淺論人事管理中人事檔案的資訊運用
摘要：在人事管理中，人事檔案的管理十分必要和重要。資訊全面的人事檔案將為企業的人力資源調配提供良好的保證。人事檔案是企業瞭解員工資訊的直接材料。人力資源部門可以根據人事檔案中的資訊對員工的性別、年齡、學歷、婚姻狀況、從業經歷有一個基本的瞭解，並根據這些資訊給員工安排適合的工作。準確、詳細的人事檔案資訊將給就職者和用人單位都提供便利，為雙方的互選和合理的職業安排提供依據。人事檔案資訊也為國家的社會保障體系建設和進一步完善提供了寶貴的資料。人事管理中科學、合理地運用人事檔案資訊對企業、個人和國家都有積極的作用。
關鍵詞：人事管理；人事檔案；資訊運用
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
一、人事檔案資訊是瞭解員工的直接材料
檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關係、學歷、經歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風、思想政治表現等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人找工作、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障！
（一）人事檔案的基本資訊
人事檔案是企業瞭解員工資訊的直接途徑。檔案是歷史的真實記錄，企業透過檔案可以清楚地瞭解員工過去的工作軌跡，可全面、準確地瞭解員工，總結經驗教訓，做到知人善任、選賢舉能，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。在人事檔案中一般會顯示員工的免冠照片，企業可以透過照片直觀地看到員工的相貌氣質，為企業人力資源部門給員工安排崗位提供依據。相貌氣質清麗溫婉的女員工可以安排在前臺接待或秘書的崗位，既能體現出企業的良好形象，又能使員工的外貌資源得到充分的開發利用。外表和藹、有親和力的員工，可以被安排在售後服務部門。一般需要售後服務的客戶心情都相對急躁，有親和力，性格溫和的員工能促使客戶心情舒緩，情緒冷靜。合理、高效的員工職業安排可以促進企業的各項工作順利進行。雖然企業用人不能以貌取人，但是在初級用人階段，這也是企業的選擇之一。在員工的基本資訊中一般還會有年齡和婚姻狀況的資訊顯示，企業可以根據員工的婚姻狀況為員工安排具體工作。例如，已婚，並且孩子年齡較小的員工，企業可能會選擇安排儘量少出差或者不出差的工作；對於富有活力，尚未結婚的年輕員工，企業可能給他們安排更富挑戰性的工作。員工的基本資訊是企業人力資源管理的基礎，為人員安排提供基礎性的資料。
（二）人事檔案的潛在資訊
在人事檔案資訊中，員工的'工作經歷也是一個十分重要的資訊源。員工曾經的交際圈將可能會給現在的工作帶來一些有利的因素。所謂的人脈關係就成為人事檔案資訊中的潛在資訊，同時也是員工給企業提供的隱形資源。企業的人力資源部門可以依據員工曾經的工作環境，工作特點以及工作成績為員工安排適合的崗位和提供發展空間。在人事管理工作中，員工潛在的資訊應該比基本的、直觀的資訊更受重視。潛在資訊在某種程度上也是員工尚待挖掘的資源。企業應該利用員工所有的資源，無論智力資源、體力資源還是人脈資源。[1]在資源共享的時代裡，廣闊的朋友圈往往能給企業帶來意外的商機，使企業在競爭中也能處於不敗之地。此外，人事管理相關部門和人員應該對員工的人事資訊進行合理的保密儲存，不要未經本人許可隨意透露員工的個人資訊，以免對企業和個人造成不必要的困擾和損失。
二、人事檔案資訊為員工合理調配提供可靠資訊
（一）人事檔案資訊為合理安排員工工作內容提供參考
人事檔案資訊將為企業人力資源部門合理安排員工崗位提供可靠的資訊。在現代企業招聘過程中，企業往往更傾向於招聘具有相關從業經驗的人員。而現今，城市間人口流動量大，工作更換頻率，許多人一年之內就換了幾個工作。人們的工作觀念已經不像多年之前，尋找“鐵飯碗”“終身制”的職業了。有豐富工作經驗的人員，尋找薪資福利待遇更豐厚的職業和企業。年輕人雖然工作經驗相對欠缺，但是有朝氣，有熱情，更傾向於尋找發展潛力大的職業和能為自己提供更多發展空間的企業。人事管理部門應該查閱員工檔案中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料，結合工作意向，薪資要求等來合理安排員工的工作，把真正能為企業服務，能為行業發展做出貢獻的人才發掘出來，並高效地利用起來。
（二）人事檔案資訊是員工晉升、裁撤的重要參考
人事檔案資訊常常會記錄著員工的各項工作成績。在用人過程中對定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會彙總歸入本人檔案，因此，用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地瞭解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。企業在市場競爭中遵循優勝劣汰的規律，在經濟出現危機時，很有可能遭受打擊甚至是重創。此時，企業為了減輕經濟壓力以儲存實力，必然會選擇裁員，那麼人事檔案中的相關資訊就會為人力資源部門的裁員活動提供參考。工作成績不突出，工作能力相對薄弱，人際交往欠佳的員工都可能成為裁撤物件。這些對企業參與下一輪競爭工作幫助甚微的員工被裁撤，也是企業內部整頓的一部分，為企業今後立足，發展提供了保障。與此同時，在人事檔案顯示中，工作成績突出，有上進心，有合作精神、富於創造力，敢於迎接挑戰的員工，自然會被髮掘、重用，成為企業的無形資產。人事檔案是記錄員工成長曆程的重要資訊庫，是人事管理部門為人員發展制定方向的重要參考資料，是員工今後選擇職業的參考之一，也是企業定位員工和員工尋找自我認同的重要資料。[2]
三、人事檔案資訊為社會保障情況提供參考資料
（一）人事檔案資訊為國家提供勞動保險情況
人事檔案資訊不僅是企業人力資源管理部門選拔、任用人員的依據，同時也是國家各項事業統計、調查的依據。中國正處於社會全面改革時期，面對人口基數大，人口流動性強等社會現狀，相對準確的人事管理檔案將為國家的人口統計、升學率、就業情況、生育情況以及子女教育等情況的瞭解、掌握提供相對可靠的依據。面對中國人口老齡化的趨勢，建立相對公平、完善的勞動保險制度的呼聲也越來越高。而科學、合理的勞動保險制度的建立也要依據企業職工的人事檔案資訊進行統計、核算。人事檔案資訊對員工來說是十分重要的工作證明。在人事檔案中包含了員工工資金額，個人收入繳稅情況以及各種保險的繳費情況，是員工各種社會資訊的集合體。[3]國家相關部門將根據企業職工的各項社會資訊制定併兼顧全社會勞動者利益的勞動保障機制和勞動保險體制，為勞動者日後的養老問題制定科學、可行的方案，為所有勞動者提供應有的社會保障。
（二）人事檔案資訊為國家提供醫療保險情況
人事檔案資訊中除了勞動保險資訊之外，另一項重要資訊就是醫療保險資訊。中國現在的“看病貴，看病難”問題十分突出，成為國家和社會亟待解決的問題，社會各方面都在獻計獻策，希望儘快儘早解決這個關乎全國人民就醫看病難的問題。人事檔案資訊可以為醫療保險相關政策制定部門提供員工的醫療保險繳納資訊作為醫保制度建設的參考資料。促使國家相關部門制定出更合理、更有利於企業職工的醫保制度。人事檔案中的各項資訊都有助於國家制定相關政策更具普遍性、廣泛性。在人事管理過程中，企業應該儘量保證人事檔案資訊的真實性和可靠性，這不僅是對企業發展負責，也是對員工負責，更是對國家各項社會事業建設負責。人事檔案資訊應該用在正確的地方，為企業員工和國家提供更多更具體的人事資訊。
四、結語
人事檔案資訊具有其特殊性，其中包含了眾多詳細的個人資訊，是對一個職工個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄，不僅是職工享受各種社會待遇的憑據，解決勞動糾紛的依據，關係到職工的切身利益，是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據；更可以用於企業對人才的選拔、任用、晉升、裁撤等諸多方面，也可用於國家的各項事業建設過程中，為國家相關體制、機制的建立提供相對可靠的依據。人事檔案資訊不僅是個人的資訊彙總，也代表著整個社會的發展程序和發展特點。人事管理部門應該妥善保管，不要隨意存放，造成洩露、丟失等不良後果。人事檔案是個人重要的資訊資料，我們應該認識到人事檔案資訊的重要性，並把人事檔案資訊用於正途，為企業、員工和國家謀福利。
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