Access資料庫列印功能的設定

Access資料庫列印功能的設定

　　Access資料庫處理功能十分強大，但在列印設定功能上卻不及Word，所以我們可以請出Word來美化設定和列印Access資料表格。首先，在Access開啟源資料庫，做完排序等資料處理後，在“導航”窗格中，選擇包含待匯出資料的物件。接下來根據所用Access版本不同，介紹後續不同操作。

　　一、Access2003表格

　　在“工具”選單中，指向“Office連結”→“用Microsoft Office Word釋出”(如圖1)，系統將自動生成一個Word RTF格式的檔案，並自動開啟這個檔案的Word編輯視窗。

　　二、Access2007表格

　　單擊“外部資料”選項卡，在“匯出”組中，單擊“Word”(如圖2)。只有在資料庫開啟時，才能使用“匯出”命令。

　　在“匯出嚮導”中，指定目標檔案的名稱;如果你想在匯出操作完成之後檢視Word文件，請選中“完成匯出操作後開啟目標檔案”複選框;如果在開始匯出操作之前選擇了要匯出的記錄，可以選中“僅匯出所選記錄”複選框(如圖3)。不過，如果想匯出檢視中的所有記錄，請保持該複選框處於清空狀態。如果沒有選擇記錄，此複選框會顯示為不可用狀態。設定完畢，單擊“確定”按鈕。

　　無論是哪一個Access版本，當同名的'.rtf檔案已經存在，會彈出是否替換已有檔案的對話方塊，提示你單擊“是”以覆蓋該檔案(如圖4)。單擊“否”可更改目標檔案的名稱。現在，在Word編輯視窗，就已經是由Access資料庫轉換而成的表格了。這時，你可以對這個表格的字型、邊框、底紋等進一步進行設定，然後在Word中列印輸出就萬事大吉了。

　　三、注意事項

　　當你使用“匯出嚮導”匯出物件時，Access會在一個Word RTF格式檔案(*.rtf)中建立該物件資料的副本。對於表、查詢和窗體，可見欄位和記錄在Word文件中會顯示為表格。“匯出嚮導”始終會匯出帶格式的資料。這就意味著只有在物件或檢視中能看到的欄位和記錄會連同顯示格式設定一起匯出。因篩選器設定而隱藏的列和記錄不會被匯出。對於報表，報表佈局也會在匯出時被保留，以試圖使Word文件與報表儘可能相似。

　　Access資料庫釋出或匯出為Word表格前，請檢查源資料，確保其中不包含錯誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯誤值。在將資料匯出到Word之前，一定要先解決錯誤問題，否則，你會發現這樣的值被替換為Null值。

　　如果目標Word文件存在並且是開啟的，請在繼續操作之前先關閉它。不能向現有的Word文件追加資料。在資料庫中，如果你只想匯出表、查詢或窗體的一部分，請開啟該物件，然後只選擇需要的記錄。

　　當你從Access匯出到Word文件時，資料始終會匯出到一個新Word文件中。如果你希望資料插入到一個現有的Word文件中，則必須將該資料從Access匯出到一個新Word文件，然後將資料從這個新 Word 文件複製並貼上到現有的文件中。或者，你也可以從Access表、查詢、窗體或報表中直接複製行，然後將它們貼上到現有的文件中。

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