會計檔案的歸檔範圍及整理
會計檔案歸檔範圍主要包括四個方面
（一）會計憑證 主要指原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，銀行存款餘額調節表。
（二）會計帳簿 主要指現金銀行存款日記賬，明細賬，總賬，固定資產卡片，輔助賬簿及外事的會計賬簿。
（三）財務報表 主要指財
務指標快報，月、季會計報表，年度會計報表及文字說明，職工開支花名錶。
（四）其他會計檔案材料 主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊，銀行對賬單及其他應當儲存的會計專業資料。
一、組卷
（一）會計憑證的組卷
手工會計憑證及紙質電算化憑證的組卷均按如下步驟進行：
1、排序檢查。憑證在記賬、彙總、稽核等傳遞過程中可能產生顛倒憑證號、缺少憑證等情況。因此，在憑證整理前應將憑證按日期、編號排列，檢查各順序號的憑證是否齊全或顛倒、附件是否漏缺。缺少憑證或附件要找回；憑證顛倒要重新排列；破損票據應修補，殘缺處如有重要內容，應查清補齊或在空白處說明，並簽章；虛線連線的票據，應裁開；檢查中發現的重要情況應另紙說明作附件放在該憑證之後。
3、摺疊接邊。一般來講，原始憑證應比記賬憑證略小，原始憑證要摺疊整齊，最好能翻過上一號的記賬憑證，就能看到下一號記賬憑證的上邊和右邊。
（1）大幅面票據的摺疊。對於紙張面積大於記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，一般採取先自右向後，再自下向後再次摺疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂後，還可以展開查閱如果裝訂線內有文字，可採取接邊或抄移的方法。此外，由於原始憑證大於記賬憑證時需摺疊，小於記賬憑證時則貼在記賬憑證背面的中間，這樣整個憑證就顯得整齊了。
（2）中等幅面票據的接邊及裝訂。對於紙張面積略小於記帳憑證的原始憑證，可採取兩種方法，一是直接裝訂法，即先用回形針或大頭針將原始憑證別在記賬憑證後面，待裝訂整本憑證後，抽去回形針或大頭針；二是對原始憑證接邊法，即用大小適當的毛邊紙，將其用粘膠劑貼在原始憑證上，然後再對整本憑證裝訂。
（4）數量特別多的票據的處理。有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，如人數特別多的職工工資單、社保所等單位收費、收款收據等，這類憑證可單獨裝訂，但應在記賬憑證上註明保管地點或編號。
4、案卷組合。會計憑證按記帳憑證（後附原始憑證）的順序（即憑證分類後的時間順序），根據憑證數量的多少組合為若干卷（本），按照多則分、少則合的案卷組合方法（一般每卷1.5至2.5釐米為宜），按日、旬、月組合成若干卷。
5、裝訂。
（1）裝訂的部位和方式。裝訂的部位一般在憑證的左上角，有的地方規定在左側裝訂。裝訂的方式有兩孔一線和三孔一線裝訂法。在側面裝訂的一般用三孔一線裝訂法，在左上角裝訂的一般用兩孔一線裝訂法。
（2）裝訂的方法。①左上角裝訂法。要求每本憑證的左、上側對齊，左上角的兩條邊要直，無毛邊，呈直角。其一是有憑證封面的憑證裝訂法。在左上角部位用手電鑽等打孔工具鑽開兩個針孔，在針孔中穿線後衽兩孔一線打結。裝訂憑證應使用棉線，結釦應是活的，結頭在憑證背面，棉線在憑證過去封皮的裡面。其二是無憑證封面的憑證裝訂法。首先用牛皮紙包住憑證的左上角；然後在牛皮紙上打兩個針孔，穿線後實行兩孔一線打活結；最後由裝訂人在牛皮紙上蓋章。②左側裝訂法。將一本憑證的左側、下側對齊後，用鋼夾等工具固定這本憑證後，在憑證的左側鑽開三個等距孔，穿線後實行三孔一線打活結，再貼上憑證封面。
6、封面填寫。憑證外面一般要有封面，封面紙用牛皮紙印製，封面規格略大於所附記帳憑證。每本封面上填寫好立檔單位、憑證名稱、起止日期、冊數、記帳憑證號、財會主管（簽章）、經辦會計（簽章）、保管期限等專案。需永久儲存的會計憑證應在案卷備考表、案卷封面空白處，註明憑證編號、內容摘要，以防會計檔案鑑定銷燬時將其銷燬。
（二）會計賬簿的組卷
同一會計年度內會計賬簿按賬簿種類組卷，一般一本賬為一卷，同時應針對賬簿的不同情況作如下處理：
1、 填表檢查。
（1）填表。在賬簿啟用及整本賬簿記完後，應填寫“賬簿啟用表”及“經管賬簿人員一覽表”。賬簿啟用表設定在賬簿或賬夾的'封裡，其欄目主要有：賬簿名稱、賬簿編號、賬簿冊數、第幾冊、啟用日期、賬簿頁數、主管簽章、會計主管簽章、接管日期、接管人簽章、會計主管簽章等。
（2）檢查核對賬表。按賬簿啟用表的有關記載核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續。
（3）檢查排列順序。正確的排列順序為：賬簿封面、賬簿啟用表、經管賬簿人員一覽表、賬戶目錄、賬頁、封底。
在對賬簿填表檢查完後，根據賬簿是活頁賬簿還是固定賬簿的情況分別進行組卷。
2、活頁賬簿組卷的要求。
對會計電算化打印出的賬簿與手工材料明細賬、內部往來賬、固定資產分戶賬等活頁賬簿，應針對不同情況進行如下處理：
（1）手工活頁賬簿應去除空白頁、撤掉賬夾等固定物品，保留有內容的賬頁，將其賬頁數填寫齊全。紙質賬簿應用牛皮紙做封面和封底，將其裝訂成冊。裝訂的會計賬簿應牢固、平整，不得有錯頁、掉頁、空白紙及折角、缺角等情況。
（2）把同類業務的賬頁裝訂在一起。多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活賬等不得混裝。
（3）填寫封面。在賬簿封面上填寫賬目的種類，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。
3、固定賬簿的組卷要求。
手工的現金日記賬、銀行日記賬等常作固定賬。固定賬不拆去空白頁，但一般在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結束。此外，還應在會計檔案案卷備考表中詳細註明已使用賬頁的頁數和空白頁數。
會計業務量小的單位，賬簿可以不貼口取紙；會計業務量大的單位，賬簿上應貼口取紙，可以按一級科目或材料大類，按賬頁順序由前往後，自上而下地貼上。口取紙應該整齊，均勻，並能顯露出科目名稱。口取紙應在賬簿的右側貼上，不要在上下兩側貼上。賬簿排架時應豎立放置，以便抽取時不損壞口取紙。
（三）財務報告的組卷
（1）檢查核對。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全。
（2）案卷組合。會計報表應分基層單位會計報告、彙總會計報告分別裝訂。年終決算報表要單獨裝訂，季報和月報可根據張數的多少，裝訂成一卷或數卷。財務報告的文字材料是對會計報表的分析和說明，必須與會計報表組合到案卷，以保持其內容的密切聯絡。
（3）卷內報表排列。排列順序為：①會計報表封面；②會計報表編制說明；③各種會計報表（按會計報表的編號順序排列）；④財務報告的必要文字說明；⑤會計報表的封底。
（4）填寫卷內目錄和備考表。卷內目錄欄目一般有：序號、財務報告名稱、編報單位、填報日期等。備考表欄目一般有：卷內情況說明、組卷人、主管會計、組卷時間等。
（5）裝訂。按組合時分出的卷數採用三孔一線方式在財務報告左側裝訂，結頭在財務報告的背面。注意將財務報告的下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位應修補後進行裝訂。
（6）封面編目。裝訂後，貼上財務報告封面。封面下面欄目一般有：編號、密級、財務報告名稱、編報單位、單位負責人、填報人、稽核人、填報日期等；封面脊背欄目一般有：報告的年度、總頁數、檔號、保管期限等。為長久儲存財務報告，最好將其放入卷盒內保管，並在脊背上填上檔號等專案。
二、案卷排列與編號
（一）案卷排列
會計檔案案卷按如下之一方法排列：
1、按照類別一年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財務報告、其它四類分開，再按時間順序排列。這種排列方法適用於一般單位，應優先推薦。
2、按照年度一類別排列。即先將不同年度的會計檔案分開，同一年度的會計檔案按憑證-賬簿-財務報告其他順序排列。由於憑證、賬簿、報表外形尺寸不同，這種排列方法易造成櫃架浪費。補救的方法是全部使用同一規格的卷盒，一盒中可裝若干憑證、賬簿、報表，但應注意盒脊上填寫若干個案卷號。
3、會計型別單一，檔案數量較多的單位，可採用先按保管期限，再年度，然後再按形式（名稱）的方法排列。
4、財政部門的會計檔案，先按保管期限，再按年度，然後按組織機構，最後按形式（名稱）排列。會計型別較多的建設銀行、稅務機關等單位，可採用先按保管期限，再按年度，然後按會計型別，最後按形式（名稱）的方法排列。
會計檔案排列方法很多，各有利弊，各單位應選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用，選定後不要隨意變動。
（二）編案卷號
1、編大流水號。一般的單位應編大流水號。即憑證、賬簿、財務報告分別編各年度累計的大流水號。如2002年有12本憑證編1-12號；2003年從13號開始編號。
2、編小流水號。會計檔案特別多的單位，可編小流水號。即同一年度同一型別的會計檔案案卷都從1開始編卷號。如2002年有12本憑證，編1-12號，2003年又從1號開始編號。
三、編目、上架
（一）確定保管期限
按財政部、國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》中的“會計檔案保管期限表”的規定，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。屬於永久保管的有：行政和事業單位年度決算報表、稅收年報（決算）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等，其餘為定期保管。定期保管的期限分為25年、15年、10年、5年、3年共5類。
（二）擬寫案卷題名
會計檔案應逐卷填寫案卷題名。案卷題名由會計核算單位、會計年度、會計核算材料的名稱三部分組成。如：國家檔案局2001年
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