Excel建立資料庫技巧

精選Excel建立資料庫技巧

　　Excel建立資料庫技巧

　　日常工作中，我們常常需要建立一些有規律的資料庫。例如我為了管理全鄉的農業稅，需建立一資料庫，該資料庫第一個欄位名為村名，第二個欄位名為組別。我鄉共19個村，每個村7～17個組不等，共計258個組。這個資料庫用資料庫軟體（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro程式設計來輸入吧，這些資料似乎還嫌不夠規則（每個村對應的組數不一定相同），這個程式編寫可就不那麼簡單了，除非你是程式設計高手兼程式設計迷，否則可有小題大作之嫌了。

　　其實Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕鬆搞定這些資料庫：

　　第一步：開啟Excel97（Excel2000當然也行），在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村” （注：東山17個組，2＋17=19據此推算），第28行填上“橫坡村”（演算法同前，牛背嶺村9個組：19＋9=28），如此類推把19個村名填好。

　　第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”並在此按滑鼠右鍵選擇“複製”把這三個字複製剪貼簿，然後在每一個填有村名的那一行的B列點一下滑鼠右鍵選擇“貼上”在那裡填上一個“第1組”。

　　第三步；用滑鼠點選選中A2“東山村”單元格，然後把滑鼠單元格右下角（此時滑鼠變為單“十”字形），按住滑鼠往下拖動，拖過的地方會被自動填上 “東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用滑鼠“一拖了之”。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動“第1組”時，填寫的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個欄位後，其它的資料可以繼續在Excel中填寫，也可等以後在資料庫軟體中填寫，反正勞動強度差不多。

　　第四步：儲存檔案。如果你需要建立的是Access資料庫，那麼別管它，就用Excel預設的“.xls”格式儲存下來。如果你需要建立的是FoxPro資料庫，那麼請以Dbase 4 （.dbf）格式儲存檔案。

　　第五步：如果需要的是Access資料庫，那麼你還必需新建一個Access資料庫，在“新建表”的對話方塊裡，你選擇“匯入表”然後在匯入對話方塊中選擇你剛剛存檔的“.xls”檔案。（什麼？你找不到？！這個對話方塊預設的檔案型別是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好匯入檔案後，你只要注意把一個“第一行包含列標題”的複選框 芯託辛耍ㄈ綣 你不需要ID欄位，你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇“不要主關鍵字”），其餘的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。匯入完成後你可以打資料庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro資料庫，那麼更簡單，可以直接用FoxPro開啟上一步你存檔的“.dbf”檔案，根據需要進行一些諸如欄位寬度、欄位資料型別設定就可以使用了。

　　說到這裡，你可能會說“呀，太簡單了，我也會”，那麼好了，我寫這篇文章的目的就是要大家儘可能不再做那些很麻煩的事，“該偷懶時就偷懶”嘛。

　　excel怎麼合併單元格的方法

　　今天有網友在QQ上問了筆者一個excel合併單元格的問題，找不到怎麼合併了。下面針對這個問題，筆者今天就把“excel怎麼合併單元格”的方法和步驟詳細的說下，希望對那些剛用excel軟體還不太熟悉的朋友有所幫助。

　　excel中如何合併單元格

　　excel合併單元格有兩種方法：

　　1、使用“格式”工具欄中的“合併及居中”；

　　想使用格式工具欄中的合併單元格快捷按鈕，需要確認格式工具欄處於顯示狀態，具體的方法是選擇“檢視”—“工具欄”—“格式”，詳細看下圖中“格式”處於勾選狀態（點選一下是選擇，再點選一下是取消，如此反覆）

　　確認了“格式”工具欄處於顯示狀態後，我們可以在格式工具欄中檢視是否顯示了“合併居中”按鈕，如果沒有顯示，我們在新增刪除按鈕的子選單裡勾選“合併居中”。

　　當確認了你的格式工具欄中有了“合併居中”按鈕之後，就方便多了，把需要合併的一起選擇，點一下這個按鈕就可以合併了。

　　2、使用右鍵選單中的“單元格格式化”中的“文字控制”

　　選擇你需要合併的幾個單元格，右鍵選擇“設定單元格格式”，在彈出的視窗中，點選“對齊”標籤，這裡的選項都非常有用。“水平對齊”、“垂直對齊”“自動換行”“合併單元格”“文字方向”都非常有用，自己試試吧。

　　excel合併單元格如何取消合併

　　如果你對上面的合併方法非常熟悉，就很好辦了。

　　1、在合併單元格的第一種方法中，點選已經合併的單元格，會拆分單元格；

　　2、在合併單元格的第二種方法中，點選右鍵已經合併的單元格，選擇“設定單元格格式”選單，當出現上面第二幅圖的時候，去掉“合併單元格”前面的對勾即可。

　　電腦菜鳥級晉級excel表格的工具

　　我們可以開啟帶有wps的excel表格，會發現其中有一些工具，這裡面我講一下這裡面的工具，其中看一下，這裡面我們可以輸入文字記錄自己想記錄的事情，後面可以備註數量。

　　其中字型的話，不用多說了，很多人也都會，這裡面也用不到那麼多字型的事情。說幾個經常用的幾個快捷鍵。輸入文字以後ctrl+c ,是複製，ctrl+V黏貼，當然也可以點選右鍵刪除。拖住單元格，滑鼠移到右下角有一個十字的加號往下拖拽會發現數字增加。如下圖，很多做財務的人都會需要，省得我們一個一個複製了。

　　在表格中，有很多數字，比如我們要求和這可怎麼辦，這難道了很多剛接觸電腦的朋友，當然也找不到到底在哪裡有沒有發現頁端的左上角有一個圖示，底下寫著自動求和，這就是我們要找的求和，可以自動幫我們快速求和。

　　excel中vlookup函式的使用方法

　　在前幾天筆者看到同事在整理資料時，用到VLOOKUP函式，感覺非常好！下面把這個方法分享給大家！

　　功用：適合對已有的各種基本資料加以整合，避免重複輸入資料，整合的資料具有連結性，修改原始基本資料，整合表即會自動更新資料，非常有用。

　　函式說明：

　　=VLOOKUP (欲搜尋的值，搜尋的'參照陣列範圍，傳回陣列表的欲對照的欄，搜尋結果方式)

　　＊搜尋的參照陣列範圍：必須先用遞增排序整理過，通常使用絕對參照，以利複製函式。

　　＊搜尋結果方式：TRUE或省略不填，只會找到最接近的資料；FALSE則會找完全符合的才可以。

　　左邊A2：B5為參照陣列範圍，E2為欲搜尋的值，傳回陣列表的欲對照的欄為第2欄(姓名)

　　在F2輸入=VLOOKUP(E2,A2:B5,2,FALSE)將會找到155003是王小華，然後顯示出來。

　　絕對參照=VLOOKUP(E2,A2:B5,2,FALSE)

　　講解範例：

　　1) 先完成基本資料、俸點

　　等工作表

　　2)基本資料

　　3)俸點

　　4)薪資表空白

　　5)在薪資表工作表中

　　儲存格B2中輸入=VLOOKUP(A2,基本資料!$A$2:$D$16,4,FALSE)

　　儲存格C2中輸入=VLOOKUP(B2,俸點!$A$2:$B$13,2,FALSE)

　　儲存格D2中輸入=VLOOKUP(A2,基本資料!$A$2:$D$16,3,FALSE)

　　6)用VLOOKUP函式完成薪資表

　　相關知識點講解：

　　VLOOKUP函式的用法

　　“Lookup”的漢語意思是“查詢”，在Excel中與“Lookup”相關的函式有三個：VLOOKUP、HLOOKUO和LOOKUP。下面介紹VLOOKUP函式的用法。

　　一、功能

　　在表格的首列查詢指定的資料，並返回指定的資料所在行中的指定列處的資料。

　　二、語法

　　標準格式：

　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)

　　三、語法解釋

　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以寫為：

　　VLOOKUP(需在第一列中查詢的資料,需要在其中查詢資料的資料表,需返回某列值的列號,邏輯值True或False)

　　1.Lookup_value為“需在資料表第一列中查詢的資料”，可以是數值、文字字串或引用。

　　2.Table_array 為“需要在其中查詢資料的資料表”，可以使用單元格區域或區域名稱等。

　　⑴如果 range_lookup 為 TRUE或省略，則 table_array 的第一列中的數值必須按升序排列，否則，函式 VLOOKUP 不能返回正確的數值。

　　如果 range_lookup 為 FALSE，table_array 不必進行排序。

　　⑵Table_array 的第一列中的數值可以為文字、數字或邏輯值。若為文字時，不區分文字的大小寫。

　　3.Col_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。

　　Col_index_num 為 1 時，返回 table_array 第一列中的數值；

　　Col_index_num 為 2 時，返回 table_array 第二列中的數值，以此類推。

　　如果Col_index_num 小於 1，函式 VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!；

　　如果Col_index_num 大於 table_array 的列數，函式 VLOOKUP 返回錯誤值 #REF!。

　　4.Range_lookup 為一邏輯值，指明函式 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小於lookup_value 的最大數值；如果 range_value 為 FALSE，函式 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。

　　VLOOKUP函式

　　在表格或數值陣列的首列查詢指定的數值，並由此返回表格或陣列中該數值所在行中指定列處的數值。

　　這裡所說的“陣列”，可以理解為表格中的一個區域。陣列的列序號：陣列的“首列”，就是這個區域的第一縱列，此列右邊依次為第2列、3列……。假定某陣列區域為B2:E10，那麼，B2:B10為第1列、C2:C10為第2列……。

　　語法：

　　VLOOKUP（查詢值，區域，列序號，邏輯值）

　　“查詢值”：為需要在陣列第一列中查詢的數值，它可以是數值、引用或文字串。

　　“區域”：陣列所在的區域，如“B2:E10”，也可以使用對區域或區域名稱的引用，例如資料庫或資料清單。

　　“列序號”：即希望區域（陣列）中待返回的匹配值的列序號，為1時，返回第一列中的數值，為2時，返回第二列中的數值，以此類推；若列序號小於1，函式VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!；如果大於區域的列數，函式VLOOKUP返回錯誤值 #REF!。

　　“邏輯值”：為TRUE或FALSE。它指明函式 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小於“查詢值”的最大數值；如果“邏輯值”為FALSE，函式 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。如果“查詢值”為文字時，“邏輯值”一般應為 FALSE 。另外：

　　·如果“查詢值”小於“區域”第一列中的最小數值，函式 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。

　　·如果函式 VLOOKUP 找不到“查詢值” 且“邏輯值”為 FALSE，函式 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。

　　Excel中RANK函式怎麼使用？

　　Excel中RANK函式怎麼使用？下面將以例項圖文詳解方式，為你講解Excel中RANK函式的應用。

　　rank函式是排名函式。rank函式最常用的是求某一個數值在某一區域內的排名。

　　rank函式語法形式：rank(number,ref,[order])

　　函式名後面的引數中 number 為需要求排名的那個數值或者單元格名稱（單元格內必須為數字），ref 為排名的參照數值區域，order的為0和1，預設不用輸入，得到的就是從大到小的排名，若是想求倒數第幾，order的值請使用1。

　　下面給出幾個rank函式的範例：

　　示例1：正排名

　　此例中，我們在B2單元格求20這個數值在 A1:A5 區域內的排名情況，我們並沒有輸入order引數，不輸入order引數的情況下，預設order值為0，也就是從高到低排序。此例中20在 A1:A5 區域內的正排序是1，所以顯示的結果是1。

　　示例2：倒排名

　　此例中，我們在上面示例的情況下，將order值輸入為1，發現結果大變，因為order值為1，意思是求倒數的排名，20在A1:A5 區域內的倒數排名就是4。

　　示例3：求一列數的排名

　　在實際應用中，我們往往需要求某一列的數值的排名情況，例如，我們求A1到A5單元格內的資料的各自排名情況。我們可以使用單元格引用的方法來排名：=rank(a1,a1:a5) ，此公式就是求a1單元格在a1:a5單元格的排名情況，當我們使用自動填充工具拖拽資料時，發現結果是不對的，仔細研究一下，發現a2單元格的公式居然變成了 =rank(a2,a2:a6) 這超出了我們的預期，我們比較的資料的區域是a1:a5，不能變化，所以，我們需要使用 $ 符號鎖定公式中 a1:a2 這段公式，所以，a1單元格的公式就變成了 =rank(a1,a$1:a$5)。

　　如果你想求A列資料的倒數排名你會嗎？請參考例3和例2，很容易。

　　相關文章推薦閱讀：利用rank函式實現自動排序

　　RANK 函式

　　返回一個數字在數字列表中的排位。數字的排位是其大小與列表中其他值的比值（如果列表已排過序，則數字的排位就是它當前的位置）。

　　語法

　　RANK(number,ref,order)

　　Number 為需要找到排位的數字。

　　Ref 為數字列表陣列或對數字列表的引用。Ref 中的非數值型引數將被忽略。

　　Order 為一數字，指明排位的方式。

　　如果 order 為 0（零）或省略，Microsoft Excel 對數字的排位是基於 ref 為按照降序排列的列表。

　　如果 order 不為零，Microsoft Excel 對數字的排位是基於 ref 為按照升序排列的列表。

　　註解

　　函式 RANK 對重複數的排位相同。但重複數的存在將影響後續數值的排位。例如，在一列按升序排列的整數中，如果整數 10 出現兩次，其排位為 5，則 11 的排位為 7（沒有排位為 6 的數值）。

　　示例：

　　源資料：

　　降序：

　　在單元格C2中輸入=RANK(B2,$B$2:$B$13,0)，回車，就可以計算出學生1的成績的降序排名了。然後將C2單元格的公式應用到C2到C13，所有學生成績的降序排名就都出來了。

　　升序：

　　同理，在單元格C2中輸入=RANK(B2,$B$2:$B$13,1)，回車，然後應用到C2到C13單元格，就可以計算所有學生成績的升序排名。

　　Excel使用高階篩選的小技巧(一)

　　Excel如何進行高階篩選？

　　在日常工作中，我們經常用到篩選，而在這裡，我要說的是篩選中的高階篩選。

　　相對於自動篩選，高階篩選可以跟據複雜條件進行篩選，而且還可以把篩選的結果複製到指定的地方，更方便進行對比，因此下面說明一下Excel如何進行高階篩選的一些技巧。

　　一、高階篩選中使用通用符。

　　高階篩選中，可以使用以下萬用字元可作為篩選以及查詢和替換內容時的比較條件。

　　請使用 若要查詢

　　?（問號） 任何單個字元

　　例如，sm?th 查詢“smith”和“smyth”

　　*（星號） 任何字元數

　　例如，*east 查詢“Northeast”和“Southeast”

　　~（波形符）後跟 ?、* 或 ~ 問號、星號或波形符

　　例如，“fy91~?”將會查詢“fy91?”

　　下面給出一個應用的例子：

　　如上面的示例，為篩選出姓為李的資料的例子。

　　二、高階篩選中使用公式做為條件。

　　高階篩選中使用條件如“李”篩選時，也會把所有的以“李”開頭的，這時用條件“李”或“李?”和“李*”的結果都是一樣，那麼如果要篩選出姓李而名為單字的資料呢？這時就需要用公式做為條件了。 下面給出一個應用的例子：

　　如上面的示例，篩選的條件為公式： ="=李?"。(注：2010-01-29增加)

　　三、條件中的或和且。

　　在高階篩選的指定條件中，我們可能遇到同一列中有多個條件，即此欄位需要符合條件1或條件2，這時我們就可以把此條件列在同一列中。

　　如上面的示例，為篩選出工號為101與111的資料。

　　同時我們也可以遇到同行中，不同欄位需要滿足條件相應的條件，此時我們就把條件列在同行中。

　　如上面的示例，為篩選出年齡大於30且工種不為車工的資料。此外示例中還給出單列多組條件與多列單條件的情況，在這就不一一列出了。

　　四、篩選出不重複的資料。

　　高階篩選中，還有一個功能為可以篩選出不重複的資料，使用的方法是，在篩選的時候，把選擇不重複記錄選項選上即可。要注意的一點是，這裡的重複記錄指的是每行資料的每列中都相同，而不是單列。

　　案例分享：

　　Excel中的高階篩選比較複雜，且與自動篩選有很大不同。現以下圖中的資料為例進行說明。

　　說明：上圖中只所以要空出前4行，是為了填寫條件區域的資料。儘管Excel允許將條件區域寫在源資料旁邊，但在篩選中，條件區域可能會被隱藏，為了防止這種事情的發生，最好將條件區域放在源資料區域的上方或下方。但要注意，條件區域與源資料區域之間至少要保留一個空行。

　　例1，簡單文字篩選：篩選姓張的人員。

　　A1：姓名，或=A5

　　A2：張

　　執行資料選單→篩選→高階篩選命令，在彈出的高階篩選對話方塊中，按下表輸入資料。

　　說明：

　　①篩選中，條件區域標題名要與被篩選的資料列標題完全一致。

　　②如果勾選“將篩選結果複製到其他位置”，則當前列表區域不符合條件的不隱藏，而是將符合條件的區域複製到指定的區域。

　　例2，單標題OR篩選：篩選姓張和姓王的人員

　　A1：姓名

　　A2：張

　　A3：王

　　條件區域：$A$1:$A$3

　　說明：將篩選條件放在不同行中，即表示按“OR”來篩選

　　例3，兩標題AND篩選：篩選出生地為北京的男性人員

　　A1：出生地

　　A2：北京

　　B1：性別

　　B2：男

　　條件區域：$A$1:$B$2

　　說明：將判斷條件放在同一行中，就表示AND篩選

　　例4，兩標題OR篩選：篩選出生地為北京或女性人員

　　A1：出生地

　　A2

　　：北京

　　B1：性別

　　B3：女

　　條件區域：$A$1:$B$3

　　說明：條件區域允許有空單元格，但不允許有空行

　　例5，精確文字篩選：篩選姓名為張飛的人員資訊

　　A1：姓名

　　A2：="=張飛"

　　條件區域：$A$1:$A$2

　　說明：注意條件書寫格式，僅填入“張飛”的話，可能會篩選出形如“張飛龍”、“張飛虎”等人的資訊。

　　例6，按公式結果篩選：篩選1984年出生的人員

　　A1：""，A1可以為任意非源資料標題字元

　　A2：=year(C6)=1984

　　條件區域：$A$1:$A$2

　　說明：按公式計算結果篩選時，條件標題不能與已有標題重複，可以為空，條件區域引用時，要包含條件標題單元格（A1）

　　例7，用萬用字元篩選：篩選姓名為張X（只有兩個字）的人員（例5補充）

　　A1：姓名

　　A2：="=張?"

　　條件區域：$A$1:$A$2

　　說明：最常用的萬用字元有?和*。?表示一個字元，如果只篩選三個字的張姓人員，A2：="=張??"。*表示任意字元

　　例8，日期型資料篩選：例6補充

　　A1：NO1

　　A2：=C6>=A$3

　　A3：1984-1-1

　　B1：NO2

　　B2：=C6<=B$3

　　B3：1984-12-31

　　條件區域：$A$1:$B$2

　　說明：日期型資料與具體的日期比較往往容易出錯，因此在比較時，應將比較的日期值輸入到一個單元格中，這裡分別將兩個具體日期值輸入到了A3和B3。注意A2與A3中對這個具體日期值的引用，必須加絕對引用符號，因為出生日期這列資料都要與該單元格中的資料進行比較。

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