秘書電話實務案例分析
開會時原則上不接電話
琳達是東訊電子(廣州)公司董事長兼總經理的秘書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會。公司有規定，在開董事會時，參加人員一般不接電話，等散了會再說。十點左右，朗日公司的總經理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對琳達說他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：
a、胡總，對不起!我們總經理正在開會，不能接聽電話。
b、胡總，實在不湊巧，我們總經理正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎?
c、胡總，請您稍等一下，我們總經理剛剛散會，我馬上幫您去找找。
d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經理來接電話!
e、胡總，實在對不起，我們表總不在公司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並說明理由。
本題c
當你說幫對方去找找以後，你就可以去向上司悄悄彙報，聽取他的指示，如果他認為事情不急，不願意去接電話，那麼，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知總經理上哪兒去了，回頭見著總經理，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎?”如果上司願意來接，你就可以說剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主張，又照顧到了對方的面子。
上司不想接廣告公司的電話
琳達是全能食品(廣州)公司總經理的秘書。快到年底了，公司馬上就要開懂事會了。由於銷售大幅度滑坡，總經理的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的總經理鄭斌來電話，想就明年的廣告代理問題與總經理交換一下看法。正忙得暈頭轉向的總經理一聽說談明年的廣告問題，就對琳達說：“不就是明年的'廣告的事嗎?現在沒時間!” 面對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：
a、鄭總，我們總經理今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎?
b、鄭總，您的事我們總經理知道了，下次再約時間吧。
c、鄭總，我們總經理正急著趕份材料，不能接電話。
d、鄭總，關於明年的廣告問題，跟我們公司市場部梅經理談談可以嗎?
e、鄭總，我們總經理今日身體有些舒服，您先跟我說說，我再轉告他可以嗎?
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並說明理由。
本題a
一個優秀的秘書在於與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜，再加上業績欠佳的時候，上司的心情煩躁，說些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個時候，應該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實的助手。年底說忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之後，上司自然會與對方聯絡。
接受指示時來電話
琳達是冰川鋼鐵(中國)公司總經理的秘書。下週就要召開全國經銷商大會了，這天上午琳達正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達只好對上司說了聲“對不起”後回自己辦公室接電話，結果這電話是找上司的。而對這種情況，琳達應該怎麼辦?下面有5個選項：
a、問對方是什麼事情，如果是急事就轉給上司。
b、說上司現在很忙，問對方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時一樣問對方是什麼事情，她幫助轉達給上司。
d、告訴對方說上司正在商量工作，完了之後就馬上打電話給他。
e、說上司現在正在商量工作，完了以後再轉達給上司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的，並說明理由。
答案c
即使秘書是在接受指示的過程中，如果外線電話響了(這意味著是由公司外部打來的)，秘書就應馬上去接電話，更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉達給上司，雖然會影響上司作指示，但這影響並不大，轉達完了仍可以繼續，所以，應像平時接電話那樣，問對方是什麼事情，她幫助轉達給上司。
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