生的大量電子檔案的接收、處置乃至儲存工作進行指導，保護電子檔案的原始資訊，瞭解檔案資訊重新組合的來龍去脈。也就是說，透過採取技術處理，將已歸檔的電子檔案改為“只讀性”檔案，即只能讀不能寫的不可更改的檔案，從而識別和保護電子檔案的原始結構，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質檔案一樣發揮社會效用。
2.解決好電子檔案的儲存問題。以化學磁性材料為載體的電子檔案，從理論上講能夠長期儲存，因為它的資訊讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子檔案記錄在介質層上的資訊被密封在塑膠保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由於電子檔案形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子檔案中原始資訊的長期儲存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對於長久儲存的電子檔案，需要定期進行復制，以防止資訊損失。
3使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子檔案的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案資訊載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
4檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應資訊科技和檔案事業的發展必須採取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應資訊科技的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應資訊科技發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接資訊科技革命最根本的對策。
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