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職場電話禮儀

職場電話禮儀大全

  導語:電話日益成為人與人之間溝通的重要手段,接電話不是簡單的拿起來就接,講完了就掛,它需要一些技巧和禮儀。以下是小編收集整理的職場知識,希望對您有所幫助。

  一、通話準備6W

  ●who——通話物件:領導?同事?客戶?

  ●why——通話目的和理由:通知?投訴?

  ●what——商談細節要理清 :最好把要說的話先有條理地寫下來,然後邊說話邊勾掉已經告知的事項。當告知清所有事項後,可以和對方說稍後會另外發條簡訊,這樣可以便於檢視記憶

  ●when——合適的談話場所:當然要選比較安靜的地方

  ●where——通話時間恰當:不要囉嗦,要有邏輯

  ●how——合理的表達方式:語氣合適,音量適當,語速適中,態度積極。

  溫馨提示:還有一個臨場性原則,就是把通電話想象成面對面交談。如果你在話筒這邊保持的是嚴肅而非微笑的表情,那麼你說出來的話很可能就不會帶有親切的語態了。

  二、通話過程4步驟

  1.問好,自我介紹並確認對方。

  問好是必須的。

  同時,應該加上名字。比如,我是XX公司的XXX。舉個例子,很多人在跟主管溝通的`時候會忘記報上姓名,因為覺得主管要管理那麼多員工,應該也記不清我是誰,所以覺得沒有提的必要。其實不然,這是一種禮貌,如果你通話內容是想拜託領導一些事宜,那麼讓對方知悉你的名字很必要,不然他連幫誰辦事都不知道,這不是對他的不尊重嗎?

  最後是確認對方,開頭就要問明是不是自己所要通話的物件,否則自己還沒等對方回應就講一堆,在引起反感之餘也許還會透露出一些保密資訊給不相干的人。

  2.通話時要注意以下三點:

  第一,及時接聽。比方說客戶打電話到公司,很久都沒有人接,那麼他可能會質疑這個公司的正規性,認為沒有嚴明有序的規章制度。所以如果真的是太忙無法及時接聽,那麼接聽起來後應該第一時間和客戶說抱歉,說明剛才在忙什麼。這樣一個是可以打消客戶顧慮,同時也可以給客戶以“這家公司業務繁忙、生意不錯”的印象。

  溫馨提示:及時接聽並不意味著對方打過來立馬接聽,這樣會使對方沒有準備的時間。因此,即使你正好就在電話邊上,也要等鈴聲響兩到三遍,再接聽。

  第二,過濾電話。如果是上司不想接的電話一般應回答老闆在開會中,然後問清對方有什麼需求,表明先幫忙記下來,等上司答覆再回復對方。或者,如果是上司不想出席的會面一般應回答說老闆在出差。

  溫馨提示:不要說老闆在上洗手間之類的,就算真的是這樣,也不用這麼老實,不用事無鉅細都要向對方報告。

  第三,資訊保密。對於公司或者客戶的內容需要保密的一定要保密。如果客戶問你什麼你就答什麼,那麼在洩露資訊之餘還會讓人覺得公司不正規,連這些基本的培訓都沒有做到位。

  3.記錄或者確認。

  對方打過來告知的事項要記錄好,然後再重複一遍給對方聽,比如電話號碼、地址等。如果都是對方說,那麼他的疏忽可能會導致你的記錄錯誤。

  4.話別,注意掛機順序。

  和領導上司、客戶通話一般是讓對方先掛。如果同事通知事項的話,誰先掛無所謂,一般是等對方先掛。因為可能你掛的時候,對方突然想起什麼事情沒通知,再想繼續通話的時候你已經掛機了,造成不必要的困擾。所以等對方確認完畢,再掛電話是比較好的做法。

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