辦公室檔案管理辦法
辦公室檔案管理辦法1
1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批覆、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：
1)凡應歸檔的資料、檔案，應在工作告一段落後，及時整理原始資料分類歸檔。
2)對上級下發的有關檔案，館領導閱後，及時收回歸檔並做好登記，存放辦公室備查。
3)對所保管的檔案，應定期清點，凡與本館有關的備查檔案原件歸檔，副件保留。
4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。
2.業務檔案的管理。業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻採購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：
1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。
2)業務報表，要留底歸檔存查。
3)工作計劃、專題規劃、工作總結、採購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。
4)年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。
3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模範典型材料等。對此類檔案的管理做到：
1)掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。
2)及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。
3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。
辦公室檔案管理辦法2
為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條 各部門平時要做好檔案的收集、整理，檔案的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第二條 各類檔案材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門檔案立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔檔案案卷的接收歸檔工作。
第三條 檔案立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種檔案(包括收、發文電，內部檔案，各種會議檔案，檔案彙編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁碟等)，均屬立卷歸檔範圍。
第四條 立卷的原則。遵循檔案的自然形成規律，保持檔案之間的歷史聯絡，區分檔案的儲存價值，便於保管和利用。
第五條 立卷方法。根據立卷原則、檔案的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將檔案按其形成或針對的.年度分開。
2、分級別。將檔案按其重要性分成公文和一般檔案。
3、分問題。將檔案按其內容所反映的問題分開。
4、分期限。根據檔案的不同儲存價值，將檔案按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久儲存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的檔案，劃為永久儲存。
(2)長期儲存。凡是在相當長時間內部門需要查考的檔案，劃為長期儲存。長期儲存為15年至50年。
(3)短期儲存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種檔案，劃為短期儲存。短期儲存為15年以下。
第六條 檔案的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性檔案，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議檔案應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格檔案，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等檔案，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性檔案材料，可根據具體情況進行組合。
第七條 檔案袋內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
第八條 檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重份檔案，需要辦理銷燬手續。
第九條 歸檔時間。部門應於活動後一週內，將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔檔案案卷的要求。部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：
1、歸檔檔案齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。
第十一條 案卷檔案一式兩份，一份作為紙製文件儲存，另一份電子文件儲存在辦公室,電網檔案盒。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十三條 經鑑定失去儲存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程式進行檔案銷燬。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。
第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條 平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持檔案、材料之間的來源、時間、內容方面的聯絡。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得影印件,幹部檔案盒，以便存檔和查閱。
第十九條 確保檔案、材料的安全，做好保密。
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