事業單位文秘專業基礎知識
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秘書工作的作用
秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由於其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關資訊和資料，為領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的資訊和資料進行分析研究，並憑藉自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最後，在領導制定決策後，對於如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋資訊。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫檔案、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理資訊等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務助手作用
秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好檔案資訊的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處於這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要透過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關係到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
(四)統籌協調作用
統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對於要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策後，秘書人員還要協同相關部門做好資訊反饋工作，調查各有關實施單位對於決策的具體落實情況，保持工作執行的暢通。第二，對於日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關係，促進決策的落實。
(五)形象視窗作用
在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯絡、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象視窗作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象視窗作用有著非常密切的聯絡，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。
秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種資訊的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的“資訊庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供資訊諮詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地採集和收錄各種有用資訊，向領導提供需要了解和掌握的各種動態資訊，做好領導的各項輔助和服務工作。
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秘書工作的性質
秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬於機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。
(一)秘書工作的輔助性
秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由於統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出瞭解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定後才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書工作的樞紐性
秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由於秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，並帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。
(三)秘書工作的機要性
秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞幹“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由於秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，由於掌握更多的重要情況，其機要性更強。
(四)秘書工作的政治性
秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處於核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心檔案也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發了機要秘書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用後要經常進行保密教育，都是出於秘書工作的客觀現實需要。
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秘書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有釋出政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬製、核籤、繕印、稽核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒佈的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規範、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會後的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯絡，將會上討論決定的事項預先整理形成檔案形式後，再將其中已經立題的成熟檔案交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場佈置等;三是會議檔案材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善後工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查瞭解相關情況，並進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬製提綱;實施階段要注意選準調查研究物件，採用多種方式，廣泛蒐集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.資訊處理工作
秘書資訊處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，採集與處理資訊，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集並及時反饋給領導部門。
開展資訊處理工作首先要建立和健全資訊網路，這是搞好資訊處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的資訊員隊伍;最後要實現資訊處理工作手段的`現代化，以便快速傳遞和處理資訊。開展資訊處理工作應確保資訊的收集、加工、儲存、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5.溝通協調工作
對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調物件劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬於秘書工作的業務範圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對檔案和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下瞭解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯絡公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“視窗”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或透過電話形式來本機關商洽或聯絡的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答覆詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠於職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯絡。此外，還應善於處理人際關係。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
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