關於客戶資訊檔案的管理制度
導語：以下是小編整理的關於客戶資訊檔案的管理制度，歡迎大家閱讀和參考。
第一章
第一條總則為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特製度本規定。
第二條行政助理負責檔案的歸檔監督和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有儲存價值的檔案資料，都要按本制度規定分別立卷歸檔。
第三條堅持部門收集保管、定期、及時歸檔制度。各系統和部門負責人均應制定專人負責收集保管本系統或本部門的檔案資料並監督其及時歸檔。名單報總經理辦公室檔案室備案，如需變動應及時通知檔案管理人員。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
第四條利用好計算機記錄和管理，實現房地產檔案資訊收集、整理、查詢、利用管理現代化，提高檔案的管理水平和利用質量。利用已建立起來的房地產檔案資訊庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑑定、庫房管理、借閱利用、統計等。編制完善的檢索工具和提高系統的安全防範，做好防病毒工作，抓好使用者許可權管理。對電子檔案要定期進行備份，防止資料損失。
第二章
第一節
第一條文書檔案立卷歸檔法檔案資料的收集管理凡公司繕印的公文一律由總經理辦公室統一收集保管。
第二條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的檔案資料，由主辦部門收集保管。會議檔案由會議召集部門收集整理後交總經理辦公室統一收集保管。
第三條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的檔案資料向本部門檔案人員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才可交予核報差旅費。
第四條各系統部門檔案員的職責：
（一）瞭解本部門的工作業務，掌握本部門的檔案資料的歸檔範圍，收集保管本部門的檔案資料。
（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的檔案資料平時收集歸卷，每月的10日前應將歸檔檔案資料歸檔完畢，並向總經理辦公室檔案員辦好交接簽收手續。
（三）承辦人員借用檔案資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用檔案資料登記手續。
第二節歸檔範圍
第五條重要會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、人事檔案、工程圖紙、技術資料、固定資產清單。
第六條上級機關來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等檔案資料。
第七條第八條公司對外的正式發文與有關單位來往文書。公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第九條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十條來人來訪及信訪工作資料。
第十一條公司於有關單位簽訂的合同、協議書等檔案資料。
第十二條公司管理人員任免的檔案資料以及關於員工獎勵、處分的檔案資料。
第十三條公司的各種規章制度、實施細則、程式檔案。
第十四條公司的`歷史沿革、大事記及反應公司重要活動簡報、照片、錄音、錄影等。
第十五條公司保密制度中規定的保密範圍材料。
第三節
第十六條平時歸卷各個部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案資料，由檔案管理員集中統一保管。
第十七條各個部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案資料歸卷使用的“案卷類目”“案卷類目”的。條款必須簡明確切，並標上條款號。
第十八條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案資料，收集齊全，加以整理，送本部門檔案員歸檔。
第十九條總經理辦公室檔案員應及時將歸檔的檔案資料，按照“案卷類目”，存放平時儲存。檔案卷內“對號入座”，並在檔案處理登記薄上。
第四節
第二十條立卷工作由相關部門檔案員配合，總經理辦公室檔案員負責組卷、編目。
第二十一條案卷質量總的要求是：遵循檔案形成的規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十二條齊全完整。
第二十三條在歸檔檔案資料中，應將每份檔案的正件與附件、歸檔的檔案種數、份數以及每份檔案的頁數均應草稿與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密檔案單獨立卷，少數普通文電如果與絕密檔案有關密切聯絡，也可隨同絕密文電立卷。
第二十四條不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨難度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年，其他檔案的立卷，按照有關規定執行。
第二十五條卷內檔案應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案資料應依順序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其他檔案資料以其形成規律與特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
第二十六條永久、長期或短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三章
第一節
第一條檔案查閱、借閱及批准許可權本公司內部人員借閱檔案。本公司內部人員借閱檔案。經部門領導批准後，可直接到檔案室借閱，檔案保管人員應及時提供。第二條內部各公司、各部門因工作需要查閱檔案時，必須經本公司或部門領導批准證明，負責人批准，方能查閱。
第二節第一條外單位人員因公需要查閱檔案。外單位人員應持有單位介紹信、查閱人身份證件，經負責人批准，報經理批准，方能由檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應詳細登記查閱人的工作單位、查閱時間、檔案名稱及查閱理由。
第二條檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外複製或借出本公司的檔案，必須辦理借出手續，經負責人批准，同時在《檔案借閱登記簿》上進行登記，註明借閱用途、歸還時間。
第四章特定政策
第二條逾期未歸還檔案者按違紀處理。借閱者要愛護檔案，不準在檔案上塗改、圈劃、摺疊等。
第三條檔案利用者必須嚴守黨和國家的機密，借閱檔案不準轉借，不得丟失，不得將檔案內容向無關人員洩露。借閱和歸還檔案時，雙方要當面點清。如發現損壞、遺失等情況，除積極追查補救外，應及時向領導報告，並視情節輕重進行處罰。
注：由立卷人填寫卷內檔案數及檔案頁數等情況，案卷立好後發生或發現的問題由有關檔案管理人員填寫並簽名標註時間。
立卷人：由組成本卷的負責者簽名。
檢查人：由對案卷質量進行稽核的責任者簽名。歸檔時交送《卷內備考表》紙質版一份，同時交送電子版。
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