淺談審計檔案數字化程序
建立審計資料庫是實現審計辦公自動化的一項基礎工作。在目前的計算機技術條件下，利用計算機系統整理、收集審計資料，形成審計資料庫，能夠有力地推動審計工作發展。
建立審計資料庫需要收集的審計資料，從來源上可分為兩類：辦公軟體生成的計算機檔案和紙質檔案經掃描形成的計算機檔案。無論是利用辦公軟體生成計算機檔案還是經掃描形成計算機檔案，對這些檔案的加工過程，都屬於紙質檔案數字化範疇。
紙質檔案數字化，就是將以文字為形式、以紙為載體的被審計單位的審計檔案及審計工作中形成的各種審計文稿，轉換成以數字為形式，以磁碟、磁帶、光碟等為載體的計算機檔案，進而予以儲存，並滿足查詢、檢索等方面的需要。
紙質審計檔案數字化系統是實現紙質審計檔案數字化所需的硬體、軟體及人力資源的有機結合。
審計署旅遊僑務審計局在審計實踐中自行設計、開發了“審計檔案數字化系統”軟體，取得了初步成果。筆者總結該單位的實踐經驗，結合紙質審計檔案數字化工作的內在規律性要求，談談建設審計資料庫過程中，設計紙質審計檔案數字化系統時應該考慮的幾個基本方面。
一、紙質審計檔案數字化系統的功能結構
為實現紙質審計檔案數字化過程，紙質審計檔案數字化系統應該具備以下幾方面的功能：
一是轉化功能。透過該功能，數字化系統將以紙為載體、以文字為訊號的紙質審計檔案轉化成以磁碟、光碟等為載體，以數字為訊號的計算機檔案。該功能的實現可以藉助於計算機、掃描器、數字相機等裝置及裝置驅動軟體來實現。
二是處理功能。透過該功能，數字化系統將計算機檔案進行適當處理、轉化，建立可以自由檢索使用的資料庫。
三是檢索功能。透過該功能，檢索者能夠自由地檢索已經轉化為計算機檔案的`審計檔案。
實現處理功能和檢索功能需要靈活組合運用多種資料庫軟體、程式設計軟體、辦公軟體來完成，所需要的操作比較複雜、耗時，實現起來難度與阻力都比較大。
四是資料存貯功能。透過該功能，將轉化而成的計算機檔案臨時或長期存貯，以便由數字化系統進一步處理和輸出。
透過紙質審計檔案數字化功能結構的分析不難看出，紙質審計檔案數字化過程的難點和重點就在於設計、開發出能夠高效完成處理功能和檢索功能的專用軟體。
二、開發具有計算機檔案處理功能和檢索功能的專用軟體
利用掃描器掃描後形成的計算機檔案一般是影象檔案。這種檔案有如下特點：紙質審計檔案經掃描形成計算機檔案後，每一頁形成一個獨立的計算機影象檔案，比如，假設江西甲鋼廠1999年的審計檔案共200頁，掃描後就將形成200個計算機影象檔案；掃描形成的計算機檔案的名稱一般包含特定的系列號碼，如上例中掃描形成的計算機檔案的名稱可能是：“江西甲鋼廠1999－001”、“江西甲鋼廠1999－002”……“江西甲鋼廠1999－200”；在每一個影象檔案中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內容，但這些內容對計算機而言都是影象元素的集合，計算機不能識別其中的文字，因此，我們也就不能利用計算機直接對檔案的文字內容進行編輯、檢索、輸出等工作。
基於計算機影象檔案的上述特點，就需要在掃描形成的計算機檔案和能滿足自由編輯、檢索要求的計算機檔案之間“架一座架”，從而順利實現紙質審計檔案數字化。這座橋就是能夠滿足計算機影象檔案處理需要的檔案處理功能。
旅遊僑務審計局透過設計開發具有索引功能、關鍵詞功能和檢索功能的“審計檔案數字化系統”軟體，架起了圖形檔案與可自由檢索顯示檔案之間的橋樑，初步實現了對影象檔案的有效處理。該軟體將計算機影象檔案的處理功能分解為索引功能和關鍵詞功能。透過該軟體的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計算機檔案索引，標註出它們所屬的紙質審計檔案及其在紙質審計檔案中的頁碼位置，從而將零散的計算機檔案組織起來。該軟體的關鍵詞功能，可以給已完成索引的每一個計算機檔案配置關鍵詞，所配置的關鍵詞是根據計算機影象檔案的內容，預先設想檢索者可能的檢索要求而設定的。透過該軟體的檢索功能，檢索人員只要輸入其所需檔案應含有的關鍵詞，數字化系統就會將含有該關鍵詞的計算機檔案按照紙質審計檔案的組織方式，向檢索者有序地顯示出來。索引功能、關鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，後一功能建立在前一功能充分實現的基礎上，前一功能實現的質量直接影響後一功能的實現。
三、人力資源的配置
紙質審計檔案數字化系統中各個功能的實現都是以計算機硬體裝置、軟體及人力資源的有機結合為條件的，都離不開合理的人員配置。
第一，紙質審計檔案數字化系統的設計工作，需要具備計算機專業技能的人員與具備審計專業技能的人員密切結合，在現有計算機硬體與軟體技術的支援下，使系統最有效率地服務於審計工作需要。第二，必須配備硬體裝置的安裝與維護人員，使硬體裝置始終處於最好的工作狀態。第三，要安排軟體的開發與維護人員，這樣才可以最大限度地發掘與利用通用計算機軟體的功能，最有效地更新與調整專用軟體的功能，滿足審計工作需要。第四，要安排審計檔案數字化系統的操作人員。計算機軟體與硬體的應用，其目的就是最大限度地提高工作效率，旅遊僑務審計局的實踐表明，為實現關鍵詞功能，需要操作人員根據未來檢索者的需要為每一個計算機影象檔案配置關鍵詞，而一些計算機檔案所需要的關鍵詞可能較多，這就需要操作人員進行大量創造性勞動，為檢索者提供準確、充分的關鍵詞，滿足檢索需要。
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