關於檔案安全標準體系的探究
【摘 要】檔案安全標準體系，是指檔案安全範疇的各類相關標準按照其內在聯絡形成的科學的有機體。其中，“內在聯絡”係指檔案安全標準之間互相統一協調，銜接配套，互為補充，各有側重而又不失聯絡。“科學的有機體”則是指檔案安全標準體系並非大量標準的簡單疊加，而是具有有機聯絡的整體結構。
【關鍵詞】檔案安全標準體系工程；原則；思路
檔案安全標準體系，是指檔案安全範疇的各類相關標準按照其內在聯絡形成的科學的有機體。其中，“內在聯絡”係指檔案安全標準之間互相統一協調，銜接配套，互為補充，各有側重而又不失聯絡。“科學的有機體”則是指檔案安全標準體系並非大量標準的簡單疊加，而是具有有機聯絡的整體結構。
1.檔案安全標準體系構建的原則
1.1可持續發展原則
檔案安全體系的建設是一個循序漸進、不斷完善的過程。這一過程需要不斷最佳化，不斷完善，以達到科學、合理和實用的目的。因此，檔案安全標準體系中的每一項具體標準，都應該在檔案管理和檔案保護長期實踐和理論研究的基礎上，反映優化了的技術、工作程式、組織程式和管理水平，要能夠體現目前先進而成熟的技術手段、裝置情況和管理方法，使整個標準體系具有領先性和一定的超前性。只有將當今較先進的技術與管理方法和檔案部門的實際應用相結合，才能獲得最大的系統性能和效益。
權威性原則意味著檔案安全標準體系的整體構架及其中的任何一部標準，一經頒佈便立即生效，並且對於我國所有檔案機構和部門而言具有指導性、參考性或強制性。只有如此，才能維護標準規範的嚴肅性和權威性，才能保證我國檔案安全管理的整體統一性和高效性。在我國，檔案工作標準屬行業標準，部分成為國家標準，大多為推薦性標準，作為檔案系統內各有關方面需要共同執行的規範，並不具有強制性。而檔案安全問題來不得半點馬虎，尤其是一些危害性較大的安全問題，必須遵守一定的約束、規範，針對這些問題制定的標準應該是強制性標準，或在推薦性標準中有強制性條款規定。
2.檔案安全標準體系的主要內容
2.1業務標準
業務標準的'範圍包括檔案安全保障術語標準、檔案資訊收集或採集標準、檔案管理標準、檔案資訊資源利用標準、檔案保管和資訊儲存標準（包括數字資訊資源長期儲存等），主要是針對檔案安全體系中的業務處理進行標準化、規範化管理，解決業務操作不統一的問題。
2.2技術標準
技術標準是保障檔案安全體系建設順利進行而規定的技術要求，包括基礎設施建設技術標準、工作平臺技術標準、檔案搶救的標準與規範、檔案的保護材料和方法標準或規範，修復技術標準和修復用具等通用標準和不同型別歷史檔案保護修復規範與技術標準、搶救流程標準等。技術標準的制定起到保證檔案安全控制的作用，將先進的共用關鍵技術和普遍認可的安全保護方法轉化為技術標準，把已經在安全實踐活動中證明是切實可行的技術流程上升為工作流程標準或規範。
2.3管理標準
管理標準是指對傳統檔案和電子檔案進行管理的一套規則，是用以組織檔案安全活動的依據。包括檔案安全法規與標準，檔案館工作人員、使用者及裝置管理規範、利用管理規定以及檔案館災害預防等。主要解決給誰用、如何用和怎樣用的問題。
3.檔案安全標準體系構建基本思路
構建檔案安全標準體系的總體思路是：統籌規劃、突出重點、分步實施、注重實效。即要突出全面建設的要求，從我國檔案安全標準體系的實際出發，從綜合、宏觀的角度設計檔案安全標準體系；對其中迫切需要的、技術和管理水平成熟的相關標準應作為近期標準工作的重點；以需要帶動可能，以重點帶動一般，以近期帶動遠期，逐步推進檔案安全標準體系的全面構建和實施。檔案安全標準體系及具體工作標準的制定都要符合我國檔案安全體系建設的現狀，從前瞻的角度確定其執行條件，保證標準可行，效果明顯。具體而言，可以從以下三個方面考慮：
3.1處理好國際、國家和行業（地方）標準的關係
檔案安全體系涉及到檔案將會遭受的安全威脅、安全防範技術、管理方法、人員素質等多方面的問題，是一項涉及人員、技術、裝置、制度、法律等多方面、多環節的管理問題。國家檔案安全體系建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館形成安全保障機制、使用安全保障技術，採用安全科學管理方法，真正實現檔案安全保管、利用和長期儲存。由於不同檔案館的基礎條件和儲存物件、人員和技術力量存在一定差異，因此，檔案安全標準應優先採用適用範圍儘可能廣泛的標準，儘量做到一次到位。在構建檔案安全標準體系時，對國際標準、國家標準和行業（地方）標準，我們既不能一味以國際標準為準繩，認為“國際的”就是“先進的”和“實用的”，也不能過分強調我國和各地區的特殊性，認為“中國的”就是“有特色的”和“適用的”。構建檔案安全標準體系的過程中，我們應堅持科學的“拿來主義”：對於多年來已經頒佈的國際、國家或行業標準，如果適用於檔案安全活動，可直接採用國際和國家標準；對於政策性和具有國家特色的可採用國家標準；面對其他行業如圖書館、文物的標準，應以借鑑、參考為主，並適當加以補充和完善，由此形成符合檔案行業（地區）實際情況的標準化規範體系。
3.2處理好與相關領域標準之間的關係
與檔案相關的領域有圖書、文物、遺產等，近些年來，每個行業都在開展標準建設，這幾個行業有著共同的性質，如保護物件、保護措施、管理方法，其中部分業務有交叉處和相似處。這些相關行業因保護物件不同，在保護歷史文明中各自承擔著重要的作用，扮演著獨立角色。因此，檔案安全體系的構建完全可以借鑑相關機構頒佈的比較完善和成熟的相關標準，並與國家安全保障體系指導總方針保持一致。不同行業在標準建設方面，側重面、關注點不同，可以互相借鑑，以便加快檔案安全標準體系的建設速度。
3.3處理好標準管理與制度管理的關係
檔案安全標準體系建設的目的是對我國檔案安全展開標準化管理。但是，從我國實際來看，標準管理適合於技術工作領域的規範化管理，可操作性強，而且與管理體制的關係較為鬆散。因此，在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利於不同部門之間的協調。而制度通常以法規形式出現，特點是約束力強，但管理範圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案安全所需的嚴密的規範化管理體系，即標準管理為主，制度管理為輔。這就要求我們在構建檔案安全標準體系時，要以一定的法規制度相配合，以制度保障標準的執行，以制度補充標準的不足。
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