採購物流管理的特點的論文
關鍵詞：專案採購物流管理關鍵點控制
摘要：從工程例項出發，剖析了專案建設採購物流管理的特點，著重闡述了專案採購物流管理的關鍵點及其控制方法，對類似的工作有一定的指導作用。採購是企業經濟活動的重要組成部分，建設專案採購是新建企業或改擴建企業專案建設中的一項關鍵性工作，它銜接設計與施工，承擔著將設計檔案中抽象實物直接轉化為工程建設具體實物的重任。
建設專案採購，對供應商和顧客而言存在著2個轉移，一個是商品所有權的轉移———商流過程，另一個是物資實體的轉移———物流過程。商流過程主要透過供需雙方商品交易、等價交換來實現，它包括合同商談簽訂、有價證券支付承兌、所有權憑證交付等環節；物流過程則主要透過包裝、運輸、裝卸、儲存等手段，來實現物資空間和時間位置的移轉，它包括供應商負責的物流和專案（承包或管理）部承擔的物流。本文擬從工程實踐著手，剖析工程建設專案採購物流管理的特點，闡述專案部做好採購物流管理工作關鍵點控制的個人認識
1專案採購物流管理的特點專案採購雖然在採買、催交、運輸、儲存四大過程中，與企業生產性物資採購有許多共性。
但由於專案採購的開展是建立在工程建設要求基礎之上，專案建設在同一空間位置的重複幾乎為零，同一生產流程工藝上，裝置、設施的簡單重複也幾乎為零，這種種差異使得專案採購與企業生產性採購比較，具有如下特點：
11多數設施體積大、噸位重專案建設一般都是企業生產的基礎性建設，無論是原材料生產企業還是民用設施的加工企業，其建設階段所購設施的個體，相對其生產經營期間的流程性物資而言，在噸位和外形尺寸方面，都是成倍乃至數十倍的關係，這些體重龐大的設施，給物資的包裝、運輸、儲存帶來了許多困難，加大了物流過程中的風險係數。
12所購物資種類多、數量少、庫存時間較長企業步入正常經營後，生產流程所需物資的品種是相對穩定的，其用量能透過消耗量做出準確統計。確定的物資品種與用量，使企業能精確地做出採購計劃，基礎資料的完善、準確，保證了企業實現庫存控制、定量採購、定期採購、準時化（JIT）採購、最大限度地減少庫存、降低資金佔用成為可能。而建設專案採購的請購，一般均來自設計人員或設計檔案，除水泥、鋼筋外，其它需購物資品種多、數量少，多數設施以單件、小批次為主。建設過程中的不確定因素，還有可能導致需購物資的增減和採購計劃的不斷變更。為適應這種變化，採購中不得不搭建較大場地的臨時性倉庫來緩解矛盾，以庫存來調劑，即便如此，個別設施還有可能存放在庫外場所。
13不能有效利用已形成的專業化採購網路有序的作業，使得企業有條件透過生產過程，培養勝任的專業化採購隊伍，也使得企業可以透過較長時間考察，選定品質、價格、服務最適中的供應商，從而建立起自己完善的採購網路。而專案建設週期的限制，專案採購部為臨時性組織機構，它不可能有過多的時間和更多的機會來考察供應商；採購物資的不特定性，又使得專案採購在多數情況下，無法有效重複利用已有資源；市場的瞬時變化，有可能導致供應商產品的變化，供應商自身結構的變化。一個專案的合格供應商可能在另一個專案中，會屬於不合格供應商；一個專案形成的採購網路，在另一個專案中大部分可能被棄而不用，於是針對一個新專案，採購部不得不重新考察、評估供應商，重新建立自己獨有的採購網路，而專案建成之日也就是其供應網路關閉之時。
14物流環節多而散經過不太長的時間，大多數有序生產企業的採購都能夠使自己的物流過程相對穩定，即供應商穩定、需購物資穩定、運輸方式穩定、交接過程穩定，這多個穩定可使得複雜的採購物流過程轉化為一種由供應商直接到業主的標準化操作。而專案的流動性、產品的非重複性、物資的多樣性，使得專案採購的交接過程點多、線長、面廣、鬆散而無序，每一臺裝置都有可能存在供應商———第一承運人———中轉運輸———業主（或施工商）的新交接過程中，物流環節的簡化難以形成。
2專案採購物流關鍵點控制基於專案採購的以上特性，筆者以為，要做好專案採購物流管理工作，應重點控制以下4個方面的工作。
21合同術語的正確理解與應用合同是專案採購的核心，也是專案採購物流管理的基礎。無論是合同的技術引數還是商務術語，其準確表述對合同的正確執行有至關重要的作用。在專案合同中，牽涉到物流管理的商務條款主要有包裝、運輸與交貨等術語。
211包裝條款涉外專案的採購合同，對包裝材料、方式等要求，一般都會在通用技術條件中詳細列明。基於這些要求，供應商一般都會嚴格把關，不易出現差錯。而對於國內工程，合同包裝條款一般不甚嚴謹，不少採購工程師很容易輕信供應商業務員的表述，於是這些合同關於包裝最常見用語為“按廠家標準（或慣例）包裝供貨”；殊不知有些供應商本身就沒有包裝標準，其所謂的慣例就是裝置裸裝在幾根粗糙木方拼湊而成的簡陋骨架內，有的供應商貪圖小利，慣例就是不包裝。這種條件下的到貨產品，外表面油漆刮落司空見慣，零部件的損傷也不足為奇。在廣西×工程承包建設專案採購中，我們就因為對包裝條款沒有嚴格規定，到貨的30m濃縮機橋架經鐵路吊裝後嚴重扭曲變形，最後只能在現場重新制作，既耽擱了時間，又多花費了資金，還無法找供應商索賠。工程經驗告誡我們，應當根據各種裝置材料的特性，在合同中明確規定其包裝標準；對於裸運框架結構件，還需明確規定應加設的安全運輸支撐性構件；對經廠內組裝的裝置，應要求供應商明示定位標記；無論何種方式，外包裝上都必須有明顯的吊裝標識。
212運輸與交貨條款關於裝置材料的運輸方式，國內工程通常為2種，即鐵路運輸和公路運輸。專案部一般會綜合考慮工程進度、裝置材料噸位、尺寸及價格等因素，提出貨物運輸概括性要求。但在實踐中，採購工程師往往容易忽視運輸與交貨彙集在一起時隱含的風險責任問題。國內工程建設採購合同常見的運輸交貨條款表述有：需方自行提貨、需方工地現場交貨、某車站交貨、代辦託運。這4種常見的表述運輸、保險費用及交貨過程風險的承擔責任相差甚遠，其差異具體體現為：需方自行提貨，相當於國際貿易術語中的EXW（工廠交貨）。其具體操作為接到供應商通知後，需方及時自行安排承運人到供應商倉庫內提貨，供應商將所供貨物裝上承運人車輛後即完成交貨任務。
供應商僅承擔廠內裝貨的費用，毀損滅失的風險，從貨物裝上承運人車輛時起，由供應商轉移到需方；如果經供應商合理催促，需方仍怠於提貨，供應商可以向有關部門提存；從提存之日起，貨物風險及所發生的提存費用由需方承擔。在這種交貨條件下，供應商的相對責任最輕，而需方的相對責任最重。需方工地現場交貨，相當於國際貨物貿易術語中的DDP（指定目的地）。其具體操作為供應商自行安排承運人將貨物運輸到合同指定工地並交付給需方收貨人。供應商承擔貨物從製造廠到工地的全部費用，風險從貨物離開承運人車輛外緣（相當於船舷）時起由供應商轉移到需方；承運車輛運抵工地後，需方應及時組織卸貨，無正當理由不及時卸貨，滯留車輛所造成的損失由需方承擔。這種交貨條件，供應商的相對責任最重，而需方的相對責任最輕。某車站交貨，相當於國際貨物貿易術語中的CIP（目的港）。其具體操作為供應商自行辦理運輸手續，將貨物運到需方指定的收貨站，並承擔運輸和保險費用；收貨站的接貨費用由需方承擔；鐵路運輸過程中發生的事故由供應商負責向鐵路索賠，風險自貨物越過車皮外緣（相當於船舷）時起由供應商轉移到需方。
這種交貨條件下，需方承擔收貨站到工地之間的貨物責任。代辦託運，相當於國際貨物貿易術語中的FCA，其完整的意思為需方委託供應商辦理貨物的運輸手續。在這種交貨條件下，供應商只需將貨物交付給第一承運人（也可能需方指定，也可能需方沒有指定）即完成交貨任務；供應商承擔工廠至第一承運人接貨處的運輸和保險費用，需方承擔貨物移交給第一承運人後的費用；風險自貨物移交給第一承運人時起由供應商轉移到需方；但在非需方指定的情況下，供應商需對第一承運人的挑選承擔責任。從以上分析可知，儘管上述運輸交貨條款本身的字數不多，但其內涵卻是相當豐富，風險責任承擔也各不相同。因此在實際工作中，採購工程師同樣應當認真斟酌運輸交貨條款，力求使合同的風險最小、使合同的履行最有利於自身工作。
22中轉運輸的精心組織中轉運輸指採購部從供應商或承運人處接收貨物後，自行將貨物運送到專案倉庫或工地的過程，是專案採購部直接負責的物流管理過程；從接收貨物之時起，到貨物交付安裝使用時止，專案採購物流控制風險責任最大之處，莫過於貨物流動的中轉運輸環節。中轉運輸主要有2種形式，一種是專案採購部就近委託專業公司承擔運輸工作，它適應於大宗貨物的運輸；另一種是自行承擔運輸工作，適用於單件小批次貨物的運輸。但無論哪種形式，如何精心組織中轉運輸，是採購部物流管理的一項繁重而具體的工作。數個工程中轉運輸成功與失敗的經歷表明，準確、及時踏勘線路是中轉運輸的關鍵性控制點，它包括2個方面的工作：
221專案初期準確踏勘運輸線路專案初期，採購部應委派具有運輸經驗的人員，認真踏勘運輸線路；在踏勘的基礎上，綜合需動物資特性（重量、最大外形尺寸）和氣候變化等因素，正確選擇1~2條運輸線路，並準確地繪製中轉運輸線路圖（包含運輸途中的路面寬度、路況、最小轉彎半徑、最大坡度、超高與超重限制、高低壓線路位置及拋物線最低點等），以作為運輸選擇車輛的重要依據。踏勘線路，專案採購部可充分利用業主或當地交通部門提供的有關圖紙資料，但切忌不可輕信這些書面資料，尤其是不能輕信經常在該運輸線路上行走來往，對線路顛簸狀態司空見慣、習以為常、不足為奇人員的言辭描述，這些描述有可能給專案採購部傳遞一種道路狀況的錯誤資訊，從而給後續的中轉運輸工作留下許多隱患，帶來許多困難。在陝西×外資礦山工程中，我們就是由於輕信了顧客代表輕描淡寫的介紹而沒有事先踏勘線路，對進山公路停留在一種錯誤的概念基礎之上，導致中轉工作量劇增，致使專案採購部後階段不得不採用其它方式來解決這個遺留問題，既增加了費用，又沒有工作效果。
222專案建設中及時踏勘線路中轉運輸是一項具有一定週期性的工作，伴隨著外界氣候變化和來往車輛運動，所選定運輸線路的道路特性會有一定變化，特別是黴雨或山區暴雨季節，運輸線路變化尤為頻繁；因此，專案採購部一般應每月複核一次運輸線路狀況，及時變更、修訂線路形態；當運輸噸位重、尺寸大的裝置時，還應提前一日認真複核線路，消除運輸途中可能產生的各種隱患，防止運輸過程中的意外發生。在廣西×某工程建設中，中轉運輸超高電氣屏櫃時，我們因為沒有認真複核途中必經高壓線最低點尺寸，導致發生了一位工人被高壓電擊傷的事故，此慘痛經歷至今仍難以忘懷。
23專案物資倉庫的設立策劃專案的流動性，使得每個專案部都不得不在專案工地附近建立專案物資倉庫，物資倉庫的大小取決於儲存物資量的多少。經歷數個工程的實踐，筆者認為專案倉庫的設立和規劃，除按常規滿足倉儲量、三防（防水、防潮、防火）設施、收發料便利、必要的搬運工具等條件外，還應兼顧專案建設特點突出考慮如下因素：
231倉庫建立應方便大型車輛出入專案建設中，超長、超重車輛相對較多（大、中型工業專案尤為明顯），出現這種現象除貨物自身緣故外，承運者的利益通常是超長、超重車輛增多的主要原因，專案部在設立倉庫時，必須兼顧這種市場經濟條件下的人為變化；因此，專案倉庫設立時，一般應緊鄰國家等級公路，便於大、重型車輛的出入，且進入倉庫的道路應進行必要的`平整修理。那些試圖將專案倉庫直接設立在遠離國家等級公路的工地內的做法，對採購物流管理而言，往往只能獲得欲速而不達的效果。
232倉庫公用面積要大於儲存面積專案建設中，大、重裝置在某段時間區域內，蜂擁而至的現象比較普遍，這些裝置儲存通常是短暫地佔用庫內的某些公用區域，並不進入某固定儲存位置。可以這樣說，庫內物流管理最繁重、最操心的工作主要是大、重裝置的裝卸、倒運或組裝，而裝卸、倒運或組裝這些設施的空間遠大於它們的儲存空間；為便於這些設施的倒運、儲存或組裝，專案倉庫設立時，其公用面積應大於規劃的儲存面積；對中小型工業專案，倉庫公用面積與儲存面積的比值建議為12~15倍，對大型以上工業專案，其比值建議為2~25倍。
233必要的防盜設施專案倉庫最典型的特徵是大（佔用面積大）、簡（倉庫房屋大部分是簡陋的大臨設施）、露（絕大部分設施均是露天堆放）。從節省開支的角度出發，專案部通常都將倉庫圍牆砌築得較低（筆者見過的10個專案倉庫圍牆，普遍都只有2m高），且圍牆上幾乎很少有附設的防盜設施。隨著專案時間的延續，尤其是在工程收尾階段，這些倉庫往往都成為盜賊們經常光顧的場所，從廢舊的鋼材、零星電纜到鋼結構件、小型電器甚至整臺電機等，都是他們青睞的變現物資。筆者經歷的廣西×承包工程收尾階段中，盜賊們最猖獗時，一週可以光顧4個夜晚，防盜成為了專案部這段時間最重要的工作之一。筆者認為在建設專案倉庫時，對防盜設施的設立應提高標準；專案倉庫圍牆相對高度應大於25m，相對偏僻的圍牆上，應架設必要的防盜鐵絲網，其餘圍牆上均應敷設防盜玻璃片；在工程建設後期，專案部應增設人員加強倉庫防盜工作，實行24小時值班制度，確保倉庫物資的安全。
24始終嚴格倉儲物資的收發控制程式所謂始終嚴格控制，主要指出入庫物資明顯增多的建設高峰時期，也應一絲不苟地執行收發程式。實踐中，在建設高峰期搶進度而破制度的現象頻繁發生，此時制度成了束之高閣的一紙空文，賬物相對、賬單相對已經不是倉庫管理人員的管理方法，而可能最後成為倉庫管理人員平賬的手段。這種狀態下物流管理混亂局面在所難免，而責任由誰承擔卻難以認定。基於工程的教訓，筆者以為要做到始終嚴格收發控制程式，應確認、限制以下2個權利：嚴格限制緊急放行的審批許可權緊急放行包括待檢物資的放行和由於時間緊迫來不及辦理審批手續的放行。但無論那種緊急放行，專案部都應當明確放行批准責任人，責任人有權在手續不全的情況下，書面通知緊急放行個別和少量急用貨物；通常這個責任人為專案施工經理或現場負責人，且緊急放行權非經專案經理授權不得移交他人。
242確認倉庫主管拒絕非正常放行的權利倉庫主管能否具有拒絕非正常放行的權利，對保障倉庫的物流管理至關重要。專案部在明確倉庫主管責任的同時，應同時賦予其拒絕非正常放行的“把關權”，允許倉庫主管對非正常放行的拒絕行為不承擔行政責任。且這個“把關權”可以隨工作的短暫移交而及時發生轉移。沒有緊急放行批准權，可能會激化倉儲物流管理與工程進度的矛盾，嚴重時會造成停工待料的事故。沒有倉庫主管拒絕非正常放行權，則必將導致倉儲管理的雜亂無序。唯有二者統一結合，方能既滿足工程進度，又保障倉儲管理收發控制始終在良性操作的軌道上執行。
總之，專案採購物流管理工作是一項點多、線長、面廣、經手人員多、腦力兼體力勞動的綜合性流程作業，要完成好這項任務，既需要參與其過程的所有人員共同盡職盡責地合作，更需要專案管理人員在其中的每一環節上下功夫、花氣力，容不得半點差錯與失誤，任何的疏忽都有可能產生難以彌補的損失，任何的投機取巧都有可能鑄成不可估量的大錯，唯有自始至終的精心努力，方能取得良好成效。
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