Excel會計應學35招秘技
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次開啟Excel，軟體總是預設開啟多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。
那麼如何對錶格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標籤名“Sheet1”，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的標籤名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什麼，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。
但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的資料統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的資料格式，再單擊“編輯”選單的“填充”選項，然後在其子選單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話方塊，在這裡我們選擇“格式”一項，點“確定”後，同組中所有表格該位置的資料格式都改變了。
十九、改變文字的大小寫
在Excel中，為表格處理和資料運算提供最強大支援的不是公式，也不是資料庫，而是函式。不要以為Excel中的函式只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函式。例如改變文字的大小寫。 在Excel2002中，至少提供了三種有關文字大小寫轉換的函式。它們分別是：“=UPPER(源資料格)”，將文字全部轉換為大寫;“=LOWER(源資料格)”，將文字全部轉換成小寫;“=PROPER(源資料格)”，將文字轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然後在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車後得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然後我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那麼我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。
二十、提取字串中的特定字元
除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字元輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的資訊更是如此，比如員工名單、籍貫等資訊。 如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源資料格，提取的字元數)”函式，它表示“從A4單元格最右側的字元開始提取2個字元”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源資料格，提取的字元數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從資料中間提取幾個字元。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字元後的兩個字元，也就是第4和第5兩個字。
二十一、把基數詞轉換成序數詞
將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較複雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”字尾，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很複雜。其實，只要我們理清思路，找準函式，只須編寫一個公式，就可輕鬆轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式儘管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”字尾;②如果第1原則無效，則檢查最後一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無效，那麼就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕鬆和快捷。
二十二、用特殊符號補齊位數
和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項資料的`前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函式。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。 比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。
二十三、建立文字直方圖
除了重複輸入之外，“REPT”函式另一項衍生應用就是可以直接在工作表中建立由純文字組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智慧重複，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。 比如我們首先製作一張年度收支平衡表，然後將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然後根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字型的“N”字元表現出來。具體步驟如下： 在E3單元格中寫入公式“=IF(D3<0,rept(″n″,-round(d3*100,0)),″″)”，然後選中它並拖動“填充柄”，使e列中所有行都能一一對應d列中的結果;接著在g3單元格中寫入公式“=if(d3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文字直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明瞭。
二十四、計算單元格中的總字數
有時候，我們可能對某個單元格中字元的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函式的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函式來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那麼我們就可以用如下的表示式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)” 該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函式建立一個新字串，並且利用“TRIM”函式刪除其中字元間的空格，然後計算此字串和原字串的數位差，從而得出“空格”的數量，最後將空格數+1，就得出單元格中字元的數量了。
二十五、關於歐元的轉換
這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是預設方式，那麼很可能不能在“工具”選單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”選單中的“載入宏”，然後在彈出視窗中勾選“歐元工具”選項，“確定”後Excel2002就會自行安裝了。 完成後我們再次開啟“工具”選單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的視窗就出現了。與Excel的其他函式視窗一樣，我們可以透過滑鼠設定貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點選Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式了。
二十六、給表格做個超級搜尋引擎
我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容(包括靜態文字)都納入了資料庫的範疇之內。我們可以利用“函式查詢”，對目標資料進行精確定位，就像網頁中的搜尋引擎一樣。 比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函式查詢”區域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字後，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下： 將游標定位到C9單元格中，然後單擊“插入”之“函式”選項。在如圖18彈出的視窗中，選擇“VLOOKUP”函式，點“確定”。在隨即彈出的“函式引數”視窗中我們設定“Lookup_value”(指需要在資料表首列中搜索的值)為“C8”(即搜尋我們在C8單元格中填入的人名);“Table_array”(指資料搜尋的範圍)為“A2∶B6”(即在所有學生的“語文”成績中搜索);“Col_vindex_num”(指要搜尋的數值在表格中的序列號)為“2”(即數值在第2列);“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。如果是，就為“TURE”)。設定完畢按“確定”。 此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區域中顯示的命令列為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，FALSE)”。複製該命令列，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，FALSE)”;“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，FALSE)”;“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，FALSE)”;“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，FALSE)”(其引數意義同C9中一樣，不再贅述)。 接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函式的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發現，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。
二十七、Excel工作表大綱的建立
和Word的大綱檢視一樣，Excel這個功能主要用於處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但資料型別卻又有一定的可比性，那麼我們完全可以先用滑鼠選擇資料區域，然後點選“資料”選單的“分類彙總”選項。並在彈出選單的“選定彙總項”區域選擇你要彙總資料的類別。最後，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想檢視明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。
二十八、插入“圖示
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