數字檔案館建設方案範本
第1章 數字檔案館介紹
我們所要建立的數字檔案館既不是模仿紙質檔案為主體的實體檔案館，也不是將紙質檔案進行數字化處理後形成的封閉的檔案資訊庫，而是建立在現代資訊科技的普遍應用基礎上，把分散於不同載體，不同地理位置的資訊資源以數字化的形式儲存，以高度有序的企業綜合檔案資訊資源為處理核心，為企業生產、管理和決策提供可靠的資訊服務的超大規模、分散式數字資訊系統。
根據檔案界有關專家學者對數字檔案館的研究以及我們的認識，企業數字檔案館應具備以下基本特徵：
1.1 館藏資源數字化
資料是數字檔案館的核心，是檔案資訊資源的數字反映，所以數字檔案館實際上是一個龐大的數字資訊資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、影象，還有聲音等多媒體介質，因此，數字檔案館除了現已存在的電子檔案以外，還必須將館藏的實態檔案進行數字化處理，使其永久的儲存在伺服器的磁碟、光碟或其他儲存介質中。
1.2 檔案資訊結構標準化
應該說資訊結構標準化既是館藏資訊數字化的基本依據，又是檔案資訊能否方便快捷利用的前提和基礎。尤其是建設數字檔案館將要引進比較複雜的元資料的概念和很多新的資料處理技術，比如：資料倉庫技術、資料探勘技術、資料壓縮技術、資料遷移技術等等。這就要求檔案資訊結構的標準化。
1.3 檔案資訊傳遞網路化
網路化是資訊社會的重要特徵。要實現資訊利用的社會化，首先必須實現網路化，這是個重要的基礎。同樣，由於數字檔案館是在網上執行的，因此，寬頻高速網對檔案資訊的迅速傳遞是必不可少的途徑和條件。目前，支援數字檔案
館的網路技術主要有：區域網技術，internet技術和intranet技術。考慮到檔案資訊不同於圖書或其他資訊，其傳遞的範圍要受到密級的限制和訪問許可權的約束以及系統的安全性，因此，在許多場合使用區域網技術和intranet技術較為穩妥。
1.4 生成空間虛擬化
由於數字檔案館是一個群體概念，是由一個部門、單位乃至一個地域的'眾多檔案館或資訊資源單位組成的聯合體，透過網路實現跨庫互動查詢，達到使用資訊的目的，所以從這個角度講，正是由於網路技術的運用，使得傳統意義上的檔案館改變了存在的性質和方式，延伸了傳遞的途徑和條件，拓寬了使用的環境和範圍。這也正如部分檔案學者指出的那樣：透過網路的連線，傳統檔案館被分成兩類：一類是資訊資源檔案館，一類是終端檔案館，前者為數字檔案館提供資訊，後者則為使用者提供服務，而終端檔案館則可認為是一種虛擬的工作環境。
1.5 檔案資訊利用社會化
眾所周知，傳統介質檔案的利用，在同一時間內只能供一個使用者使用，其他使用者如果想獲得這種檔案資訊，只能等待，因而很難實現檔案資訊服務社會化。建立了數字檔案館以後，這個問題就可以迎刃而解，使用者可以在任何時間從網路上查詢這些資訊，實現真正意義上的檔案資訊服務社會化。
1.6 檔案管理自動化
這是數字檔案館建設不可忽視的基本內容之一。諸如檔案自動編目、檢索、檔案自動標引、各類檔案的借閱管理、統計、報表、檔案業務建設活動等。
第2章 建設數字檔案館的必要性
當今世界資訊科技的發展日新月異。經濟全球化、社會資訊化、企業資訊化的浪潮，不僅加快了人類社會歷史發展的程序，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。資訊產業升級為發達國家的支柱產業，資訊化成為當代國際競爭的戰略制高點。作為重要資訊資源之一的檔案，面臨著全球資訊化趨勢的巨大沖擊：以計算機技術、通訊技術、網路技術以及多媒體技術為基礎的網路
環境逐漸形成，電子檔案的大量產生和應用，使得檔案資訊快速地向數字化方向發展。面對這種挑戰，如果缺乏相對完善的數字檔案管理方案及基礎設施，不僅檔案工作與社會的發展脫節，而且各領域的資訊化程序必然會受到影響和制約。
全球資訊化帶給人們的不僅是新的希望和憧憬，更多的是機遇和挑戰，企業的檔案工作如何把握機遇，迎接挑戰？如何使檔案工作與企業的發展目標和管理水平相適應，並充分發揮其作用？這就要創新，正如中辦王剛同志在全國檔案工作會議上所說：“要解放思想抓創新，要注重觀念創新、工作創新、機制創新”。因此，這就要求我們主動、積極地變革與形勢和企業發展不相適應的檔案管理理念、管理系統、管理模式。
第3章 建設數字檔案館的條件
3.1 資金保障
建設數字檔案館所需資金與其它檔案事業建設相比數額是巨大的。一般建設數字檔案館的開支主要由兩部分組成，即硬體開支和軟體開支。硬體開支是指購置各種專業裝置和環境改造所需的資金。由於現行的檔案館保管的主體是紙製檔案，保管設施、提供利用的形式和閱覽場所都是以此為中心設計的，不能滿足數字資訊的保管和提供利用的要求，需進行一整套包括資訊轉換系統、電子檔案保管系統、數字資訊傳輸系統如網站及支援網路傳送的通訊線路等各種基礎裝置、設施的購置和建設，還有適應數字檔案閱覽的場所。軟體開支是指保障數字檔案館正常執行的技術開支和人力開支。將現有的館藏檔案轉化成數字檔案，除必要的硬體設施還必須有相應的技術支援，如購置、開發一定數量的應用軟體，對現有人員進行專業技術培訓，系統維護和資料庫轉換等。所有這一切都需要充足的資金做保障才能得以實現。缺少資金保障，數字檔案館的建設和發展將受到很大程度的制約。
3.2 資源保障
數字檔案館海量存貯和快速傳輸的功能，要求檔案館要有足夠多的可傳輸的數字資訊。現行檔案館的館藏檔案多以紙製、音像、聲像材料為主要載體，電子檔案和數字資訊少而又少，這勢必影響到數字檔案館資訊的傳輸和資訊的提供利用，造成資訊停滯和利用需求的阻斷，這正所謂巧婦難為無米之炊。加快檔案館原始資訊的數字轉換程序和電子檔案的積累，保證可傳輸數字資訊的數量，並不斷補充、更新和完善是滿足社會各界的廣泛利用需求，使數字檔案館正常運轉，保持旺盛生命力必不可少的一環。
3.3 技術保障
數字檔案館的建設對人員結構和知識結構提出了要求。一方面，面對各種計算機、網路等
技術含量的專業設施，需要一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業設施的正常執行。另一方面，隨著專業技術水平的提高和資訊化程序的加快，各種應用管理軟體需要不斷升級、更新，相應的軟體開發人員也是不可缺少的。再有，各級檔案管理人員的知識結構也要做出調整，除熟練掌握檔案專業知識外，還要加強現代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網路知識、資料庫管理知識及電子檔案的管理知識，具備一定的適應數字化建設發展需要的基本技能，才能處理好數字化的資訊，做好數字化資源的服務。
第4章 數字檔案館的建設內容
數字檔案館的建設涉及到方方面面的內容，主要包括以下幾個方面:
4.1 數字檔案資訊資源的建設
數字檔案資訊資源是數字檔案館建設的核心內容。一方面，要做好多種媒體形式的原始館藏檔案(如紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等)的數字化處理和電子檔案的接收工作，透過對數字檔案的整理加工重組，建立多種形式的數字檔案【數字檔案室實施方案】
資訊資源庫;另一方面，要加強對網路檔案資訊資源的蒐集、組織和開發利用。要最終透過各個數字檔案館的聯合共建、協同開發，避免重複，建成一個超大規模的高質量的分散式數字檔案資訊資源庫群。
4.2 軟硬體基礎設施的建設
軟硬體基礎設施是數字檔案館建設的基本前提條件。數字檔案館的建設要以國家骨幹通訊網為依託，不需再進行專有通訊網的建設投資，因而數字檔案館基礎設施的建設，主要是配置相應的網路裝置、伺服器、檔案數字化裝置以及系統軟體等。
4.3 應用系統的開發
應用系統是數字檔案館持續發展和不斷完善的基礎。它是一個可擴充套件的網路應用系統，完成對檔案的數字化加工、數字檔案的採集、整理、儲存、檢索、傳遞、保管、保護利用、鑑定、銷燬、統計等全過程管理工作，並能為使用者提供高效跨庫、無縫連線的資訊服務。
4.4 標準與法規的建設
標準與法規是數字檔案館建設的重要保障機制。必須在充分調研的基礎上，結合建設內容，逐步推出相關的標準與法規，主要包括數字檔案資源的描述、標識、儲存、查詢、交換、管理和利用等的標準與規範，並最終形成數字檔案館建設所需的標準與法規體系。
4.5 人才培養人才是數字檔案館建設持續發展的關鍵
要透過數字檔案館建設的具體實踐，逐步培養一批在系統開發與維護、檔案數字化加工與管理、標準法規建設與保護、相關技術的使用與研究以及數字檔案館運營與管理等方面具有持續發展能力的專業人才隊伍。
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