【薦】辦公室接聽電話的禮儀4篇
辦公室接聽電話的禮儀1
辦公室電話禮儀常識：5W1H
所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why為什麼、How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5W1H技巧。
辦公室接電話禮儀技巧5w1h介紹
who(物件)
who是指打電話的物件。通話的物件可能是總經理，也可能是普通的公司職員，因此，在電話開始時需要確認一下接電話者是不是所要找尋的人。
where(場所)
where是要確定與客戶進行約會的具體地點。一般說來，由於很多公司只有一個電話線路，如果地點確定不下來，那麼佔線時間過久勢必會影響公司的對外通話系統。因此，在打電話之前就應該大致選好約會的地點，通常可以選擇在兩公司之間的某個地方。
why(理由)
why是指打電話的理由。透過此次電話需要達到什麼目的?這個電話是不是非打不可?這些都是需要在打電話之前考慮清楚的問題，因為打電話也需要佔用工作時間，能節省則儘量節省。
what(內容)
what是指打電話所要傳達的內容。為了使此次電話達到最大的績效，工作人員應該事先準備好所要講述的內容，並思考採用何種方式向接電話者傳達資訊，使之能夠馬上領會到打電話者的意圖。要注意的是，電話的內容應該使客戶產生賓至如歸的感覺，為公司贏得良好的口碑。
接電話的物件不同，會涉及到不同禮貌用語的使用。但不管接聽物件是誰，在選擇對方稱呼時都應該注意滿足對方的優越感，以獲得相應的回報。
when(時間)
when是要選擇對方比較合適的時間進行通話。應該儘量避免在對方工作忙碌、例會、用餐、休息等時間段內打電話，這就需要在平時多注意收集詳細的資料，建立客戶檔案，從而獲得對方較高的認同度。
how(方法)
how所要考慮的是如何在電話中恰當表達的問題。如果原先約定是今天交貨，但公司實在來不及的時候，就應該注意選擇較妥善的說辭，讓客戶能夠接納;否則，簡簡單單的抱歉話語，很難讓客戶接受。
辦公室電話禮儀常識：打電話的禮儀常識
打電話的禮儀
1、時間選擇：和私人通話要選擇效率高的時間，晚上10點後，早上7點之前不打電話，就餐的時候別打電話，節假日不要打電話。
2、空間選擇： 私人電話最好在家裡打，工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事，不在公眾場所打電話。
3、喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著"對方看著我"的心態去應對。
4、打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。
5、通話時長：宜短不宜長。長話短說，廢話不說。把最重要的事放在前面，自我介紹開頭。
6、打錯電話要主動道歉，發簡訊祝福最好帶署名。
辦公室電話禮儀常識：社交禮儀中接打電話的訣竅
電話已成為日常交際不可或缺的通訊工具，因此學會接打電話的禮儀在我們日常交際中是非常重要的，打電話要選擇適當的時間，查清號碼撥號，接聽電話時認真傾聽等都是良好社交禮儀的表現。
一 打電話禮儀：
1做好打電話前的準備：做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內容，如怕打電話時遺漏，那麼記下主要內容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。
2電話撥通後，應先說“您好”，問對方：是某單位和個人。得到明確答覆後，再自報家門，報單位和你個人的名字。
3如對方幫你去找人聽電話，此時，打電話的人應拿住話筒，不能放下話筒幹別的事。
4告知“某不在”時，你不可“喀嚓”就結束通話，而應說“謝謝，我過會兒再打”或“如方便，麻煩您轉告”或“請告訴他回來後給我回個電話，我的電話號碼是 ……”
5電話撥錯了，應向對方表示歉意，“對不起，我打錯了”，切不可無禮的就結束通話電話。
6如要求對方對你的電話有所記錄，應有耐心，別催問：“好了嗎?”、“怎麼這麼慢!”
7打電話時，要口對話筒，說話聲音不要太大也不要太小，說話要富於節奏，表達要清楚，簡明扼要，吐字清晰，切忌說話矯揉造作，嗲聲嗲氣。
8給單位打電話時，應避開剛上班或快下班時間，因為接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間，但太晚或午睡的時間不宜。
9通話應簡單明瞭，對重要內容可以扼要地向對方再敘述一遍，以求確認。
10不佔用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。
11通話完畢，應友善地感謝對方：“打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽我的電話”，或者“和您通話感到很高興，謝謝您，再見”。
二 接電話的禮儀：
1一般鈴聲一響，就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接，就顯得不禮貌，此時拿起電話，應說聲“對不起，讓您久等了。”
2一般拿起話筒後，應說“您好”
3再自我介紹，需要我幫忙嗎?
4認真傾聽對方的電話內容，聽電話時，應說“是、好”等，讓對方感到你在認真地聽，不要輕易打斷對方的說話。
5如對方不是找你，那麼你應該禮貌的請對方“稍候”，如找不到聽電話的人，你可以自動的提供一些幫助，“需要我轉告嗎?”
6如對方要求電話記錄，應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄：說來的電話(WHO)，打電話找誰(WHOM)，來電的內容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。
7電話完畢，應等對方掛機後在掛比較好，不要倉促的就結束通話，甚至對方話音沒落，就結束通話。掛電話的聲音不要太響，以免讓人產生粗魯無禮的感覺。
8碰到對方掛錯電話時，態度要有禮貌，別說“亂打，怎麼搞的。”
9接電話時，儘量不要幹別的事，如中途有事，必須走開一下，那麼時間也不應超過30秒。
禮貌禮儀知識― 撥打電話要注意什麼
撥打電話要注意：
(1)時間
一般情況下，不要選擇過早、過晚或對方休息的時間打電話。比如，工作電話應該選擇在8點以後，如在國外應選擇在9點以後。往辦公室打電話，最好避開臨下班的時間。因為這個時間如需要了解、研究或者對方急於下班，很可能得不到滿意的答覆。中午休息的時間，也不要給對方打電話。非特殊情況，不要在節日、假日、用餐時間和休息時間給對方打電話。半夜或清晨被電話吵醒，很容易引起對方的反感。打國際電話，首先要考慮對方國家的時差。如中國同美國時差12個小時，北京下午3點時卻是美國人睡得正香的後半夜。如果忽視時差，把人從睡夢中驚醒是十分不禮貌的。
其次要把握好通話的時間長度。在正常的情況下，一次打電話的時間最好不要超過3分鐘。這種做法，在國外叫做“打電話的3分鐘原則”。要求打電話的一方要有很強的時間觀念，抓住主題，在儘可能短的時間內表達自己的意思。因為時間過長，造成電話佔線，會影響正常的通訊。要講究效率，既節約自己的時間，也不要浪費他人的時間。
(2)內容
通訊內容要簡明扼要，作到言簡意賅，乾脆利索，不要吞吞吐吐，東拉西扯，否則，既浪費了時間，又給對方留下了糟糕的印象。
(3)態度
通話過程中，打電話者要文明禮貌，態度熱情誠懇。
①通話時要吐字清楚，語速、音量適中，語句簡短，語氣親切，作到語言文明。在先向對方恭敬地道一聲：“您好!”後，要主動的介紹單位的名稱和自己的姓名，不要讓對方去猜。結束通話前，要道一聲：“謝謝!”“再見”。
②通話時要精力集中，嘴裡千萬不要嚼東西，也不要一邊打電話，一邊同旁人聊天，或一邊打電話，一邊兼作其它事，給對方心不在焉的感覺。
③打錯電話時，要向對方道歉：“對不起”、“打擾您了”，等等。不可一言不發，結束通話電話了事。通電話時忽然中斷，按禮儀要求應由打電話方立即再撥，並向對方說明，不應等接電話一方把電話打過來。
④要注意舉止、形象。打電話時，應站好或坐端正，舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上，也不可趴著、仰著、斜靠著或者雙腿高架著。用電話要輕拿輕放。打電話時，姿勢對方雖然不能看見，但不良姿勢可以影響一個人的情緒和聲音，使對方有所察覺。另外，在同事面前，也會有損自己的風度和形象。
辦公室電話禮儀常識：接聽電話的禮儀
(1)電話鈴一響，應立即放下其他工作，及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法，就是說接電話以鈴響三次以內接聽為宜。在工作和生活中，我們應注意遵守這一作法，而不要故意拖延時間。
(2)拿起話筒後，要主動問好並自報家門。問候對方是禮貌的表示;自報家門則是為了讓對方驗證一下，是否撥錯了電話，找錯了人。
(3)接聽電話時，要積極呼應，態度熱情友好，不要裝腔作勢，冷落對方。要專心致志，不要心不在焉，三心二意。電話結束時，要主動說：“再見”，做到客氣有禮貌。接聽電話時，如遇重要內容，要認真做好筆錄。
(4)如果對方打錯電話號碼，要耐心向對方說明，不要不耐煩，甚至惡語相加。通話時電話中斷，要等待對方再次撥進來，不要遠離電話或者責備對方。
(5)在會晤重要客人或者會議期間有人打來電話，應向對方說明情況，表示歉意並約好時間，主動打電話過去。一旦約好給對方打電話，就要守約。
(6)按照電話禮儀的慣例，一般要由打電話者結束通話電話。在對方沒結束通話電話時，接電話一方不應主動結束通話。尤其在與位尊者和女士通電話時，一定要等對方掛上電話，以示對對方的尊重。
代接電話的禮儀要求是：
(1)接電話時，對方不是找自己，不要出口不快，拒絕對方代找他人的請求，應該問清楚找誰後，用手輕捂話筒，請要找的接話人接聽電話。
(2)如果要找的人不在，需轉達有關事項，代接電話的人一定要認真記錄，重要事項待對方講完之後，還應該重複一遍，以驗證記錄是否準確，同時將自己的姓名告訴對方，讓對方放心。電話記錄應包括通話者的姓名、單位、通話時間、內容、是否回電話，並應問清回電話的號碼等內容。代接的電話要及時轉告，不要耽誤。
(3)問清楚對方的姓名和要辦的事後，再告訴對方要找的人不在，這是很不禮貌的。因為這樣很容易讓人產生誤會。會讓對方感到，人在與不在取決於打電話的是誰和辦什麼事。
辦公室接聽電話的禮儀2
辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。
通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裡其他人的工作。
接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。
接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。
當對方要找的人不在時，在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後結束通話電話。不過，電話內容很重要而不能馬上結束通話時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。
在電話中傳達事情時，應重複要點，對於數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。
如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"
要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免洩露秘密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。
聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。
結束通話電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已結束通話電話，才能放下聽筒。
辦公室接聽電話的禮儀3
1、時刻保持微笑、聲音清晰
在接聽電弧中，一定要面帶笑容，還要保持清晰明朗的聲音。雖然笑容只能表現在臉上，但在你說話的聲音裡面是隨時都能感覺到的。
聲音要文雅有禮，以懇切之話語表達。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。
2、保持正確的姿勢
接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口乾舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。
如果接電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，身體挺直，所發出的`聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。
3、保持電話與嘴之間合適的距離
在接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。
辦公室接聽電話禮儀禁忌：
1、避免喂、喂或者你找誰開頭。
2、在通話過程中，絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠聽得出來。也不要同時與同事閒聊。
3、在通話結束時，不要先對方結束通話電話。
4、不要直接大聲的喊被找的人過來聽電話，應該用手捂住聽筒叫，或者讓對方等等自己放下電話去叫過來。
5、禁止接電話的時候大聲喧譁。
辦公室接聽電話的禮儀4
辦公室接聽電話基本要點：
1、鈴不過三
在電話鈴響三聲之內接起電話，不要故意延遲，提起聽筒後，不要和周圍人閒聊。
電話鈴響3遍之前就應接聽，3遍後就應道歉：對不起，讓你久等了。如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。
2、左手拿聽筒、右手拿筆
辦公室接聽電話不想個人接聽電話那麼隨意，在對方打過來電話的時候必須要做文字記錄。
3、第一時間說出公司或者部門名稱
在電話接通以後，主動向對方禮貌問好，並第一時間報出本公司或者部門的名稱。例如：您好、這裡是眾卓企業管理諮詢有限公司。
4、對方基本資訊瞭解
確認對方的基本資訊，包括對方公司、個人姓名、身份等。只有問清楚基本情況自己的工作才能順利進展，如果沒有問清楚來電者的身份，在轉接過程中遇到問題時就很難解決 了，不但浪費時間而且還會影響到工作進展。
5、詳細瞭解來電目的
瞭解清楚基本的來電者資訊之後，就要對來電的目的做詳細的瞭解，以便對該電話採取合適的解決方式。包括要問到：對方來電找誰?對方的事情是否可以代為轉告?是否一定要找直接人接聽?一般性的廣告電話在問清楚之後就可以直接回絕，如果是公司有用的廣告電話就可以記錄，待需要的時候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽電話。
6、確認來電主要內容
在電話結束之前一定要和對方確認一次來電的主要內容，做到準確到位，防止記錄錯誤或者少記。如果是見面會晤，那就要對會面的時間、地點、聯絡人、聯絡電話等各方面相關的資訊核實清楚。
隨時牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什麼⑥How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5W1H技巧。
7、禮貌道謝
電話結束一定要對對方進行禮貌的道謝，這也是基本的電話禮儀。來電者是客人，一定要尊重客人，千萬不要表現出一種眼中無人的感覺。
8、讓來電者先掛電話
不管是客戶或者是找公司相關人的間接客戶都要等著對方結束通話電話之後再掛電話，不可啪的一下扔回原處，這極不禮貌。
如果這邊快速的結束通話電話，會讓來電者感覺這邊的人對他很不耐煩，會讓對方心裡不舒服的。所以在接聽一個電話即將結束時，應該禮貌的請客戶先掛電話，這樣才算是一個完美的接聽電話的結束。
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