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接聽電話的職場禮儀

接聽電話的職場禮儀

接聽電話的職場禮儀1

  一、及時接聽

  如果電話鈴聲一響起,就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時,就會反映出一個人散漫的態度,而且應該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩幹代接。

  在接電話時,我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原因,致使鈴響許久後才接,要在和劉方通話時向對方說明情況,稜示歉意。

  正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會讓對方嚇一跳,而且還會認為你清閒得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答,又會被認為沒有人在,或者是不想理。

  二、確認對方

  一般情況下.對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話,沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應該主動問;“請問您是哪位價我能為您做什麼?您找哪位?”但是,人們習慣性的做法是,拿起電話聽筒後便會向對方盤問:“喂:哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠,缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹::“您好,我是某某某”

  三、非常規電話的處理

  如果接到打錯的電話,不要發怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向對方說明情況後結束通話電話。有時候接起電話,問候多聲卻聽不見對方說話,這時絕對不可以不外青紅皂白,認為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音,但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級,聽到你在這端破口大罵,會造成什麼樣的後果。如果對方是惡意騷擾的話,應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪,更不應該說髒話;如果問題嚴重,可以考慮報警解決。

  四、分清主次

  1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看檔案、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。

  2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,並求諾稍後再聯絡。

  3.接聽電話時如果有別的電話打進來,千萬不要不理睬,因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻,並對其講明原因,然後立即去接另一個電話,問清情況後先訪對方稍候,或晚會兒再打進來,之後再繼續和前者通話。

  4.不能因為圖清淨隨便撥下電話線。

  五、規範地代接電話

  代別人接電話時。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人,所為何事,但不要詢問對方和所找人的關係。

  1.尊重別人隱私。代接電話時,忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。

  2.記憶準確要點:如果對方要找的人不在,應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意願,應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容,如對方姓名、單位、電話、通話要點等,以免事後忘記,對方講完後,應再與其驗證一遍,避免不必要的遺漏。

  3.及時傳達內容。代接電話時,要先弄清對方要找誰,如果對方不願問答自已是誰,也不要勉強。如果對方要找的人不在,要如實相告,然後再詢問對方“還有什麼事情?”這二者不能顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容,託他人轉告。

  六、錄音電話

  1.留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項:問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

  2.如非很必要,儘量少使用錄音電話,要及時處理錄音電話上打進來的電話。

接聽電話的職場禮儀2

  在職場當中,用電話溝通和交流工作,是必不可少的。當你給他人打電話時,你應調整好自己的思路。而當你的電話鈴響起之時,你應該儘快集中自己的精力,暫時放下手頭正在做的事情,以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來的資訊或商務。當然,上述過程應該迅即完成,如果你讓電話鈴響得時間過長,對方會結束通話電話,你便會失去得到資訊或生意的機會。以下幾點是你在接電話時可以參考和借鑑的技巧:

  1、來電鈴聲不可超過三次才接。有時候電話響一次就接了,會給人以一種很唐突的感覺,會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話,單是當來點響了三次以後再接,會讓對方等的不耐煩、焦急的情緒。如果是客戶的話,可能會影響雙方的合作,所以,在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態,單是如果確實分不開身接電話的時候,電話響了超過了三次你在接起的時候,你應該要向對方表示歉意:說一句讓您久等了。一般的規範電話用語:首先應自我介紹,把自己的情況介紹一下,讓對方確定所打的電話是無誤的`,避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

  2、要注意通話時語氣的用法。電話是非常直觀的一種溝通方式,也是一種非常便捷的溝通方式,所以語氣是一地要注意了,因為對方不僅會注意你的內容,同事也非常的注意你的語氣,在工作電話中儘量要採用禮貌用語,要有積極主動的語氣,讓對方產生想與你溝通的心情,這樣機會就會大很多了。

  3、與客戶通電話要堅持後掛電話的原則。當對方在與你說再見的時候,同事你也要禮貌的回覆對方一下,表示尊重對方,等對方先把電話掛掉,你確認通話結束後你才把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

接聽電話的職場禮儀3

  接聽電話規範禮儀

  1、電話鈴聲響兩聲後,必須接聽。如果超過3聲鈴響,再接電話,必須先說:對不起或對不起,讓您久等。

  2、接聽電話首先應該說:您好!或您好!

  3、接聽電話時必須保持足夠耐心、熱情。注意控制語氣、語態、語速、語調,語言親切簡練、禮貌、和氣。要具有自己就代表公司的強烈意識。

  4、要仔細傾聽對方的講話,一般不要在對方話沒有講完時打斷對方。如實在有必要打斷時,則應該說:對不起,打斷一下。

  5、對方聲音不清楚時,應該善意提醒:聲音不太清楚,請你大聲一點,好嗎?

  6、如電話打進來了,對方要找的同事不在,禮貌的做法是先向對方說明情況,再詢問對方名字,並考慮如何處理;如果要求對方不要結束通話時,一定要不斷向對方打招呼,表示你還在照顧這個電話,同事回來後,立即轉告並督促回電。接線員要做好詳細的電話記錄。

  7、轉接電話,首先必須確認同事在辦公室,並說:請稍等。

  8、轉接電話時,按鍵應該短促乾脆,不要過長時間按著(一般不超過一秒鐘),撥完分機號碼後,輕輕掛上電話。

  9、談話結束時,要表示謝意,並讓對方先結束通話電話。不要忘了說再見。

  10、如果談話所涉及的事情比較複雜,應該重複關鍵部分,力求準確無誤。

  電話禁忌用語

  在接電話時切忌使用“說!”“講!”。

  說講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽電話時,一接起電話馬上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個字“聽到,說!”

  這種行為在公司、企業內部也許還可以理解,由於某種原因工作繁忙,時間緊張,沒有太多的時間應對電話,希望對方直截了當,別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過於粗魯無禮,有一種盛氣凌人的氣勢,好像是擺架子。給人的感覺是“有什麼話快說,老子沒空和你在電話裡囉嗦!

  有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“說”,乾脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯絡一些業務或者提供一些資訊,一聽他這口氣就不舒服,說了等於白說,這種人懶得理他。

  我們每個人都希望別人以禮相待,有誰願意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,我們在接聽電話時,一定要注意應有的禮貌。

接聽電話的職場禮儀4

  1.聽到電話響後,最好是三聲之內接起,如果響聲超過6下,那首先要跟對方說聲對不起。

  2.接聽電話時要面帶微笑,因為微笑是會傳遞的,雖然對方看不到,但是能從你的話語中感受出來。

  3.接聽電話的時候要專心,不要同事幹別的事情或與旁邊的人交談,這樣做會讓對方感到你很不用心,從而也感到自己沒有被尊重。

  4.接聽電話的時候要注意身姿正確,不要躺著或者是把腳放到檯面上,因為身姿不正確也會影響聲音的效果,同時也容易導致電話滑落,會讓對方覺得不舒服。

  5.在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆,當對方需要你記什麼或者讓你給上司傳話,都可以快速準確記錄下來,以免傳達有誤。如果事先沒有準備好紙和筆,而要求對方等待,這也是很不禮貌的行為。

  在一般情況下,結束通話的人是打來電話的人。但是當電話變成了東拉西扯,或是漫無邊際的時候,通話人只要簡單地說:現在我沒事了,巴巴拉。我非常高興能和你通電話。我們期望能在7號那天見到你。再見。或者其他什麼得體的話。

  附:當你的通話被打斷時,通常中斷電話的人應當首先再打電話。

  我們通常都有被羅嗦的通話者纏上的經歷,他也許是一名執著的推銷員,也許是一位喜歡長篇大論的朋友。當你想盡辦法中斷通話,但所有的努力都失敗時,你可以採取更為積極的措施。首先是停頓,甚至有必要採用打斷的辦法,例如說:我非常`對不起,但是我必須結束通話電話。孩子哭了。或者約翰正等著用電話。或者說哇!現在有一個約會要晚了,我必須走了。這類話。

  另外一種必須迅速結束通話的場合是突然有客人來訪,或者在家,或者是在辦公室。當你有客人來訪時,仍然長時間聊天是非常不妥的。當你知道這個電話不可能很快就結束時,你應當暫時推一推,在其後更合適的時間再打。在家你可說:TOM剛剛來訪,我過一會兒再打過來好不好?商務人員則可以說:現在我有一個客戶,如果你能留下你的號碼,我一會兒有時間時會給你打過去的。

  另一方面,如果你知道通話會需要一段較長時間時,或者你想中止愉快的閒聊時,一個好的辦法是,在你開始談話時,對你的朋友說:現在打電話合適嗎?或你有時間聊嗎?如果更多的人採用這種方式,對電話的無聊和打擾的抱怨就會減少許多。

接聽電話的職場禮儀5

  1、“鈴聲不過三”原則

  在電話鈴聲響起後,如果立即拿起,會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以後再接聽,是缺乏效率的表現,勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象,同時也會讓對方不耐煩,變得焦急。如果因為客觀原因,如電話機不在身邊,或一時走不開,不能及時接聽,就應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋,如“很抱歉,讓你久等了”等。

  如果是在家裡接聽電話,儘管沒有必要像在單位裡那樣及時,但儘快去接聽是對對方的尊重,也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽,也應向對方表示歉意。老朋友之間儘管沒有必要做出鄭重其事的道歉,但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。

  2、規範的問候語

  在工作場合,接聽電話時,首先應問候,然後自報家門。對外接待應報出單位名稱,若接內線電話應報出部門名稱.

  自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話,萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重,而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。

  在家裡接電話可以有很多選擇,規範一點的可以用:“喂,你好!”問候對方。當然在家裡接聽電話與工作單位接聽電話有所不同,在家裡,關鍵是要讓對方感到親切友好,而這種親切友好主要是透過接聽電話的人的語調、語氣來體現的,過於規範化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

  例如:電話開門基本話術“您好,,這裡是XX,我是小薛,很高興為您服務。[若兩秒沒有應答],請問有什麼可以為您服務的?”;

  找相關人員,“請稍等”,5秒以內,電話人不能接聽,須說明“您好,XX很快就來”“您好,XX正在XX,請稍等一陣”。

  要找的人不在或不能接聽電話時的處理。這裡,特別要注意的是,在詢問對方姓名前,先告知他要找的人不在。

  例如:當場不能接聽電話,“您好,XX正在XX,方便讓他等下打給您嗎?”[是/否]“好的,我記錄了”。

  當事人不在,“您好,XX[人]XXXXX,等他來了我讓他回給您可以嗎?”[是/否]“好的,我記錄了”

  禁忌:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等

  3、接到錯誤的電話也應該禮貌應對

  接到錯打的電話,人們很容易忽略了禮貌問題,甚至很粗魯,這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關係。但事實上,並非錯打的電話都必定與自己沒有關係,有時,對方也恰恰是與自己有重要關係的人。因此,接聽電話時,最好每一個電話都講究禮貌,保持良好的接聽態度。

  4、要學會記錄並引用對方的名字

  接電話時,對對方的談話可作必要的重複,重要的內容應簡明扼要的記錄下來,如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。在辦公室工作的人員,應該有意識的訓練自己的聽辨能力。

  假如對方是老顧客,經常打電話來,一開口就能聽出他或她的聲音,那麼可以用合適的稱謂問好:“您好,王經理。”這樣一來,會給對方留下特別受到重視的感覺,增強對方對你的好感。

  5、應在對方掛電話後再掛電話

  電話交談完畢時,應儘量讓對方結束對話。當對方向你說“再見”時,別忘了你也應該說“再見”,並等對方掛了以後再掛電話,最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話,尤其不能在對方一講完話,還沒來得及說“再見”就把電話掛了。若確需自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢後,應等對方放下話筒後,再輕輕地放下電話,以示尊重。

  注意掛電話時應小心輕放,別讓對方聽到很響的擱機聲。

  從平時生活中的點點滴滴做起,形成良好的習慣,不要不關心細節,因為細節決定成敗。

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