辦公室文秘軟體中Word文字處理技巧

辦公室文秘軟體中Word文字處理技巧

　　辦公室工作人員是各單位、各部門工作的左右手，要為單位和領導決策提供參謀意見，就必須不斷提高工作能力。下面是辦公室文秘軟體中Word文字處理技巧，歡迎閱讀。

　　1.去除頁首的橫線方法兩則

　　在頁首插入資訊的時候經常會在下面出現一條橫線，如果這條橫線影響你的視覺，這時你可以採用下述的兩種方法去掉：用第一種的朋友比較多，即選中頁首的內容後，選取“格式”選項，選取“邊框和底紋”，邊框設定選項設為“無”，“應用於”處選擇“段落”，確定即可。

　　第二種方法更為簡單，當設定好頁首的文字後，滑鼠移向“樣式”框，在“字型選擇”框左邊，把樣式改為“頁尾”、“正文樣式”或“清除格式”，便可輕鬆搞定。

　　2. 在Word中快速選擇字型

　　為了能夠快速地選擇字型，我們可以將常用的字型以按鈕的形式放到工具欄上。首先在 Word 的工具欄上單擊滑鼠右鍵，在右鍵選單中選擇最後一項 “ 自定義 ” 。然後在出現的自定義編輯介面中選中 “ 命令 ” 選項卡，再選擇 “ 類別 ” 中的 “ 字型 ” 項。最後從右邊列出的 Windows 已安裝的.字型中，選擇常用的字型並用滑鼠直接將它拖曳到工具欄上，這樣在以後的使用中就可以快速選擇字型了。

　　3. 用Word實現快速隔行刪除

　　先 將全文複製 Word 中，按 Ctrl+A 鍵全選，再選擇 “ 表格 ” 下拉選單中的 “ 轉換 / 文字轉換成表格 ” ，在彈出的對話方塊中，將 “ 列數欄 ” 定為 “2 列 ” ，將 “ 文字分隔位置 ” 選為 “ 段落標記 ” ，確定後便出現一個 2 列 n 行的表格，再全選表格，右擊滑鼠 “ 合併單元格 ” 。

　　4. 清除Word文件中多餘的空行

　　如果 Word 文件中有很多空行，用手工逐個刪除又太累人，直接列印吧，又太浪費墨水和列印紙。有沒有較便捷的方式呢？我們可以得用 Word 自帶的替換功能來進行處理。在 Word 中開啟編輯選單，單擊 “ 替換 ” ，在彈出的 “ 查詢和替換 ” 視窗中，單擊 “ 高階 ” 按鈕，將游標移動到 “ 查詢內容 ” 文字框，然後單擊 “ 特殊字元 ” 按鈕，選取 “ 段落標記 ” ，我們會看到 “^p” 出現在文字框內，然後再同樣輸入一個 “^p” ，在 “ 替換為 ” 文字框中輸入 “^p” ，即用 “^p” 替換 “^p^p” ，然後選擇 “ 全部替換 ” ，怎麼樣，多餘的空行不見了吧。

　　5. 同時儲存所有開啟的Word文件

　　有時在同時編輯多個Word文件時，每個檔案要逐一儲存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢？在按下Shift鍵的同時，單擊“檔案”選單，大家看，已經多出了“同時儲存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了。

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