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辦公室文員接電話禮儀

辦公室文員接電話禮儀

  (一)電話鈴聲一響,應儘快去接,最好是在想三聲後接起,接電話應先自報家門,“您好,這裡是X X公司×X部,請問找哪位?”;詢問時應注意在適當的時候,根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌,態度應熱情、謙和、誠懇,語調應平和、音量要適中。這樣,對方就會對你乃至你的公司留下好印象。

  (二)仔細傾聽對方的講話,把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽,並且已經理解,你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準備好紙和筆放在旁邊,重要的內容應簡明扼要地記錄下來,同時,對著聽筒重複對方的話,以檢驗是否理解得正確,如時間、地點、聯絡事宜、需解決的問題等。

  (三)電話交談完畢時,應儘量讓對方結束對話,若確需要自己來結束,應解釋、致歉。通話完畢後,應等對方放下話筒後,再輕輕地放下電話,以示尊重。

  (四)選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的`時間,因為這時打電話,對方往往急於下班,很可能得不到滿意的答覆。公務電話應儘量打到對方辦公室,若確有必要往對方家裡打時,應注意避開吃飯或睡覺時間。

  (五)首先通報自己的姓名、身份。必要時,應詢問對方是否方便,在對方方便的情況下再開始交談。

  (六)在電話上談生意,時問觀念要強,要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小,以使對方聽得清楚,這是很關鍵的。

  (七)如果要把對方的話做成備忘錄,最好是一邊重複對方的話,一邊做記錄,最後把記錄重複一遍,請對方確認。當然,電話的用語要謙虛恭敬。

  (八)接到和自己業務不相關而又必須當場給予答覆的電話,除非自己確實有完整的諮料.否則.決不可信口開河,妄做決定。與其信口開河以抓住客人,不如據實回答以保公司的信譽。

  (九)不要在外面打電話做聯絡。萬一真的有必要,通電話時應該避免讓對方聽到背景聲音,例如咖啡店的音樂。另外,在沒有聯絡到對方時,要採取主動再聯絡的方法,而不要請接電話者留話要對方打電話過來。

  此外,文員作為公司的職員,在使用電話時務必注意以下幾點禁忌:

  1.不要在公司打私人電話;

  2.少打長話。

  辦公室文員其他禮儀

  一、儀態儀表禮儀

  1、著裝:團隊活動要求隊員統一著裝,顯示良好的團隊精神。

  2、站姿抬頭,頸挺直,下頜微收,雙肩放鬆,兩腿併攏立直,腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分佈在兩條腿上。雙手交搭貼於腹部,挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。

  3、行姿行走時步履應自然、輕盈、敏捷、穩健。上身正直,眼平視,挺胸收腹立腰,重心前傾,雙肩平穩,不宜左顧右盼,左右搖晃。集體行動時,不得喧笑打鬧。

  4、坐姿入坐時要輕穩,走到座位前,轉身後退,輕穩坐下。女子裙裝入座時,應將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直,兩臂自然彎曲放在膝上,雙腿併攏。起立時,右腳向後收半步而後站立。

  二、見面禮儀

  1、握手通常年長(尊)者先伸手後,另一方及時呼應。來訪時、主人先伸手以表示歡迎。告辭時,待客人先伸手後,主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見面時,時間一般控制在3秒鐘內。

  2、介紹介紹時應把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時陳述的時間宜短不宜長,內容宜簡不宜繁。同時避免給任何一方厚此薄彼的感覺。

  3、致意 表示問候之意。通常在各種場合用舉手、點頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。

  三、談話禮儀

  人際交往中應隨時注意使用禮貌用語,是談話中的基本要求。

  1、問候 根據彼此的關係問候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等,初次相識可說“您好,見到您很高興”。

  2、道歉 做了不應該做的事,應及時道歉“對不起,實在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”。或者是不經意打擾別人應說:“對不起,打擾了”、“對不起,打斷一下”等。

  3、應答“您不必客氣”、“沒關係,這是我應該做的”、“照顧不周,請多指正”。

  4、慰問“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了

  四、迎送接待禮儀

  1、接站對遠道而來的客人,要做好接站工作,掌握客人到達的時間,保證提前迎候,接站時,準備迎客牌,並在客人到達時高舉,以便客人辨認。

  2、會面客人到達,應主動迎接,熱情打招呼。如果是長者或身體不太好的應上前挽扶,客人手中提有重物應主動接過來。

  3、入室陪客者應走在客人的左邊,或走在主陪人員和客人的身後,到達會客室門口,應開啟門,讓客人先進,並把客人介紹給在場的有關人員。

  4、送客按照接待時的規格對等送別。離開時,應與客人熱情話別。

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