高校行政管理與辦公自動化管理論文
隨著科技的不斷髮展和全球網路的普及，智慧化、資訊化和自動化已成為當前軍事、經濟、管理、醫療和教育等各個領域在技術和管理發展上的熱門課題。各大高等學府也在政策鼓勵下開始競相在管理和教學方面利用相關科技提升管理能力、升級管理模式。辦公自動化系統，英文描述為OfficeAutomation，簡稱OA系統，廣泛的應用於現代組織機構的日常行政管理中，以計算機和網路技術為基礎，實現組織管理包括效率、能力、範圍和模式等多維度提升。
一、辦公自動化在高校應用的背景
1.效率提升的需求
隨著當今科技高速發展的趨勢，人們不論在工作中還是生活中對資訊的及時性和準確性提出了越來越高的要求，現代化組織管理更是如此，高校的管理也不例外。而計算機和網路技術為資訊的精準快速傳遞提供了保障。此外，傳統行政管理中對紙和筆（尤其是紙張檔案管理）的依賴不僅耗費資源、佔用空間，甚至還汙染環境。而OA系統則透過電子傳輸、雲端儲存和線上溝通等功能在很大程度上節省了時間和資源，能夠大幅提高工作效率。與此同時，先進的電子裝置還能夠有效地支援移動辦公，使用者不再依賴固定的辦公場所，甚至能夠藉助手機應用等裝置隨時隨地處理公務或查詢資訊，實現了真正意義上的高效。而資源共享，也能夠有效的避免因資訊不通暢而造成的重複勞動。
2.跨校區管理的現實要求
對於高校而言，辦公自動化對於行政管理效率的提升，還體現在跨校區管理上。近年來，許多高校在不斷擴大校區時因城市規劃和教育資源佈局等原因，選擇在距離本校區較遠的區域或其他城市設立分校或研究機構。辦公自動化有效的'解決了因地域問題造成的管理上可能發生的監管缺失和資訊溝通不暢。例如視訊會議和線上溝通等，更是解決了人員往來奔波的苦惱。3.管理模式升級和民主化發展的必然選擇網路技術的發展，不但帶動了經濟發展的又一次革命，也觸發了現代化組織管理模式的必然升級。更快、更準、更精益，不但解決了各類組織中常見的決策流程冗長、責任劃分不明確、合規管理不深入等各類問題。藉助OA系統，能夠準確的去掉決策或審批流程中不必要的環節。電子化審批，既提高了審批效率、節約了傳遞時間，又減少了紙張的浪費和存檔、避免了傳遞中的丟失。藉助計算機技術的資料無缺儲存，也促使辦公自動化系統在設計之初就可以實現管理流程中全環節的監控。例如，在對成本中心的預算和支出管理中，將申請支出報銷的電子文件和上傳至OA系統的消費憑據設定金額級別，超過預定金額級別的支出需要跟高一級管理者的審批或合規部門的雙重稽核，系統將在申請提交後自動將相關文件傳輸至相關人員進行稽核。而自上而下和自下而上的聲音傳達也告別了各類“通知”和“意見箱”。高校管理者的指令能夠直接透過OA系統迅速傳達至實施人員，甚至全員；而職工和教師們的“心聲”也能夠及時的反應給管理層。組織管理趨於扁平化、透明化、民主化。
二、辦公自動化應用和實施中應注意的問題
高校實施辦公自動化的案例不勝列舉。關於如何選擇系統供應商以及如何開發系統，不同的高校有不同的管理機制和組織結構特點，需要因地制宜，本文不做贅述。但針對開發系統和後期應用中存在的普遍問題，筆者做了以下歸納：
1.需求與可行性的考量
在設計和開發辦公自動化系統之初，高校管理者就需要考量的三個核心問題就是：是否需要、需要什麼以及能否實現。是否需要，是指有沒有必要電子化。儘管處在電子化的時代，但組織管理中也並非事事都必須電子化。為了電子化而電子化，不僅浪費預算，還無法有效提高效率。需要什麼，是指在開發OA系統時，針對不同業務型別和實際需求，應設計不同的電子化程度。而能否實現，則是強調需求的可行性。不可否認的是，個別組織中仍存在為了追趕時代潮流或滿足業績需要決定開發辦公自動化系統的現象。例如，將原來一次性審批的支出業務在實施OA後反而需要多次重複審批；或者原有的人工業務由於無法完全實現自動化而變成“半自動化”業務，不僅沒有節省工時，反而造成人員線上線下的重複工作，等等。因此，是否採用這項技術來輔助和提升管理、選擇何種系統才是“對症下藥”，就需要結合實際工作中的真實需求。
2.管理觀念的轉變
儘管辦公自動化藉助的是OA系統，但自動化管理並不僅僅意味著“用機器取代人”，而是管理觀念的整體轉換。計算機和網路技術因資料處理和傳輸速度快以及儲存量大、無遺漏等優勢，在一定程度上的確取代了人工操作，但最終還是服務於人、為人所用的。批次資訊處理將人從海量的資訊分析中解放出來，可以將更多的時間用於思考和決策解決方案、應對措施。
3.安全性的考量
“安全”是網路發展中不可繞過的一環，組織管理也不例外。在藉助辦公自動化系統進行管理的同時，如何維護系統執行安全、保障組織資訊保安，是自系統設計和開發階段就必須慎重思考的問題。高校在應用OA系統的過程中，尤其需要注重智慧財產權資訊、人員資訊（包括教職工及學生資訊）和管理發展戰略資訊等多個方面的資訊保安保護。
三、結束語
一言以蔽之，辦公自動化已是高校內部行政管理的大勢所趨，是時代和技術發展的必然。OA系統不僅是高效的管理工具和手段，更是管理模式變革的驅動力。在開發和應用此類系統的過程中，管理者和使用者既不應因循守舊，也不應“目的不純”，而是需要從實際工作內容的需求出發，真正的解決管理上和工作中的痛點，切實提高效率，並同時注重資訊保安管理。
參考文獻
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