職場郵件的禮儀
郵件主要功能
1、使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目瞭然，並保持跟進直至工作完成。
2、能準確及時地記錄事項程序、討論內容以及行動細則，並充當了作為每個工作專案歷史檔案的功。
3、充當意見不和、起爭端時的證明。email能幫人關注於事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，並以合理的方式解決意見不和以及爭端。
〖關於郵件擬訂、傳送原則〗
——原則：尊重他人時間。
——在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。表現在電子郵件方面就是：只把有價值的資訊最快、最直接地提供給需要的人。
〖關於郵箱名字〗
——如果你不用於職場，不用於商務信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什麼都可以!但是用於正式商務交流，就不行。如果沒有公司統一的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發工作檔案還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設定成自己的名字。因為傳送正式商務檔案，一定不要讓收件人猜猜你是誰。
〖關於主題〗
——傳送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標題就明白你要將說什麼內容。當然也便於郵件分類儲存後的搜尋、查閱。主題如此重要，建議：
——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要麼空起，要麼“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;
——2、要簡潔，不要很長一段話才能表示 ，更不要直接把正文寫在主題欄裡;
——3、要真實反應郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;
——4、一封郵件一個主題，不要大雜燴;
——5、千萬不要出現錯別字;
——6、回覆郵件太多次時最好修改主題，防止“Re：Re：Re：”這樣疊加蓋樓。
〖關於稱呼和問候〗
——郵件的開頭應當稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現一個人的修養和職業素養。建議：
——1、恰當地稱呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務一般按職務尊稱，如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發郵件，可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件，按西方商務函電規矩進行。
——2、郵件的開始結尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。提醒您，結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌 商祺之類的就可以。
〖關於正文〗
——正文很關鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。
——1、根據自己與收件人的`熟絡程度、等級關係，郵件對內還是對外，選擇恰當的語氣和語言，防止造成誤解;
——2、用簡單詞彙和句子把要描述的內容敘述清楚、表達清晰，最好不要出現晦澀難懂的語句。
——3、如果具體內容確實很多，正文最好只做摘要介紹，單獨寫檔案作為附件進行詳細描述。
——4、如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。
——5、一封郵件交待完整資訊，不要在發出郵件後又想起事情沒交待完再發郵件補充，標以更正、補充，容易引人反感。
——6、儘量避免錯別字或拼寫錯誤。
——7、合理提示重要資訊。重要資訊要特別提示，但提示切忌沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。
——8、選擇合適的字型，不要太大，也不要太小。同時郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字元。因為在商務郵件特別是對外郵件中，這樣的字元顯得有些輕佻。
〖關於附件〗
1.如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人檢視附件
2.附件檔案應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理
3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案
5.如果附件是特殊格式檔案，因在正文中說明開啟方式，以免影響使用
6.如果附件過大(不宜超過2mB)，應分割成幾個小檔案分別傳送。
〖關於個性簽名〗
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人資訊。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
電子郵件訊息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊，但資訊不宜行數過多，一般不超過4行。
2.不要只用一個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。
3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字型小一些。
〖回覆郵件的技巧〗
——1、如果公司裡郵件交往是一種常用方式，建議每天檢視郵箱並養成習慣，不要錯漏緊急或重要資訊。也不要等大家發了郵件後，反覆電話、簡訊提醒你收郵件啊收郵件。
——2、及時回覆。
——收到他人重要郵件之後，要及時回覆以示尊重。理想的回覆郵件時間是2小時，特別是對於一些緊急、重要的郵件。
——如果事情複雜，無法及時確切回覆，可以及時回覆說“收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回覆”等等。
——總之及時回應，哪怕只是確認一下收到。
——3、現在郵件一般都有收件回執功能。如果你在休假，可以設定自動回覆功能。但如果沒有休假，最好不要設定，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。
——4、有針對性的回覆。
——5、回覆郵件，字不要太少，一般不少於10個字，如“嗯”一個字之類的就不要來了。
——6、如果同一問題反覆郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。
——7、要注意回覆和回覆全部。郵件裡回覆功能是指回複本人，若點回復全部就是回覆所有的人。
——8、懂得區分收件人、抄送人和密送人。
——收件人就是To為郵件主送人，主要由本人進行處理;抄送人cc一般指需要知道這回事的人，一般無回覆處理的義務，()但若cc的人有建議可以回覆;密送人Bcc，收信人不知道你Bcc了誰，可能用於非正式場合，職場中一般不用Bcc。
傳送郵件時要注意的禮儀
1、及時回覆email。
收到他人重要郵件後，即可回覆;理想回復2小時內(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，佔用時間太多，對於一些優先順序低的郵件可集。
複雜郵件不能及時確切回覆時，不要讓對方苦苦等待，及時做出相應，哪怕只是確認一下收到了並正在處理等。
2、針對性回覆。
當回覆問題列表郵件時，應把問題單抄上，並逐一附上答案。進行必要闡述，讓對方一次理解;避免反覆交流，浪費資源。
3、回覆認真對待
對方發來一大段郵件時，回覆字數不能過少，“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。
4、不要同一問題蓋高樓。
如果Re太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時應電話溝通後在做判斷。
5、較複雜問題，多個收件人頻繁回覆發表看法後，應立即對討論結果小結，刪減瘦身，突出有用資訊。
6、區分Reply和Reply All。
如果只需一人知道，Reply;如果發信人提出的要求需要有結論，Reply All。
如果你對發件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當著所有人的面不停的Re，應於發件人單獨溝通，有結果後再告訴大家。不要向上司頻繁傳送沒有確定結果的郵件。
7、主動控制郵件往來。
8、避免將細節性討論意見發給top manager，特別是可以預見的top manager不能深入瞭解的業務細節。
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