企業辦公室文秘人員應具備的基本技能
辦公室作為企業管理的中樞及資訊反饋機構，是企業上下連線的橋樑，是企業正常運轉的內在“轉盤”，是企業生產經管理工作有序進行的重要節點。在經濟全球化競爭愈演愈烈的背景下，辦公室員工不僅要具備良好的協調能力、寫作能力、語言表達能力，更應不斷學習新理論、新方法，改善思路，拓展思維，推陳出新，不斷提高工作效率和服務意識。
華錫集團是集探、採、選、冶、深加工於一身的大型股份制公司，其下屬單共15家，近年來隨著公司不斷加大人力物力的投入，辦公室系統隊伍建設逐步走上了規範化、科學化、現代化。當前整合資源，最佳化產業，全力以赴實現上市是集團公司的工作重中之重，新形勢下辦公室的地位和作用越顯突出，工作勢必面臨新的挑戰，對辦公室員工能力要求將會更高。辦公室作為一個單位職能的中心樞紐部門，是各部門的協調中心，未來一段時期，辦公室工作者發揮職能的強度也將進一步加大，工作綜合能力高低將直接影響企業的形象，並在一定範圍內體現著企業領導班子的執政能力，因此加強對辦公室工作的管理，大力培養一批德才兼備、具有真才實學、有高度責任心的辦公室人員隊伍，才能適應新時期的要求。本文將結合供職辦公室以來的感受，從統籌協調能力、學習能力、文字寫作能力等六個方面試談辦公室員工應具備的能力。
一、要具有良好的統籌協調能力
在現代企業管理中，辦公室主要有管理、協調、服務三大功能。其中管理是主幹，協調是核心，服務是根本。對於現代企業來說，辦公室是一個綜合性的管理服務部門，是企業正常執行的橋樑和紐帶。“辦公室不僅要立足宏觀協調，做好領導關係的協調，也要做好上下左右、部門之間關係的協調；既要做好內部協調，也要從統觀大局和統攬全域性的高度做好外部關係的協調。”因此，辦公室員工應具有良好的統籌協調能力，為決策的執行和企業目標的實現提供組織保障。
（一）、統籌協調企業內部各部門。辦公室是領導意志和決策的傳聲筒，領導得出決策後，會透過辦公室傳達到下級各個部門，並往往由辦公室具體執行、承辦和催辦；辦公室不僅要協調各部門開展工作，而且要及時監督和了解工作的進度。因此，當某項決策或檔案下達辦公室，辦公室第一時間最重要的就是組織好各部門協調配合，為企業決策的具體執行掃清障礙，為目標的實現提供組織保障力量。
（二）、統籌協調上下關係。辦公室是企業上級和下級有效連線的橋樑和紐帶。辦公室既要為領導的決策提供參謀和服務，又要為下級服務，代表企業職工傳達意見，協助他們解決問題，使領導層和基層員工有效連線。協調好了上下關係，也就協調好了生產執行關係，為企業營造良好的領導和被領導關係、為企業的和諧發展提供強有力的基礎和保證。在生產決策上，辦公室要及時瞭解生產一線的情況，把最真實的基層情況及時準確地反映給領導，做好領導的“耳目”和“左右手”，為領導正確決策的提出提供第一手的資料，避免決策與現實、上級與下級的脫節。
（三）、統籌協調內外關係。辦公室既是企業的服務部門又是企業的公關部門，在外出公關、客戶來訪的過程中，辦公室員工是企業形象的代表，辦公室人員形象關係到企業形象、聲譽好壞，協調好企業內外的關係，是辦公室員工的職責所在。
二、要具備紮實的寫作能力
寫作能力是辦公室工作人員的基本功。“作為領導的助手，辦公室人員首先應具有基本的寫作能力和辦事能力”。在辦公室日常工作中，起草檔案、擬寫報告、發言稿、講話稿是最常見的工作。這就要求辦公室人員要具備紮實的寫作功底，熟知各種應用文的寫作，瞭解各種應用文的寫作特點和技巧，才能及時完成領導交辦的寫作任務。
以公文標題為例，在近期瀏覽的一些公文中發現有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規範；二是請示、函、報告三者混淆使用。
（一）、語句不合語法規範
例1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。
例2、***公司關於加快發展彩色印刷品生產若干措施的通知。
病例分析：
例1的介詞“關於”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關於”，應補上。
例2的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱檔案內容有“決定採取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，並隨通知附發。
（二）、請示、函、報告三者混淆
例3、***關於申請解決更換一臺鍋爐並大修一臺鍋爐的報告。
例4、***關於申請2011年公費醫療補助費的報告。
病例分析：
例3的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目瞭然。正確的.作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。
例4的標題內容是某國企請求某市批准“醫療補助費問題”，他們之間不屬於隸屬關係，是屬於平行關係。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等應用"函"”。該檔案是屬於請求批准“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。
葉聖陶先生在《大學國文序》裡說過這麼一段話：所謂能力不是一會兒就能從無到有的，看看小孩子養成走路跟說話的能力多麻煩。閱讀跟寫作不會比走路跟說話容易，一要得其道，二要經常的歷練到成了習慣，才算有了這種能力。
葉老所說的能力標誌，一是“得其道”，我們認為是寫作的路子，寫作的要領。各行有各行的路子，內行人一說路子歪了，就麻煩了，恐怕比沒踏上路子還糟糕，因為糾正起來很難；但摸準了路子也還不算有能力，還要“歷練到成了習慣”，這就需要學習者從事刻苦的實踐了，要透過自己的體味、揣摩，把理論轉化為自己的心得體會，然後才能真正指導自己的寫作，使之轉化成一種熟練的技能技巧，一種運用語言文字的能力，一種自然而然、心到筆隨的“習慣”，這才算有了“能力”。
辦公室的寫作範圍極廣，有時經常根據領導的授意擬寫各種文稿，寫作能力的提高沒有捷徑可達，唯有勤學多練，方能提高自己的寫作能力。在工作中應廣泛涉獵政治、經濟、文化等學科的知識，保持職業的敏感性，善於總結歸納，不斷提高自己的寫作能力。
三、要具備良好的語言表達能力
這裡的語言表達能力是指口頭表達能力。“語言既是人們進行思維的工具，也是人們交流思想、意見的主要工具。在意見溝通中，能否正確運用語言文字，與溝通的效果關係十分密切”。辦公室人員不僅要與領導溝通而且還要與基層員工溝通，有時還需要協調人與人之間、部門於部門之間的矛盾。在工作中，辦公室人員上傳下達要說話，彙報情況要說話，接待來訪要說話，……因此說話的技巧與藝術無時無刻不在我們身邊。
這是某公司辦公室主任處理因酒店電梯故障而遭到顧客上門投訴時的對話：
“您早，先生!您早，小姐!”辦公室主任面帶笑容，很有禮貌地迎上前打招呼。
“你是……”男客人的聲音比在總經理室門外時壓低了一些。
“請兩位這邊坐。”辦公室主任沒有直接回答，而是先領客人到隔壁會客室，請客人在沙發上坐定。
“你就是總經理？”客人望著年輕的辦公室主任，將信將疑地問道。
“請用茶!”辦公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。
“如果你是總經理的話，我就對你說吧。”客人還想試探一下對方的身份。
“小姐，請用茶!”辦公室主任“王顧左右而言他”地招呼些在一旁沒有作聲的小姐。
“你們是怎麼搞的，該死的電梯把我們關在裡面這麼久!”客人開始投訴了，“我花了錢住飯店，不是花錢買倒黴的。我拒付房金。”
“電梯出故障，雖說是偶然，但當然是我們飯店的責任，我先向您兩位表示歉意。”辦公室主任邊說，邊為客人斟加了茶。
“道歉有什麼用？我還是要拒付房費，我們的性命都差點給丟了。”客人用日語對身邊的小姐嘰咕幾句。
“先生是日本人？中國話說得不錯嗎。”
“Half Japan”客人冒出一句英語。
“先生挺風趣，‘半個日本人’。”
“是呀。我母親是中國人，我父親是日本人，我小時在東北外婆長大的。”
“噢，您是第一次來上海嗎？”
“當然是第一次。到了上海生意還沒有談，就碰到不順心的事，幾家五星級飯店都客滿了，只好住你們這家四星級的，倒黴的事今天又讓我給碰到了。”
“想必您聽說過我國有句古話叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好運喏。”辦公室主任做著祈禱的手勢。
“什麼意思？”客人有點好奇不解。
“我不相信迷信，但我卻相信‘好事多磨’的話。可不是，您未住進五星級飯店，卻能住我們飯店，真使我們感到很榮幸。我店的電梯是日本三菱的，使用七年來，沒出過一點故障，今天讓您兩位受驚了。我想，先生您的生意肯定會談得很成功。”辦公室主任說得象真的一樣。
“是嗎？”客人的情緒到此時已完全變得正常了。
“當然啦，我國還有一句古語，叫做‘大難不死，必有後福’，雖然電梯出故障，我們要承擔責任，但先生小姐有‘後福’我也該祝賀呀。”
“你真會講話。”客人笑了。“託你的‘口彩’，生意如果談成功，一定忘不了你。”
“您兩位有沒有受到了點小傷什麼的？”辦公室主任關切地詢問。
“傷倒沒傷著，就是……早餐到現在還沒有用呢。”客人似乎沒有什麼可說的了。
“噢，非常對不起，我耽誤你們用餐了。”辦公室主任站了起來說：“很抱歉，我還沒有自我介紹呢。我是總經理辦公室主任，等總經理來了以後再請他拜訪您兩位。”
“不必了，你的接待使我們很滿意，我也不是不願意付房金，不過碰到這種不順心的事，在氣頭上說說而已。”
辦公室主任送客人到電梯口，打招呼道別。客人用完早餐一進客房，看到一盆水果和一份總經理簽名的道歉信已放在臺上。男客人看著信，滿面笑容地對女秘書小姐說了些什麼。
此案例中，正是由於辦公室主任善用溝通技巧，使得問題輕鬆的解決了，可見辦公室工作員工的言語表達能力有多重要。這就要求辦公室人員具備良好的語言表達能力，掌握溝通的技巧和說話的藝術。
第一，掌握溝通的技巧。辦公室員工說話時應做到：語言真摯動人，具有感染力；使用有意義準確的語言和文字；語言要純樸；措詞恰當，通俗易懂；借用動作、表情來表達情感；儘量使用短句；推論要嚴密，切忌講粗話；交談中的人稱要明確；學會聆聽，對方講話時不要插嘴，少講多聽等等。
第二，掌握說話的藝術。說話是一門藝術，辦公室人員不僅要能說，而且要“會說”，要善於言辭，善於化解分歧和矛盾，注意把握好說話的尺度，做到該說的說，不該說的不說。
四、要具有較好的時間管理能力
辦公室從某種意義上看就似企業行政系統的“司令部”，是領導指揮全域性和推動各職能部門以及下屬單位工作正常運轉的紐帶，是溝通上下、銜接左右、聯絡內外的橋樑。同時，辦公室又好比一個單位的後勤部，承擔著公文處理、會議管理、資訊處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等日常工作。辦公室的工作量之大，事務之多可想而知。但辦公室的一項重要責任就是節省上司的時間，保證上司高效率的工作。面對這些林林總總，繁雜瑣碎的工作，工作中要服從上司要求，完成上司交辦的工作，工作無論理解還是不理解都要按照要求完成，不能只考慮完成自己已制定的小計劃而貽誤上司的工作和整個組織的大事。有效利用時間，事半功倍。時間既是一個常數，公平地分配給每一個人，又是一個變數，善用則多，妄用則少。珍惜時間，一分鐘勞動就有一分鐘成果。為了有效利用工作時間，辦公室人員應該：
（一）、明確自己的工作任務和職責。你必須非常的清楚上司給你安排的工作任務中，哪些工作應由你自己完成；哪些工作應協助他人做；哪些工作部參與。
（二）、要區分常規工作和非常規工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每週或定期的工作，哪些是無法預料、突然出現的工作。
（三）、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先後次序，重要的、緊急的工作先做，科學的有序的一項一項完成任務，而不是機械的來一件事幹一件事。
（四）、巧妙的運用一些方法，合理分配精力，精明的利用時間，以提高效率。如有些時候可以合併同類任務，集中起來專心致志一次完成，避免多次重複。
（五）、使用辦公輔助手段幫助組織工作。包括工作日誌、時間表、計劃表、日程安排或印製好的“效率手冊”等，在上面編制日安排和周計劃，幫助個人管理時間，使工作有條不紊。那些非常規的、重要的、緊急的或定時的工作，應在計劃表中明顯標註，以引起自己的注意，使那些無論如何要完成的事絕不留到下一天。
（六）、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。工作時，應考慮到你只是團隊中的一員，應考慮你周圍上下左右的同事們，特別是有些工作要相互接受和轉交，要儘量在自己的範疇內多做些，給他人以方便。能與同事們協調你的工作，團隊的工作效率才會提高。
（七）、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。例如公司要求在當天對某個請示進行批覆，這就嚴格執行，安排進自己的計劃。
（八）、應儘量堅持記工作日記，透過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費了時間，有哪些做法給他人帶來不便，從而得到啟發，繼續改進。
五、要具有較好的學習能力
“問渠那得清如許，為有源頭活水來。”不斷學習和總結前人的經驗是人類社會得以進步、發展的前提。“未來最可靠的競爭優勢就是克服各種學習障礙去有效地學習，學習政治理論、學習辦公業務，學習前人、別人的思想和經驗，豐富我們的思維”。在資訊化的時代背景下，辦公室工作對工作人員的學習能力提出了更高的要求，辦公室工作人員不僅要學習好辦公室業務知識，而且要提高政治素養，掌握社會政治經濟動態，掌握各種資訊，培養思想的遠見性和預見性，為領導決策服務，做好領導的參謀。
（一）、學習理論政策，提高政策理論水平：要認真學習黨的理論知識，學習國家和行業的重大方針、政策，不斷提高政治覺悟和理論水平，以科學的發展觀指導工作。
（二）、學習專業知識：當今社會資訊發達，知識更新急劇加快，專業知識是我們勝任工作的要求，只有透過勤奮學習，特別是寫作、資訊化辦公等方面的專業知識的學習，才能不斷積累新知識，豐富新理念，拓寬新思路，富有創造性，適應新形勢下企業快速發展的需要。
（三）、刻苦鑽研業務：瞭解掌握資訊、調研、文書、信訪、檔案、行政管理等方面的業務知識和辦公自動化系統等新辦公手段；同時，要致力提高科學辦事和綜合協調能力，學用結合、學以致用，增強知識素養，提高綜合素質。
辦公室人員要透過不懈地學習和積累，透過系統的學理論、學政策、學知識、學業務，不斷提高工作的系統性、預見性和創造性，使自身作風優良，業務精通，知行結合，學用相長，不斷適應企業發展的需要。
六、要具有創新能力
“創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。”為適應新形勢,實現辦公室職能轉變和工作創新是辦公室工作的需要, 更是企業發展的需要。創新既是一種思想觀念、思想方法，更是一種精神狀態。辦公室人員只有具備創新能力，才能適應時代的要求，適應企業發展的需要。
“創新就是要不斷解放思想，實事求是，與時俱進。實踐沒有止境，創新也沒有止境。”辦公室作為一個單位的神經中樞，起著溝通上下，聯絡左右，協調內外的重要作用。要做好辦公室工作，就必須有創新的工作思路、創新的工作措施，加強學習，創新工作思路，增強創新能力。
（一）、拓展創新思維。創新思維是創新能力的核心，有新思路才能有出路，創新思維是創新的前提，辦公室人員想要在工作中不斷創新，就要不斷拓展自己的創新思路，拓展自己的思維。要敢於打破已有的經驗，反對經驗主義，摒棄古板的工作作風，用靈活、創新的思想引導自己的工作。另外，創新是一個不斷學習的過程，創新的基礎在於有效的學習和知識的積累及運用。要提高創新思維能力，就是要解放思想，胸懷全域性，勤于思考，勇於實踐。辦公室人員要提高自己的創新能力，就要透過不斷的學習來提高自己的精神境界，豐富自己的思維，改變自己的知識結構，增強自己的各種技能，同時要勤于思考，勇於實踐，從而實現工作上的不斷創新。
（二）、敢於嘗試，敢為人先。創新是在沒有任何經驗和前例的條件下進行的。因此，辦公室人員要想創新，就要有“鑿空”精神，敢於嘗試，敢作敢當；想別人所不敢想，做別人所不敢做。只有這樣，才能在實踐中不斷創新，在工作中不斷提高自己的創新能力。
總之辦公室是一個協調部門、參謀部門、服務部門，是企業正常執行的中樞機構及紐帶。在企業管理中，辦公室的最大作用和功能是保持各部門之間、本單位和上級主管部門、業務相關單位之間的動態平衡。辦公室人員唯有掌握工作技能，提高各項能力素質，加強學習，不斷創新，以高度敬業的精神為企業服務，才能適應新形勢的需求，為企業的發展作出新的更大的貢獻。
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