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辦公室接電話禮儀 為公司塑造良好的企業形象

辦公室接電話禮儀 為公司塑造良好的企業形象

  隨著科技的發展和人們生活水平的提高,電話的普及率越來越高,人離不開電話,每天要接、打大量的電話。接打電話看似很容易,其實不然,接打電話大有講究,可以說是一門學問、一門藝術。辦公人員打接電話要給對方留下一個良好的印象,應注意以下基本禮儀:

  一、重要的第一聲。當我們打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優美的招呼聲,心裡一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為,就會給對方留下完全不同的印象。要記住,接電話時,應有“我代表單位形象”的意識。

  二、要有喜悅的心情。打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調中也會被你感染,給對方留下極佳的印象。在電話中,要抱著“對方看著我”的心態去應對。

  三、清晰明朗的.聲音。打電話時不能吸菸、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,儘可能注意自己的姿勢。

  四、迅速準確的接聽。現代工作人員業務繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內接聽。即便電話離自己很遠,聽到電話鈴聲後,附近沒有其他人,也應該用最快的速度拿起聽筒。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒,應該先向對方道歉;若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,會給對方留下不好的印象。

  五、認真清楚的記錄。隨時牢記5w1h技巧,所謂5w1h是指①when何時②who何人③where何地④what何事⑤why為什麼⑥how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的,對接打電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴於5w1h技巧。

  六、瞭解來電話的目的。上班時間打來的電話幾乎都與工作有關,切不可敷衍,即使對方要找的人不在,不能只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由,避免誤事。

  七、掛電話前的禮貌。要結束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然後彼此客氣地道別,說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就結束通話電話。

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