檔案利用資料統計與實際效益分析
收集(或蒐集，下同)的根本目和管理檔案的，除了不使其散失和安全儲存外，主要是為了開發與利用。而在檔案資訊資源開發利用工作中，存在著傳統式的被動(即坐等)服務形式和不重視檔案利用資訊反饋的兩大 問題 ，已嚴重 影響 著檔案資訊資源的開發與利用和檔案事業的健康 發展 。本文針對問題，結合筆者所在的紹興地區實際，重點對檔案利用資料統計與檔案實際效益作一探討，與檔案界同仁商榷。
一、當前，在檔案資訊資源開發和資訊反饋工作中存在的主要問題
(一)侷限於檔案利用資料統計，不求檔案的實際效益。各地各級檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報，瞭解檔案利用情況時，只需統計幾個利用資料，如利用人數、利用檔案卷(冊)數、頁數及影印資料數等，而不瞭解透過檔案資訊資源的開發與利用，而所獲得的 社會 效益和 經濟 效益。收集統計檔案利用資料，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現象，說明不了檔案給社會和經濟建設帶來的價值和作用。也就是說，統計幾個資料只能揭示表現現象，而不能揭示檔案利用的實質，即實際效益。這是各地各級檔案部門普遍存在的一個問題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時，只要求填寫其利用目的，不求深層次瞭解，失去檔案利用資訊反饋的機會。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作 參考 ”、“提供產權依據”等等。由於不作深層次瞭解，利用結束亦就了結，而失去了檔案利用資訊反饋的機會。檔案資訊資源的開發與利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高階階段，即檔案透過利用者在工作、 學習 、生產等社會實踐中的利用，不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益，也就是體現了利用檔案的作用和價值，透過資訊反饋而求得。而要取得這種資訊，事先必須有所瞭解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次瞭解，並一一記錄在案，以利日後跟蹤調查。
(三)有了利用例項，不求彙集編髮重返社會。有些館雖也注重檔案利用資訊反饋工作，收集有價值的檔案利用例項，但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料，因此收集後就將例項束之高閣，不彙編發表，重返社會，影響檔案資訊資源的開發與利用。如果將利用例項編髮，不但會促進檔案的開發利用，使社會和全民更加認識檔案、瞭解檔案，使檔案的使用價值得到進一步發揮，而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。
(四)編研工作滯後，遠遠跟不上檔案資訊資源的開發利用需要。因為，利用單位不瞭解館藏情況，即你館藏中究竟有些什麼資料可供社會利用。因此，檔案管理人員必須瞭解資訊社會動向和需求，結合館藏實際，有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料，提供社會利用。然而，各地各級檔案館編研工作滯後，跟不上社會發展和經濟建設的需求，影響檔案資訊資源的開發與利用。
二、檔案館應在瞭解和掌握檔案利用實際效益上下功夫。
綜觀各地各級檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案，但該年數百人次、數百卷(冊)檔案，有什麼社會效益和經濟效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認為檔案館查閱利用情況需要了解和統計，但更重要的要從瞭解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即瞭解其查閱利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋資訊外，檔案館亦可進行跟蹤調查。調查收集檔案利用實際效益，主要有以下六大作用：
(一)有利於瞭解檔案的價值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的 歷史 記錄。”但瞭解檔案是否具有儲存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去儲存的意義。而只有透過檔案的利用和開發，才能瞭解檔案的價值。過去不少單位和領導，為什麼對檔案工作不夠重視和支援，主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態，單位和領導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有儲存價值的.檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須透過利用，一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。
(二)有利於檔案的鑑定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種，檔案到了規定的保管期限，就要組織鑑定，確定其銷燬還是延長保管期限。而檔案的價值是鑑定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、週期長，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長其保管期限；反之，檔案利用率較低，儲存價值不大，即使未到規定的保管期限，亦應降低其保管期限。透過調查收集檔案利用的實際效益，大大有利檔案的鑑定工作。
(三)有利於瞭解和掌握檔案利用資訊，進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用。透過實際效益的調查和收集，可以進一步瞭解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者瞭解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義 現代 化建設服務。如果我們不重視調查和收集檔案利用的實際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價值作用的充分發揮。
(四)有利於編髮檔案利用例項，加大檔案宣傳工作力度。透過調查和了解收集檔案利用的實際效益，取得一個又一個的利用例項，充分體現檔案的儲存和利用價值，並篩選、整理，編印成小冊子，下發至基層和領導，使他們瞭解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強得多。尤對不太瞭解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更是一個實際的宣傳和 教育 ，使他們透過例證，瞭解檔案，支援檔案工作。
(五)有利於檔案館業務工作實績的體現。檔案業務工作的 內容 很多，而開發利用檔案資訊資源應該是業務工作的“主體工程”，因為，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去儲存檔案的意義。而要衡量一個館的工作與實績，在業務工作上，開發利用檔案資訊資源最能說明問題了。使用者透過利用你的檔案，獲取了社會效益和經濟效益，這就是你工作的實績。如果既統計利用資料，又注意瞭解檔案的實際效益，那你的實績就有血有肉。
三、開發利用檔案資訊資源，獲得檔案實際效益的基本做法
(一)認真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按專案一一填寫清楚，必須填寫的專案不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作 參考 ”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體 內容 和將起到的作用和效益，這樣便於提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。
(二)建立使用者聯絡制度。檔案在查(借)閱時，一般不會產生效益，而要透過實踐，才能反映出檔案的實
際價值，產生一定的 社會 效益和 經濟 效益。因此，為了及時取利用資訊，可以建立使用者聯絡制度，即把使用者的姓名、單位地址、聯絡電話和郵編等一一登記在冊，以便與使用者聯絡。檔案館亦可把自己的聯絡人和聯絡電話告訴使用者，以利使用者及時反饋資訊。同時，也可定期召開使用者座談會，以利加強與使用者聯絡，改進我們的工作和服務 方法 ，更好地為社會和使用者服務。
(三)分發檔案資訊反饋表。即在使用者查(借)閱檔案後發給一張檔案利用資訊反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。
(四)及時編髮檔案利用社會效益、經濟效益例項。反饋的資訊仍要透過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步瞭解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將例項送給有關部門(單位)的領導，使他們認識檔案作用，支援做好檔案工作。如果把反饋的資訊收藏起來，便失去了反饋工作的實際意義。
(五)實地調查和電話採訪。根據使用者查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調查或電話採訪，掌握利用效果的第一手資料。許多使用者在各自不同的崗位上，都擔負著一定的工作和任務，有時沒有時間來編報利用例項，檔案人員應主動上門服務，把透過利用檔案後所產生的社會效益和經濟效益情況搞清楚，便於編寫。
綜上所述，檔案利用資料統計是必要的，也說明了檔案利用工作的一個側面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以利進一步加強檔案資訊資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。
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