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秘書辦公室人際關係-交際禮儀

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  秘書辦公室人際關係:定位

  在工作中,每個人都要有清晰的角色意識,這就需要準確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個方面。自我定位是在自我評價的基礎上進行的,即認識自身條件(優勢和劣勢),以此為基礎確定自己所處的位置和所扮演的角色。

  對於秘書來說,自我定位時主要應考慮以下問題:

  1.秘書崗位的職責是什麼?企業或組織對秘書崗位的要求有哪些?

  2.秘書崗位與其他崗位的關係是怎樣的?

  3.秘書崗位在整個部門或組織的運轉中應該發揮怎樣的作用?

  秘書在日常工作中要按照組織規則和程式進行自我定位,以符合秘書的角色要求和領導的期待。比如陪同領導宴請客戶,秘書應該扮演怎樣的角色,發揮什麼作用,怎樣說話才符合自己的身份……對這些問題認識越清晰,定位才會越準確,行事才會越得體。再比如陪同領匯出席會議,這時秘書的角色是隨行人員。如果會議中領導突然因事退席,這時秘書的角色就不再是隨行人員,而是組織或部門的代表。此時秘書應及時調整角色位置,代表領導進行溝通協調,而不是仍以秘書的身份說話辦事。

  秘書辦公室人際關係:換位

  怎樣才能做到定位準確呢?最好的辦法是換位,也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位,定位的準確性就會大大提高。對於秘書來說,這個“他人”應該是對自己的行為結果最具影響力的人,一般是領導、同事或客戶。

  換位思考就是將心比心地考慮對方的感受,善於發現對方的利益或需要。如果能進一步找到雙方利益的交集,就可避免分歧,為實現共同的目標愉快合作。秘書主要為領導服務,尤其需要換位思考,想領導所想,主動配合領導,如此才能減少工作的盲目性。如果想當然行事,很有可能好心辦壞事。比如,有些秘書一廂情願地希望領導採納自己的建議,如果領導不採納,就覺得自己不被重視,以後再也不提建議了。實際上,即使秘書的建議是對的,領導也不一定都會採納,因為兩者看問題的角度不同。領導必須高瞻遠矚,平衡全域性和各部門之間的關係,還要考慮具體實施的時間、地點是否合適。秘書的建議也許是對的,但如果從全域性考察難以行得通,領導就不會採納。秘書應該認識到,進言是與領導平等坦誠地進行交流,因此要端正心態,即使建議被否定,仍然要主動與領導交流溝通,以服從大局為重。只有不斷吸取經驗教訓,向領導學習請教,勇於接受正確的意見,才能不斷得到鍛鍊和成長。

  很多時候,秘書並不是無法滿足領導的期望和要求,而是沒有搞清楚領導的真正需要,所以換位思考就顯得非常重要。換位思考後再行動,才能獲得有效結果。

  對於秘書來說,換位思考時大致應做到以下幾點:

  1.瞭解領導的工作目標和工作步驟,以及領導對秘書工作過程和工作成果的要求,做到主動配合與適應;

  2.瞭解領導內心的需要和期待,並給予精神上的支援和情緒上的回應;

  3.瞭解領導的成長背景、個性氣質和人格特點,給予最恰當的互動、支援和幫助;

  4.及時、有效地與領導溝通,準確理解領導意圖;

  5.注意觀察領導的身體語言和神情舉止,體會領導的真實想法和內心感受。

  秘書辦公室人際關係:越位

  在定位和換位過程中如果出現錯誤,比如不能擺正自己的位置,不能準確認識自己的角色,就有可能發生越位的情況。

  秘書工作中典型的越位表現有以下幾種:

  1.領導尚未下命令、作指示便搶先表態或擅作決定;

  2.未經領導授權直接指揮部門或同事,傳達指令,發號施令;

  3.擅自代表領導佈置任務,下達領導指示時隨意解釋或承諾;

  4.到基層調研時把自己當成領導,對基層工作指手劃腳;

  5.不遵守保密原則,透露內部訊息;

  6.自我膨脹,盛氣凌人,表現出“一人之下,眾人之上”的優越感。

  之所以出現上述越位現象,主要原因有以下幾點:

  1.熱衷於權力,把領導的.授權當作自己擁有的權力隨意發揮和利用;

  2.對領導缺乏尊重,對權力缺乏敬畏,認為有能力就應該展示出來,有個性就可以表現出來,為所欲為;

  3.不會換位思考,不能準確領會領導意圖,不瞭解領導的內心感受;

  4.憑熱情魯莽從事,無視職場規則和制度;

  5.不善於處理人際關係,憑本能行事;

  6.功利主義,片面追求短期利益和有形效益,忽視甚至無視長期利益和無形效益;

  7.缺乏自信,因而處處都要證明自己的聰明,以顯示自己的價值。

  秘書越位的後果,輕者與領導和同事出現溝通障礙,令人生厭;重者影響領導的權威,破壞領導的形象,危及企業或組織的聲譽。因此,秘書應有意識地調適心態,提高職業素養和工作能力。要正確認識自己的角色,既不能因處於配角地位而被動畏縮,也不能因強調主動服務而跨線越位。要掌握秘書工作規律,拿捏好分寸,明白什麼情況下什麼事應該先請示後行動,什麼情況下什麼事可以先行動後彙報,什麼情況下什麼事不用請示就可以自行解決,也就是明確什麼條件下自己是配角,什麼條件下自己可以是主角或代理主角。

  總之,秘書要有強烈的角色意識和自覺的服務觀念,否則就不可能與領導保持正常的角色關係,也就談不上做好領導的參謀和助手。一個優秀的秘書應該經常自我反省,全面瞭解自己和自己的工作崗位;被領導批評或同事誤解時不喪失理智,能及時有效地控制情緒,保持冷靜的頭腦和開朗的心態;按照領導指示腳踏實地工作,不狂妄任性,不拖延推諉;目光遠大,能從組織或領導的角度考慮問題,注重長遠,不沉溺於短暫利益;重視領導、同事的意見和建議,能建立起友好合作的人際網路和融洽的上下級關係;積極熱情地從事秘書工作,並在工作實踐中獲得價值感和成就感。

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