職場英語電話全攻略
電話溝通不僅是商務溝通中的重要環節，更是外企生存的必備技能。可是，電話溝通中，我們既看不到說話人，又需要立即作出反應，還要使用第二語言，頓時就讓人緊張起來了有木有?下面小編為大家帶來職場英語電話全攻略，僅供參考，希望能夠幫到大家。
職場英語電話攻略
1. Start off with some niceties
拿起電話的時候應該說什麼呢?大家都知道，“問好+自報家門”。比如 “Good morning, Parkinson Machine Tools.” 或 “Good morning, Saran Williams speaking. ” 可是做到這一步就夠了嗎?答案是否定的。這個時候我們仍需要再加上一句客氣話(niceties)，即 “How can I help you?”或 “What can I do for you?” 因為透過語言和聲音，我們傳遞的是自己的職業素養，展示的是公司的企業形象。
如果是主動打電話，介紹完自己之後說些客氣話(niceties)也是必要的。比如對方剛剛休假回來，那麼可以問一句“How is your holiday?”這樣的寒暄(small talk)，能夠幫助我們build a rapport，拉近與對方的關係，溝通起來當然事半功倍了。當然也需要注意及時地回到主題(get to the point quickly)。
2. Make some positive noise
電話溝通的一半是傾聽。而往往在做傾聽者的時候，最常見的反應是不說話，。這樣對方很可能誤以為電話另一端沒有人在傾聽。那麼如何做一個積極的傾聽者(active listener)呢?最重要的就是要發出一些“正面的噪音”(positive noise)，讓對方知道你還在線上。比如 “Yes, OK, I’ve got that.” “Alright” “I see.” “Mmm” “Certainly”.
3. Double-check if you don’t hear the name properly
中國人在電話溝通中其中一個問題在於“they are embarrassed to ask the person to spell the name again if they didn’t really hear properly.”當我們沒有聽到某個資訊或者聽不懂的時候，一般會難以啟齒讓對方再重複一遍。但是這些資訊有時是必須準確記錄的，甚至影響到工作的順利開展。因此，當我們沒有聽清或者沒有記錄下的時候，一定要跟對方確認，或者請求對方重複。這樣的表達有 “Can I read that back to you?” “So that’s 4007-021-021, right?” 或者 “Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again please?” “The line is very bad. Could you speak up please?”(電話訊號不好，您能說大聲一點嗎?)
4. Summarise everything in the end
在電話進行到尾聲的時候，請不要忘記總結一下談話的內容。一方面，可以確認雙方的共識;另一方面，這也是提醒對方的一種方式。接下來，就可以禮貌結束談話了， 可以感謝對方的時間，“Right, thanks for your time”;如果時間緊迫，那麼可以說“Well I really have to be off now”或者“I don’t want to take any more of your time”.
5. Follow-up with an email
大家應該覺得掛了電話也就大功告成了，其實不然。如果談話內容相對嚴肅，或者需要雙方的行動落實，那麼最好將要點總結成一封郵件發給對方。這不僅是一種書面明確，更是職業身份的體現。
常用商務英語電話的應答
情況 (一) 打電話的人找的是你自己
Is Daisy there? (Daisy 在嗎?) 我就是，絕對要看：15種商務英語電話的`應答。
This is she. 我就是。 (注: 男的用 "This is he.")
You’re speaking/talking to her.
你正在跟她說話。 (注: 男的用 "You’re speaking/talking to him.")
This is Daisy. 我就是 Daisy。
That’s me. 我就是。
情況 (二) 打電話的人要找的人不在
May I speak to Mr. Gates? (請問 Gates 先生在嗎?)
He’s not here right now. 他現在不在這裡。
He’s out. 他出去了。
He’s in a meeting right now. 他現在正在開會。
You’ve just missed him. 你剛好錯過他了。
He’s just stepped out. 他剛好出去了。
情況 (三) 打電話的人要找的人不在, 問對方是否要留言
Can I talk to Mark? (我可以跟 Mark 講話嗎?)
He’s out on his lunch break right now. Would you like to leave a message?
他出去吃午飯了, 你要留言嗎?
He’s not available right now. Can I take a message?
他不在, 我可以幫你傳話嗎?
情況 (四) 打電話的人問他要找的人何時回來
Do you know when he will be back?
你知道他什麼時候會回來嗎?
I’m sorry. I don’t know.
抱歉, 我不知道，商務英語《絕對要看：15種商務英語電話的應答》。
I have no idea. 我不知道。
He should be back in 20 minutes.
他應該二十分鐘內會回來。
情況 (五) 打電話的人問他要找的人在哪裡
Do you have any idea where he is?
你知道他在哪裡嗎?
Sorry. I don’t know. 抱歉, 我不知道。
He’s at work right now. Do you want his phone number?
他現在在上班。你要不要他的電話號碼?
情況 (六) 打電話的人要找的人不在, 願意接受對方的留言
Can I leave a message? 我可以留個話?
Yes. Go ahead, please. 可以, 請繼續。
Of course. Hold on for just a second so I can grab a pen and paper.
當然, 稍等一下讓我拿個紙筆。
Sure, if you can excuse me for just a second. Let me find a piece of paper to write it down.
當然, 如果你可以等我一下下, 讓我找張紙寫下來。
情況 (七) 接受對方留言時聽不清楚, 希望對方重複
When he comes back, can you have him call me at (206) 5551212?
他回來後, 能不能讓他打 (206) 5551212 這個號碼給我?
Can you repeat again, please? 能不能請你再重複一次?
(Say) Again, please? 再說一次好嗎?
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