檔案的管理與整理方法
檔案建設是全面建設和長遠發展的最基礎性的、不容缺失的重要內容。全體工作人員都要樹立強烈的檔案管理意識，從每個人員、從每項工作、每個環節做起，認真加強檔案建設。
（一）檔案收存的範圍
1、行政檔案：
①上級下發的各類檔案
②發出的的各類檔案
③及各部門工作計劃、規劃、總結、請示、報告、函覆、文稿等
④各種會議通知、會議記錄及會議紀要、講話文稿等
⑤出具的或蓋章的信函、報表等
⑥各類統計資料
2、人事檔案
①在編人員的檔案材料
②人員招聘的相關材料
③各類工作人員的登記表、花名冊、及相關資料。
④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關資料。
⑤掛靠人員相關資料以及掛靠單位的'委託通知、協議、待遇及支付方式等。
⑥工作人員政治身份、職務、級別、崗位、待遇變化的相關資料。
⑦工作人員年度考評資料、鑑定及各類獎懲的組織正規結論及相關材料。
⑧工作人員申請、申訴及其它資訊資料。
3、財務檔案
①日常支出的財務憑證、賬目、審批手續及報表。
②年度預算、中期預算調整、決算及審批資料。
③專項收、支的立項計劃、執行情況及審批資料。
④對外投資、借貸及合作專案的財務執行情況跟蹤監管的相關資料。
⑤各種稅費、社保金交納的相關資料。
⑥固定資產購置、使用、核銷的相關資料。
⑦年度、季度及專項財務分析報告。
4、業務檔案
①歷年以省局名義或經濟發展中心、培訓中心、職業技能鑑定指導中心名義上報、下發的相關培訓、職業技能鑑定及其它業務專案檔案。
②歷年培訓、職業技能鑑定及其它業務工作計劃、總結及相關資料。
③各類教材、教案、大綱、複習題庫等資料。
④教員、考評員隊伍相關資料。
⑤各類、各批學員報名、學習、考試、考評發證或學分登記相關資料。
⑥各類業務會議紀要（記錄）、合作協議、專案意見書等相關資料。
⑦因業務需要購置的（或上級下發的）雜誌、圖書、資料、音像製品及自制的照片、錄相、錄音資料等。
⑧網路建設相關資料。
⑨重大專項活動的籌備、組織實施、總結等專題專案資料。
⑩歷年物業管理、機關食堂管理的相關資料。
（二）檔案管理體制：
檔案實行統一管理。部門分類管理的二級管理體制。
1、建立檔案室，對及各部門檔案資料正本統一管理。辦公室分工專人管理檔案。
2、人事、行政財務檔案由直接管理。業務檔案由各部門專（兼）職檔案管理員負責對本部門檔案資料進行採集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門使用。
3、分管主任為檔案建設責任人。各部門主任為部門檔案建設責任人。及各部門專
（兼）職檔案管理員對各自負責的檔案負直接責任。
4、根據工作需要，主管會計可在財務室保留當年和前一年的財務檔案，爾後逐年建檔移送檔案室保管。各部門業務檔案副本在部門保留時間控制在五年以內。第六年起向檔案室移交。
（三）立卷和歸檔
1、各部門辦理完畢的檔案、資料經過挑選，分項或分類立卷、編號歸檔。
2、一般檔案資料應分級、分類按時間先後編號立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。
3、人事檔案分綜合與個人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個人檔案隨機立卷並歸檔。
4、重大專項活動一般在立項時建檔，專案完成後成卷並及時歸檔。
5、各部門業務檔案（除專項檔案外）要在年初分類立卷，次年初歸檔。
6、凡具有法律性文書，一經生效即要歸檔。凡涉密性檔案，即時形成，即時歸檔。
7、各類圖書、雜誌、報紙、音像資料要及時收集，立卷歸檔。
8、對有價值的外部資訊，網路維護員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時收集，立卷歸檔。
9、歸檔要求：①檔案必須具有真實性。所有資料應為原始資料。②檔案必須具有完整性。每個案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價值性。立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項、分目清晰；要避免重複立卷，同一事件隻立一個卷目；要準確分類，不同型別的資料，不能混合立卷。
（四）檔案保管和使用
1、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類編號、登記註明立案單位、姓名、類別、內容頁數，並對案卷確定密級編制頁碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便於查閱。
2、檔案室要設定防潮、防蛀、防火的檔案櫃（箱），安置防盜門、窗和消防器材，確保檔案安全。
3、和各部門檔案要分工專人保管，在人員變動時，要認真做好移交。
4、檔案管理人員要加強責任心，切實按要求管理好檔案，切實做到不損壞、不丟失、不錯漏任何案卷（含音像網路資料）。
5、要強化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規執行。
6、檔案借閱必須填寫申請表，經分管領導批准後方可借出，並按申請使用時限及時收回。複製檔案必須報經分管領導批准。未經批准借出、複製、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責任。
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