合同檔案管理制度
在當下社會，很多情況下我們都會接觸到制度，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其執行表彰著一個社會的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的合同檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
合同檔案管理制度1
一、勞動合同管理制度
勞動合同：
1、簽訂勞動合同的原則
（1）本著平等自願和協商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。
（2）遵守國家法律、法規和政策。
（3）以書面形式明確規定雙方的責任、權利和義務。
（4）雙方嚴格執行。勞動合同簽訂後，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將
按規定追究違約責任。
（5）以酒店經營目標為中心。
2、勞動合同的訂立
（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。
（2）酒店的法人代表或委託人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。
（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合
同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。
（4）新進員工應根據簽訂勞動合同的年限與有關規定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。
（5）勞動合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規定辦理。
3、簽訂後的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔儲存。
4、合同到期不續簽的或已解除的勞動合同書均儲存2年 。
二、員工檔案管理制度
根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規的規定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實
行“統一領導，分節管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便於將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑑別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類：
（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中儲存起來的、反映個人一定時期的社會經歷和德才表現的檔案資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑑定、考核、考察資料，學歷和評聘專業技術職稱及專業工種技術等級考核或鑑定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定儲存價值，還要符合進入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防黴、防潮、防火、防蛀、防盜工作。並實施專人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批准；查閱管理人員人事檔案按管理許可權辦理審批手續。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，並經有關領導批准。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員洩露或向外公佈檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
（2）員工的工作檔案
從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業務表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。
對員工的各種資料進行彙總、鑑別、分類和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。
（1）人力資源檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。
（2）工資福利檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發放及變更記錄、月度員工考勤彙總等。
（3）教育培訓檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理並儲存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
（4）行政人事檔案
有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案儲存期
離職人員檔案儲存2年。
檔案管理工作流程
酒店檔案工作的主要流程是：
1、 接 收：凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢並具有查考價值的檔案、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收範圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應於次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
2、 整 理：
（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
（2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。
（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，製成統一的分類檔案。
（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
3、 保管及利用
（1）、酒店檔案應由專人負責保管，並定期進行檢查。
（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經總經理批准。
（3）、借閱結束後，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑑定和移交
（1）、檔案鑑定工作在相關領導的領導下，組成鑑定小組，按規定進行。
（2）、銷燬失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領
（3）、銷燬失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批准，由兩人在指定地點監銷。
（4）、檔案移交要按國家有關規定執行。
（5）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續後方能離崗。
合同檔案管理制度2
公司為進一步規範銷售合同文件和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、制度
所指的'合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔檔案。
三、合同檔案管理原則
1、公司經營產品的採購、銷售均須訂立合同。
2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文件。
四、合同章管理原則
1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。
2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其餘均由指定人員保管。
3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，並附上用章的文字原件或影印件，交由銷售部經理簽字後方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢後即行交回。
五、合同文件的管理要求
1、合同文件管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。
2、儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理並追究相關人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
5、各業務員可查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意後方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批透過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
合同檔案管理制度3
為了更好地促進企業發展，提高企業的經濟效益，保障企業在合同管理工作中能有條不紊的進行。特對企業合同管理人員資格要求作如下規定：
一、企業合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發資格證書者，方能上崗。
二、企業合同管理人員應懂各種法律、法規，熟悉合同業務。
三、企業合同管理人員必須服從組織的安排，嚴格執行上級的有關規定，做好自己的本職工作。
四、企業合同管理人員，按時參加主管部門組織的合同管理工作業務培訓，不斷提高業務素質。
企業合同管理負責人工作職責
一、負責企業合同管理的領導工作。
二、組織指揮各有關部門全面履行合同義務。
三、負責企業合同簽訂的審批。
四、定期聽取企業有關部門在合同管理和履行中的情況彙報，研究討論合同管理和履行中存在的問題，並做出正確決策。
五、依據法律、法規和政策，結合本企業實際情況，負責組織制定合同管理制度，以及各種專項合同管理制度。
六、監督檢查企業各項合同管理制度的實施。
七、討論決策發生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。
八、組織學習《合同法》，開展“重合同、守信用”活動。
合同管理工作人員職責
一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責，統一管理負責企業各部門簽訂的各種合同，對公司負責。
二、對企業各部門簽訂的各種合同依法進行稽核登記、歸檔。
三、按有關規定及時、準確、全面填報合同統計表，並做出統計分析，定期向公司領導作出彙報。
四、做好對合同統一文字、合同專用章、《法人授權委託證明書》的發放和管理工作。
五、定期召開例會，組織學習有關《合同法》及有關法律法規，依據法律、法規和政策開展合同管理工作。
合同訂立程式和審批制度
一、公司經理是本企業的法定代表，所有合同必須經理簽訂或經理書面授權者簽訂的合同方能生效。
二、公司各部門、各工程處無權對外訂立合同，但可會同公司管理委員會、預算科、生技科、經理辦公室與對方就合同的細則進行磋商後，報公司經理審閱簽署。
三、公司與其他經濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關規定為準，做到內容具體、責任明確、文字準確、資料清楚，如有塗改，必須有雙方在塗改處簽章。
四、公司機具對外租借合同同公司後勤科負責填寫後報經理簽字，交租借方、公司財會科、行政科各一份，後勤科倉庫留存一份。
五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經理辦公室一份存檔，交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。
六、建設工程施工合同簽訂之後，由公司管委會員、公司各科對公司內專案經理進行全面考查，分析後作出選擇，報經理決定。
七、公司及工程處承攬的業務，不對外轉包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經企業法人代表批准後由公司管理委員會對外選擇施工隊伍並負責監督施工情況直至竣工驗收。
八、公司內部基本建設和維修業務一律不對外承包由經理辦公室負責工程造價控制和施工隊選擇、監督，直至驗收後交付使用。
九、公司內部各部門之間的合同，單項工程承包合同如發生糾紛，由經理、公司管理委員會負責仲裁，經理辦公室監督履行。
十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約，經理交涉無效時，抓住有利時機，由經理辦公室牽頭進行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關技術方面的問題由公司管理委員會協同解決。
十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經理辦公室全面調查情況後，提交公司辦公室給予各種行政處理和經濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關處理。
重慶市有限公司
合同檔案管理制度4
為了將公司檔案納入規範化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級檔案、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、裝置資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的檔案資料歸檔管理。各部門內部形成的檔案、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當於此級別以上管理人員查閱檔案可透過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批准證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、複製、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和複製，必須由總經理簽字的批准申請方可抄錄或複製。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(影印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、裝置、標準資料)列印、複製或影印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批准，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批准蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，並每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買裝置時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、裝置資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批准後借出，並由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善儲存，嚴禁外傳、洩露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，並承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，並確保查詢列印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機記憶體貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的檔案資料分類整理複製，標明名目後，存檔備查。
合同檔案管理制度5
為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文字(不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名行政人員負責合同文件管理。
三、合同文件的移交
1、各部門在正式簽署合同後須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文件必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文件移交時，必須編制合同移交清冊並當面清點。以雙方簽字認可後方為完成交接手續。
四、合同文件的管理辦法
1、合同文件以年代結合專案性質進行分類編號。
2、儲存的合同文件每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議，由辦公室甄別，並予以銷燬。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各部門員工可在辦公室查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須經總經理簽字同意後，方可在合同管理部門辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文件的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
7、借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同檔案管理制度6
1.目的：加強採購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規範採購管理體系，制訂本制度。
2.適用範圍：適用於採購部對內部檔案及檔案的控制。
3.職責：
3.1採購檔案管人員：負責採購部所有檔案的整理及歸檔。
3.2採購經理：負責採購檔案檔案調閱、銷燬等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類：
4.1.1採購內部檔案的歸檔。
採購部工作中需存檔的檔案，採購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、採購計劃、入庫單、退貨單及採購部門相關管理檔案資料。
4.1.2公司其他部門提供的檔案歸檔。
公司其他部門提供的圖紙、採購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。
4.1.3外來或外放檔案的歸檔。
供應商資料、採購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯絡的檔案資料。
4.1.4儲存在電腦或其它介質上的資料。
採購部的臺賬、電子檔的檔案記錄。
4.2檔案儲存期限：
4.2.1公司內部往來檔案需儲存3年。
4.2.2公司外部往來檔案需儲存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔檔案材料應齊全完整，按照檔案的自然形成規律保持檔案之間的歷史聯絡及真實性。
4.2.2所有文件均要編號，並建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。
4.2.3所有存檔檔案格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效檔案。
4.2.4採購部檔案要有專人、專位的保管。
4.2.5採購部檔案要分類保管並劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱採購部檔案時，需向採購部領導彙報，得到批准後借閱，查閱保密檔案時，需履行審批手續，得到採購領導簽字批准。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得洩露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和複製檔案資料需經採購經理批准，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理採購經理審批簽字。
4.3.4採購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷燬
4.4.1採購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷燬時由採購部檔案管理人員提出銷燬意見，編制銷燬清單，該清單永久儲存。
4.4.2辦理銷燬手續，必須經由採購經理批准備，方能銷燬。
4.4.3採購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。
合同檔案管理制度7
為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、投標檔案、中標通知書、合同文字、工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文字(正、副本)、消防驗收意見書、物業裝置移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標檔案、工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張豔芝管理，招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文字(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各專案部應及時移交檔案資料，並以影印件的形式儲存。
三、檔案資料的移交
1、工程專案在中標後其招標檔案(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，並移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標檔案由成本部存檔備查。
2、工程專案在正式下發中標通知書、簽署合同資料及檔案後，由專案部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;專案部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程專案過程資料，如工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張豔芝歸檔，專案部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業裝置移交清單及完整的竣工資料由專案部將原件交由材料部肖瑜存檔;專案部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須註明檔名稱和概要，移交雙方簽字確認後方為完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專管員整理儲存，必須註明資料型別並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，並進行分類彙總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
2、專案部或個人檔案資料查詢可在專案部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
4、儲存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
5、借閱人不得塗改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料櫃鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案櫃鑰匙，更不能私自複製。
7、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同檔案管理制度8
第一條為了規範合同的簽訂和管理，維護公司及使用者合法權益，保障使用者資料及檔案資訊的安全，制定本制度。
第二條本制度適用於天然氣安裝合同、供氣合同及大型使用者的照付不議合同。
第三條使用者合同具體包括:天然氣使用者工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民使用者供氣合同、城市燃氣商業使用者供氣合同及大使用者照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。
第四條符合正常業務流程的零散居民使用者安裝合同由業務人員與使用者簽訂即可，對於商業使用者安裝合同、集體使用者安裝合同應由市場部經理稽核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理稽核簽訂。
第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體使用者必須有聯絡人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算後予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型使用者涉及產權歸屬爭議的由經營副總稽核確定。
第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣使用者送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續，簽訂供氣合同。
第八條使用者開戶後，要及時完善表務資訊、地址資訊、燃氣具資訊等，並列印使用者資訊。
第九條照付不議合同適用於上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業使用者、大型商業使用者（集中採暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關資訊和資料，由經營副總經理草擬，總經理稽核、簽訂。
第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，使用者檔案的建立要全面、及時、準確，不得將使用者檔案和資訊隨意處置、銷燬、遺失。
第十一條各類使用者資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁洩漏公司和使用者資訊，具體規定由部門制定。
第十二條計算機上的使用者資訊由業務人員填寫備份，後臺管理由綜合管理部網路管理員負責，要嚴格設定分級管理和查詢使用許可權，保障資訊保安，保全公司利益。
第十三條本制度從20xx十月一日起執行。
合同檔案管理制度9
一、檔案資料
招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、影片資料都是檔案資料的組成部分，在專案完成後都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有專案（含分公司專案）都必須統一歸檔，分公司專案除未中標人投標檔案在分公司就地保管外，其餘檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標檔案必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。
二、歸檔及備案時間
總公司專案，在專案分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司專案在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個專案資料歸檔前將該專案的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。
監管機構資料備案時間：
1、電子資料
電子資料資料夾格式為“專案編號+專案名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本專案有關的電子資料（包括但不限於公告、資格預審檔案、招標檔案、補充檔案、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標檔案等）都複製到該資料夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員檢視後才能辦理歸檔手續。中央投資專案，資料應上傳中央投資專案管理網站，經公司資質管理人員稽核確認後才能辦理歸檔手續。
2、除未中標人投標檔案外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較複雜的專案。
2.1檔案盒：除未中標人投標檔案外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標籤，儲存期限為15年。
2.2湖南省政府採購專案檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標註冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標檔案
2.2.4投標檔案正本
2.2.5中標通知書
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶反饋意見表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標採購歸檔盒內目錄：
邀請招標採購歸檔盒內目錄：
專案負責人： ｘｘ
日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日
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