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職場電子郵件禮儀

職場電子郵件禮儀2篇

職場電子郵件禮儀1

  一、標題要提綱挈領,切忌用詞含糊不清

  新增郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處,在主題欄裡用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內容,便於收件人衡量郵件的輕重緩急,分別處理。

  尤其是回覆的信件,要注意新增,或者更換郵件的主題,最好寫上來自XX公司,年,月,日等方便對方一目瞭然和便於儲存。

  二、忌不寫稱呼

  許多人寫郵件一上來就直接說事情,給人的感覺是你應該知道我是誰;有時至多用個你好這些都是不禮貌的做法。

  正確的做法是:如果對方有職位要稱呼職位(姓氏+職位);如果不清楚職位,可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下,可以用雙方都習慣的稱呼方式,而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是,通常用您好比用你好更有禮貌,除非確定自己是上級或長者。

  三、忌亂用稱呼

  比較忌諱的是有些人管所有人都叫經理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經理職位高的人。

  通常稱呼他人可省去副字,但儘量不要跳級,更不可給人降級,例如對方是副經理,可以稱呼姓氏+經理;但不要稱呼姓氏+總;而如果對方是副總裁,則不可稱呼對方為經理或總經理。

  四、忌全文使用英文大寫字母

  這樣寫郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法,這還是種文字溝通方式,遵守尺度的文書規範是一種職業禮貌。

  五、理清回覆的內容

  比如有位女士收到過這樣一封郵件,其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名,他其實沒有必要知道這些訊息。

  留意回答題目的技巧,當回件答覆題目的時候,最好只把相關的題目抄到回件,然後附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回覆,那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。

  六、忌人名不排序

  收件人(包括抄送人)若為一個以上,不論在郵件地址位置,正文位置,還是附件內,均需要排序。

  最講禮儀的方式是按照職務高低排序,同樣職位按姓氏字母順序排,不瞭解職位時可以按照字母順序排,但重要郵件不建議這樣做,尤其是重要客戶。

  七、忌不分段

  有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片,象小說一樣,給人眉目不清晰的感覺,不想看下去,從而自然影響處理的效率。

  推薦的方式是,儘量在一個顯示頁面完成全文,一段一個核心意思,然後空行寫第二段;如果說的事項較多,建議加上序號,但一次最好不超過三項,否則不容易記住。

  當然,如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字型樣式等,則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導,可以適當調大字號,以便對方閱讀,從而也提高了回覆效率。

  八、忌不感謝

  有些人沒有感謝的習慣,而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助,還是隻是告知,都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作,說句感謝就能表明自己有修養;更何況自己請對方幫忙呢。

  九、忌不署名

  不署名,言外之意,對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰,或者不用那麼客氣,而這樣做會給對方造成很多不便,也較影響辦事效率,想打電話溝通具體事宜時,還需要再查詢。

  發件人切忌以自我為中心,自認為了解對方的圈子,其實不然,有時真的不知道是誰發來的郵件(更不用說現在有那麼多酷極了的網名),耽誤了事情。

  署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設定好籤名檔,附上自己所有方便的聯絡方式,一勞永逸。

職場電子郵件禮儀2

  現如今,可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業人士,還擁有使用公司域名的郵箱。職業人士的利用公司郵箱傳送郵件與私人信件有著很大區別,存在著職場郵件禮儀方面的新問題。

  據統計,如今網際網路每天傳送的電子郵件已達數百億封,但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間,只把有價值的資訊提供給需要的人。

  寫email就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封email的時候,要想到收信人會怎樣看這封email,時刻站在對方立場考慮,將心比心。同時勿對別人之回答過度期望,當然更不應對別人之回答不屑一顧。

  關於主題

  主題是接收者瞭解郵件的第一資訊,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。

  1.一定不要空白標題,這是最失禮的

  2.標題要簡短,不宜冗長,不要讓outlook用…才能顯示完你的標題

  3.標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”

  4.一封信儘可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便於日後整理

  5.可適當用使用大寫字母或特殊字元(如“*!”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

  6.回覆對方郵件時,可以根據回覆內容需要更改標題,不要rere一大串。

  關於稱呼與問候

  1.恰當地稱呼收件者,拿捏尺度

  郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all.

  如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接稱呼英文名,對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰都用個“dearxxx”,顯得很熟絡。

  2.email開頭結尾最好要有問候語

  最簡單的開頭寫一個“hi”,中文的.寫個“你好”;結尾常見的寫個bestregards,

  中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

  俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。

  關於正文

  1.email正文要簡明扼要,行文通順

  email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個檔案作為附件進行詳細描述。

  正文行文應通順,多用簡單詞彙和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉捲軸才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧。

  2.注意email的論述語氣

  根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。

  尊重對方,請、謝謝之類的語句要經常出現。

  電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!

  3.email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。

  如果事情複雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

  怎麼樣,經過這一系列的討論,大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧!歸結到底,兩句話:只發有必要的郵件,認真發郵件!

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