基層行政管理人員高效時間管理法論文
【摘要】一天只有24小時，而能被有效利用的時間少之又少，高效管理時間對每個人來說至關重要。作為基層行政管理人員，每天面對大量、繁雜、內容交叉的工作任務，容易產生疲於應付、工作效率低下等一系列問題，掌握時間管理的方法尤為重要。時間管理的三大法則分別是目標性法則、要事優先法則、組織計劃性法則。時間管理是一個綜合的理論，不能只把計劃當成時間管理，需要把計劃、實施、總結、評估以及再次計劃做成一個大的迴圈體系，從而實現高效率、高質量的工作和生活，有助於基層行政管理人員從容應對多重任務的轉換。
【關鍵詞】基層行政管人員;時間管理
基層行政管理工作主要包括對辦公事務、會議事務、行政文書事務、秘書事務和後勤等的管理，具有綜合性、繁雜性、協調性、突發性、時限性。因此，為了更好地平衡協調臨時性新增任務和計劃中的事項，合格的行政管理者必備能力之一就是有效的時間管理。
一、基層行管人員工作現狀
一是基層行管人員的工作特點。基層行管部門是單位的綜合服務部門，包括一些常規性工作和突發性、臨時性工作。行管人員的配置以精簡為原則，大多要求一崗多能，很多行管人員同時承擔行管、文秘等多重角色，日常工作包括統籌協調、撰寫各類文字材料、收集整理文件資料，以及一些來電、來訪等臨時性、突發性工作。這些工作性質不同、要求不一，往往相互沒有關聯且連續性不強，但截至時限嚴格，這就要求行管人員合理分配自己的時間，從容處理各項工作事物，達到提升工作效率的目標。二是單位缺乏對基層行管人員的職業規劃和激勵機制。很多單位對行管人員缺乏長期的職業規劃，疏於對其提供進修提升的時間和機會，行管人員在工作進入崗位後大多在忙於一些日常性、事務性工作，工作任務量大但缺乏挑戰性，長此以往發現每天的忙忙碌碌除了帶來年齡的增長並沒有工作能力上的大幅提升;另外，單位沒有建立適當的激勵機制，長期的行管工作會讓從業者消極怠工，缺乏工作積極性、主動性。三是基層行管人員自身的時間管理概念不強。經調查發現，基層行管人員大多數都沒有做過時間的精細管理，雖然工作長期處於忙亂狀態，卻不願意改變，認為平時工作那麼忙，只要完成份內的工作就不錯了，沒有時間對個人時間做精細安排;還有就是認識到時間管理的重要性，迫切想提升工作效率的同時提升個人能力，改變目前忙亂的狀態，為自己創造更好的進步空間，卻苦於找不到合適的方法，改變不了現狀。由此可見，基層行管人員從工作性質、工作效率和個人成長進步上對有限的時間做高效的管理都迫在眉睫。
二、基層行管人員在時間管理上面臨的問題
前面談到行管人員的工作現狀，要進行高效的時間管理，下文對行管人員工作中面臨的時間管理上幾個方面的問題做簡要分析。一是時間被碎片化，不易被高效利用。這是由行管人員的工作特點決定的，基層行管人員工作具有綜合性、繁雜性的特點，時間被碎片化，處理工作過程中相互干擾從而分散行政人員的注意力，常規的工作總是被突發性工作打斷，以致疲於應付緊急事務而在處理更重要的任務時精力和時間不充足，計劃內工作不能按時、高質完成，對工作質量的提升更是無暇顧及，長此以往，行管人員的個人業務能力的得不到有效提升，工作積極性、主動性降低，工作質量和效率低下。二是缺乏有效的時間管理方法。實現高效的時間管理，提升工作效率，方法很重要。在實際工作中，很多行管人員苦惱於無法管理好自己的時間，一方面由於工作的特點和性質，另一方面在於缺乏正確的方法指導，雖然很多人採用清單法、工作日誌等幫助個人實現高效的時間管理，但效果不理想。三是時間管理缺乏持續性。時間管理，越早想明白越好;但想明白還不夠，越早做到越好;做到還不夠，只有每天堅持才重要。堅持的、持續不斷的努力，才能更好的用好有限的時間，更高效的工作，實現個人業務能力和工作效率的雙重提升。不能三天打魚兩天曬網，工作順心的時候就按計劃進行，工作不順心就就各種藉口不付諸行動，這樣下去，時間管理永遠都只停留在夢想裡而不是現實中。
三、時間管理存在一些誤區
以下幾種誤區實在時間管理中普遍存在的。行管人員的時間管理無法顯著提升，始終停留在皮毛階段正式這幾種誤區造成的。一是認為自己不需要時間管理，領導交代什麼做什麼就可以了，但是時間有限，沒有有效的時間管理，碎片時間不能被充分利用，自己的職場技能得不到提升，得過且過，永遠都只能是職場小白。任何一項技能的掌握都需要不斷的練習。因此，時間管理，越早掌握就越早受益。二是認為時間管理，就是列個清單，一項一項完成就可以了。很多行管人員都有自己的工作日誌，把領導交代的工作分門別類記錄在工作日誌裡面，逐一完成，但時間管理能力還是沒有得到提升。這就是把計劃當作時間管理，只學到了時間管理的皮毛。三是忽視了時間管理的`人格屬性。行政管理人員要根據自身的特點設定適合自己的時間管理方法，不能一味模仿和人云亦云。比如你的年度目標是個人業務能力得到提升，讀50本書，英文詞彙量達到10000，那麼在年終總結的時候，你就要看自己的目標實現多少，一次來檢驗自己的時間管理方式是不是適合的，需要做哪些調整。
四、建立高效時間管理的方法
成功等於有效的自我管理，而時間管理一切管理的根源，是實現有效管理的基礎。時間管理要掌握三大法則:目標性法則、要事優先法則、組織計劃性法則。一是掌握目標性法則。目標性法則是時間管理的基礎，如果掌握了這個法則，時間管理能力會顯著提升，看到掌握時間的魅力與價值。法國著名思想家蒙田認為:“靈魂如果沒有確定的目標、就會喪失自己。”管理學中，我們用SMAＲT(specific、measurable、attainable、realistic、)原則來確定目標，即具體的、可衡量的、可實現的、合理的、有時間限制的。第五項標準(time—targeted)一詞就能看出，目標性法則是以時間管理為基礎的。這裡不得不提到的是10000小時定律，就拿行管人員提升文字能力和工作創新能力來說，找到自己的可控和非可控時間，運用smart法則這一時間管理中要優先掌握的一項法則，確定目標，不能只把自己定下的目標當成一種口號，而要變成自己的行動綱領，每一天堅持去實踐，稻盛和夫認為每天一點的鑽研創新，日積月累，今天比昨天進一步，希望做的更好，這種“上進心”是工作和人生中最重要的，也正是“創造”之門的秘訣。讓自己的努力看得見，實踐才是檢驗自己時間管理能力的標準。二是要堅持事優先法則。這是時間管理中非常重要的法則。彼得德魯克認為，要把重要的事情放在前面，並且一次只做一件事情。這就要求我們行管人員把握好事情的輕重緩急，把能掌握的整塊時間全情投入做重要但不緊急的事情。比如今年的年度目標上第一件事情就是要提升文字材料的處理能力，那麼你整塊的可控時間就要用於提升這項能力上，而把碎片時間用於處理緊急但不重要的工作，比如:日常性、事務性的工作。這樣在完成工作的同時，個人能力又得到了提升，工作起來更積極和高效。三是組織計劃性法則。確定了目標和事情的輕重緩急，接下來就要按計劃組織實施了。缺乏組織計劃的時間管理，無法有效實現既定目標，也是對時間的不負責任。可以採用目標分解法、單點突破法等來實現高效時間管理。一定要記得時間管理是一個計劃、實施、總結、評估、再次計劃的一個閉環結構。缺少任何一個環節都是不可缺少，很多人勤於計劃或者計劃、實施，後面的都沒有了，值得注意到是總結、評估才是不斷完善自身時間管理的重點，好的總結評估在有助於對自己的管理方法修改完善，使之更適合自己的工作實際，才能封號的進行下一步計劃。聯想倡導的覆盤文化還有圍棋中的復局都強調了總結反思的重要性。檢驗時間管理能力強不強，不僅要看在規定時間內，你的目標達成情況以及創造的價值，還有在工作之外，個人知識與技能是否增強。高效的時間管理能力，不僅決定了你未來跑得快不快，還決定了你跑得遠不遠。作為基層行管人員一定要找到正確的時間方法，早日實現高效時間管理，實現工作和能力雙提升。
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